Рабочие пакеты: определение, создание и примеры

Для менеджеров проектов знание того, как организовать большие проекты в управляемые задачи, может быть важным навыком. Изучение того, как создавать рабочие пакеты, может помочь руководителям проектов определить основные задачи и действия, составляющие более крупный проект. Когда менеджеры проектов делят более крупные проекты на действенные компоненты, они могут принимать более обоснованные решения по проектам и иметь больше контроля над продвижением к своим целям. В этой статье мы объясним, что такое рабочий пакет, почему он важен и как его создать, с примерами, которые можно использовать в качестве руководства.

Что такое рабочий пакет?

Рабочий пакет — это инструмент планирования, который помогает руководителям проектов разделить большой проект на более мелкие связанные задачи. Это наименьшая единица структурной декомпозиции работ (WBS). WBS — это организационный метод, используемый в управлении проектами для разделения крупных проектов на более управляемые компоненты, который может помочь менеджерам проектов оценить продолжительность и стоимость каждой задачи в рамках более крупного проекта.

Почему рабочий пакет важен?

Рабочие пакеты дают менеджерам проектов высокий уровень контроля над тем, как они или их команда завершают свои проекты. Некоторые другие преимущества использования этого метода планирования проекта включают в себя:

• Параллельная работа: команды или члены команды могут одновременно работать над разными частями проекта, чтобы более эффективно соблюдать сроки.

• Определение последовательности задач: выполнение задач проекта может зависеть друг от друга, и инструмент планирования может помочь руководителям проекта определить последовательность и график выполнения этих задач.

• Управление затратами: руководители проектов могут измерять, управлять и контролировать затраты, связанные с конкретными задачами, на этапе планирования проекта.

• Планирование бюджетов: Руководители проектов могут определять расходы, связанные с материалами, персоналом, поездками, оборудованием и контрактными услугами, чтобы создать бюджет для всего проекта.

• Определение сроков. Руководители проектов могут использовать инструменты планирования для определения графика достижения целей проекта.

• Измерение прогресса. Команды могут измерять свой прогресс в достижении цели, что может дать чувство выполненного долга по мере выполнения каждой задачи.

• Определение обязанностей: рабочие планы могут помочь членам команды четко понять свои роли или обязанности в проекте.

• Выявление рисков. Методы планирования проекта могут позволить руководителям проекта управлять рисками для отдельных компонентов проекта.

• Общение с заинтересованными сторонами. Рабочий план может помочь руководителям проектов сообщать о целях проекта и прогрессе заинтересованным сторонам, таким как высшее руководство или клиенты.

Как создать рабочий пакет

Вот шаги для создания рабочего пакета в WBS:

1. Определите конечную цель проекта

Первый шаг — иметь четко определенный результат для всего проекта. Начните с определения конечного результата проекта, чтобы помочь вам решить, как достичь целей проекта. Понимание масштаба проекта и ожидаемых результатов важно для определения структуры и направления.

2. Определите основные задачи проекта

Затем наметьте основные задачи, составляющие проект. Разделение проекта на несколько компонентов может помочь вам определить, какие действия необходимо предпринять для выполнения каждой задачи. Например, если вы строите дом, вы можете определить основные задачи, такие как создание фундамента, строительство экстерьера и обустройство интерьера.

3. Определите подзадачи по мере необходимости

После определения основных компонентов, составляющих проект, включите в эти задачи любые подзадачи. Подзадачи могут быть необходимы только для крупных проектов, состоящих из нескольких этапов или компонентов. Например, если ваш проект заключается в развитии района со 100 домами, а не в строительстве одного дома, вы можете определить подзадачи в более крупных задачах. Вот пример того, как может выглядеть WBS для проекта развития района:

*Цель проекта: Развитие района из 100 домов*

*Задание 1: Проектирование жилья*

• *Подзадача 1.1: Фундамент*

• *Подзадача 1.2: Внешний вид*

• *Подзадача 1.3: Интерьер*

*Задание 2: Планировка улиц*

• *Подзадача 2.1: Выходы и входы*

• *Подзадача 2.2: Тротуары*

*Задание 3: Рекреационные объекты*

• *Подзадача 3.1: Пул*

• *Подзадача 3.2: Дом отдыха*

• *Подзадача 3.3: Теннисные корты*

4. Создайте рабочие пакеты для каждой задачи или подзадачи.

Теперь, когда вы наметили задачи и подзадачи проекта, вы можете создать рабочие пакеты для каждой из них. На этом уровне WBS рабочий пакет представляет собой достаточно небольшую единицу, для которой можно определить бюджет и сроки, и руководитель проекта может назначить отдельного человека или группу для выполнения рабочей единицы.

Например, если ваш проект состоит в том, чтобы построить дом, и ваша задача состоит в том, чтобы разработать интерьер, две рабочие единицы для этой задачи могут включать сантехнику и электропроводку. Сантехника и электропроводка являются примерами этих рабочих единиц, потому что вы можете определить бюджет и график для каждого аспекта и нанять команду сантехников и электриков для обработки определенного компонента проекта.

5. Установите действия для каждой единицы работы

Действия составляют каждую рабочую единицу и относятся к конкретным шагам или действиям, которые члены проектной группы предпринимают для выполнения каждой задачи. Например, электрик, нанятый для прокладки электропроводки в доме, может решать, какие инструменты использовать для работы, с чего начинать электропроводку и в какой последовательности выполнять каждую часть процесса электромонтажа. В то время как рабочие пакеты определяют объем компонента проекта, действия определяют действия, которые способствуют выполнению компонента.

Пример WBS

Вот пример заполненной WBS с рабочими пакетами и действиями:

*Цель проекта: Реконструировать кухню*

*Задание 1: Макет*
*Пакет работ 1: Дизайн интерьера*

• *Задание а: Поиск дизайнеров интерьеров*

• *Задание b: Встретьтесь с дизайнерами интерьеров*

• *Задание c: наймите дизайнера и определите план дизайна*

*Задание 2: Материалы*
*Рабочий пакет 2.1: Полы*

• *Задание а: Выбрать напольное покрытие*

• *Действие b: Удаление исходного напольного покрытия*

• *Действие c: Установка нового пола*

*Рабочий пакет 2.2: Шкафы*

• *Задание а: Выбрать шкафы*

• *Действие b: Удаление оригинальных шкафов*

• *Действие c: Установите новые шкафы*

*Рабочий пакет 2.3: Бытовая техника*

• *Задание а: выбрать новую технику*

• *Действие b: Снимите оригинальные приборы*

• *Действие c: Установка новых устройств*