Рабочие группы: что это такое и советы по управлению ими

25 ноября 2021 г.

Менеджеры реализуют несколько стратегий, чтобы побудить своих сотрудников к сотрудничеству и достижению своих целей. Одна из стратегий заключается в создании функциональных рабочих групп внутри отдела или офиса. Если вы хотите узнать больше об управлении группой людей, вам может быть полезно узнать о рабочих группах. В этой статье мы определяем рабочие группы, приводим причины для присоединения к этим группам, объясняем разницу между рабочими группами и командами и предлагаем советы по управлению этими группами.

Что такое рабочие группы?

Рабочие группы — это собрание людей на рабочем месте, которые сотрудничают для достижения определенных целей, задач или проектов. Некоторые рабочие группы существуют в течение нескольких месяцев, в то время как другие остаются вместе на долгие годы. Целью этих групп является сотрудничество сотрудников и участие в индивидуальной и коллективной работе. Как правило, у отдельных лиц в рабочей группе есть личные цели для достижения, и они определяют успех на основе производительности каждого человека. Однако некоторые рабочие группы действуют более коллективно, измеряя успех результатами группы в целом. Общие цели рабочей группы могут включать:

• Создание информационных документов для отдела

• Решение проблемы

• Планирование мероприятия

• Улучшение системы, которую использует компания

• Исследование инновационных новых идей

• Внедрение новых стандартов в отделе

Почему люди присоединяются к рабочим группам?

Есть множество причин, по которым люди могут решить присоединиться к рабочим группам. Иногда их менеджер просит определенных людей участвовать в группе. В других случаях возможности добровольной работы в группе доступны на рабочем месте. Некоторые основные причины присоединиться к рабочей группе или сформировать ее могут включать:

Услышать несколько точек зрения

Одна из основных причин присоединиться к рабочей группе — услышать разные точки зрения. Эти группы функционируют как сайты для сотрудничества и общения с множеством разных людей. Это может привести к тому, что члены выслушают мнение других с разными точками зрения. Рабочие группы, которые ценят разнообразие мнений, могут разрабатывать эффективные решения проблем или проблем на рабочем месте.

Поделитесь работой

Иногда менеджер может решить сформировать рабочую группу из-за сложного проекта. Вместо того, чтобы назначать работу одному человеку, рабочая группа предоставляет сотрудникам возможность разделить работу. Это может помочь людям развить навыки совместной работы и эффективно работать, чтобы убедиться, что они выполняют свои отдельные аспекты проекта.

Реализовать различные навыки

Объединение сотрудников в рабочую группу позволяет людям реализовать свои различные навыки. У каждого члена группы есть свои таланты и способности, которые могут эффективно способствовать достижению цели группы. Назначая задачи на основе конкретных навыков члена группы, группа имеет потенциал для долгосрочного успеха.

Стройте линии связи

Важно создать открытые каналы связи на рабочем месте. Создание рабочей группы дает возможность сотрудникам познакомиться друг с другом. Кроме того, совместно работая над проектом или задачей, члены группы могут практиковать свои коммуникативные навыки. Даже после окончания рабочей группы эти сотрудники могут по-прежнему общаться друг с другом или сотрудничать в работе в будущем.

Поощряйте участие

Если вы работаете в крупной компании, у каждого сотрудника может быть несколько вариантов, чтобы почувствовать себя вовлеченным. Присоединение к рабочей группе является одним из способов поощрения участия среди сотрудников. Часто рабочие группы вносят свой вклад в общий бизнес, поэтому участие может помочь сотрудникам почувствовать, что их работа имеет влияние. Кроме того, рабочие группы предоставляют каждому возможность высказаться и быть услышанным на рабочем месте.

Типы рабочих групп

Хотя каждая компания может создавать рабочие группы на основе того, что лучше всего подходит для их сотрудников, они могут выбрать три основных типа. Типы рабочих групп включают в себя:

Зависимые рабочие группы

Это традиционные группы, которые действуют под непосредственным руководством менеджера или супервайзера. Менеджер несет ответственность за то, чтобы сообщить каждому сотруднику, какие задачи необходимо выполнить. Часто члены этих групп тратят меньше времени на совместную работу и больше времени сосредотачиваются на выполнении собственных заданий. Однако сотрудники в этих типах групп полагаются на свое руководство, чтобы понять объем их работы.

Независимые рабочие группы

Эти рабочие группы предоставляют сотрудникам большую независимость, чем зависимые группы, поскольку они обычно имеют минимальный контроль. В этой группе сотрудники обычно работают над своими собственными заданиями с ограниченным руководством или общим руководством. Независимые рабочие группы обычно существуют в одном отделе и работают над выполнением одной основной функции. Например, отдел кадров может работать как независимая рабочая группа. Каждый сотрудник отдела работает над созданием позитивной корпоративной культуры, но рекрутеры, тренеры и менеджеры по персоналу работают независимо друг от друга.

Взаимозависимые рабочие группы

Эти рабочие группы функционируют как команда, потому что они полагаются на каждого члена группы для выполнения своей работы. Иногда члены группы разделяют обязанности для достижения цели группы. Эти рабочие группы часто координируют свои действия друг с другом для выполнения задач и завершения проектов. Такая координация создает командную атмосферу в группе.

Рабочие группы против команд

Хотя некоторые рабочие группы могут функционировать как команды, не все они действуют одинаково. Между рабочими группами и командами есть несколько основных различий, в том числе:

• Период времени: Команды обычно работают вместе постоянно, в то время как рабочие группы могут работать вместе только в течение определенного периода времени.

• Ответственность: в команде члены несут как индивидуальную, так и коллективную ответственность за работу. Часто члены рабочей группы сосредотачиваются исключительно на индивидуальной ответственности.

• Цели: Команды обычно имеют коллективные цели, над достижением которых работает группа, в то время как рабочие группы имеют индивидуальные цели.

• Лидерство: Рабочие группы часто получают указания от менеджера, в то время как команды могут функционировать под внутренним руководством.

Советы по управлению успешными рабочими группами

Вот несколько советов по управлению успешной рабочей группой:

Организовывать работу группы

Если вы управляете рабочей группой или возглавляете ее, лучше организовать работу группы так, чтобы каждый член знал, какие задачи ему нужно выполнить. Организация сроков, ожиданий и распределения процессов может привести к успеху в группе. Кроме того, организованная работа помогает участникам понять ожидания и цели рабочей группы.

Формируйте группу продуманно

Когда вы начинаете формировать рабочую группу, важно тщательно продумать, каких сотрудников включить в нее. Вы можете проанализировать цели группы и выбрать сотрудников, наиболее подходящих для задач, связанных с проектом. Другая стратегия состоит в том, чтобы выбирать участников случайным образом или на ротационной основе. Продуманно структурированная группа может иметь больше шансов на успех в выполнении основной задачи группы.

Управлять процессами группы

Когда начинают формироваться рабочие группы, может наступить период адаптации. Этот период времени помогает членам группы познакомиться с системой и друг с другом. После этого периода группа обычно может хорошо выступать вместе. Руководителям рабочих групп важно оценить, насколько хорошо группа приспосабливается к новым процессам. Это может гарантировать, что члены чувствуют себя готовыми к успеху в группе.

Включите идеи каждого

Поскольку группа работает вместе, крайне важно учитывать все идеи и мнения. Это создает рабочую группу, которая открыта для всех и восприимчива к различным точкам зрения и идеям ее членов. Когда группа способна учитывать мысли, мнения и точки зрения своих членов, у нее может быть больше шансов на успех.