Проводка в бухгалтерском учете: определение, рекомендации и шаги

1 июля 2021 г.

Компании регулярно отслеживают свои балансы, будь то прибыль, расходы или обязательства. Для этого им необходимо организовать свои транзакции с разных счетов, чтобы знать, откуда поступают их деньги и куда они уходят. Размещение в бухгалтерском учете позволяет компаниям организовать эти данные в системе бухгалтерского учета, чтобы помочь отслеживать свои деньги для создания финансовых отчетов или бюджетов. В этой статье мы определяем, что такое проводка в бухгалтерском учете, представляем лучшие практики по проводке и перечисляем шесть шагов, которые необходимо предпринять для проводки операций.

Что такое проводка в бухгалтерии?

Проводка в бухгалтерском учете означает перемещение записи о транзакции из журнала в главную книгу, которая содержит все финансовые счета компании. Записи в журнале расположены в хронологическом порядке, в то время как бухгалтерская книга собирает свои транзакции по счетам, таким как активы или пассивы. Бухгалтеры используют главные бухгалтерские книги для создания финансовых отчетов или записей. Для этого бухгалтеру необходимо вести точные отчеты о денежных операциях компании, чтобы он мог создать организованную главную книгу.

Рекомендации по проводке в бухгалтерии

Вот несколько рекомендаций, которые вы можете применить при публикации записей журнала:

Используйте как дебет, так и кредит

Бухгалтер записывает операции по дебету и кредиту. Общее правило проводки состоит в том, что как кредитовые, так и дебетовые записи должны быть равны, когда бухгалтер проводит их в главной книге. Бухгалтер просто должен ввести одну и ту же сумму из первой записи во вторую запись. Вы можете создать два разных столбца для обозначения кредита и дебета.

Применить двойное бронирование

Двойная запись означает запись двух записей для каждой транзакции: одной в кредитной колонке и одной в дебетовой колонке. Это исходит из идеи, что когда деньги уходят со счета, они поступают на другой счет, который бухгалтеры должны фиксировать с помощью двойной записи. Это делается для того, чтобы бухгалтер знал, откуда пришли транзакции, а также куда они должны идти. Двойная запись может помочь бухгалтерам выявлять ошибки, вести точный учет и принимать финансовые решения.

Делайте точные записи в журнале

Прежде чем бухгалтер сможет опубликовать запись в главной книге, он начинает с создания записей в журнале. Для этого они должны записывать каждую транзакцию, которую совершает их компания, в свой журнал учета. Наличие точной записи может включать написание даты и описания для каждой транзакции. Вы можете сохранить эти записи в журнале, предпочтительно в хронологическом порядке, чтобы упорядочить свои транзакции. Точные и систематизированные записи в журнале могут помочь вам в создании и ведении главной бухгалтерской книги.

Используйте систему учета

Хотя бухгалтеры могут вводить данные и публиковать их вручную, для выполнения этих задач полезно использовать компьютерную систему. Системы бухгалтерского учета могут легко отслеживать записи и обрабатывать данные для создания точных отчетов. Бухгалтеры вводят данные в систему вручную, но программа управляет данными и анализирует их в удобной для пользователя форме. Использование компьютерной программы также может свести к минимуму искусственные ошибки путем обнаружения и выделения неточностей.

Часто размещайте записи

Бухгалтеры должны публиковать записи о транзакциях каждого месяца до окончания периода, чтобы у них были отчеты о ежемесячных транзакциях их компании. Тем не менее, бухгалтер должен решить, как часто проводить проводку в течение месяца. Публикация несколько раз в месяц может помочь управлять транзакциями и избежать переполнения транзакций, которые бухгалтер все еще должен ввести.

Как провести в бухгалтерии

Вот шесть шагов для публикации записей журнала в главных бухгалтерских книгах:

1. Введите данные учетной записи

Первым шагом к публикации записей журнала в главных бухгалтерских книгах является ввод информации об учетной записи, такой как имя, тип и номер. Это также должно включать как балансовые отчеты, так и отчеты о прибылях и убытках. Балансовые отчеты отражают то, чем владеет компания, например:

• Денежные средства и их эквиваленты

• Депозиты

• Задолженность на счетах

• Инвентарь

• Предоплачиваемые затраты

• Долгосрочные и краткосрочные инвестиции

Отчеты о прибылях и убытках отражают доходы компании, которые включают затраты и расходы, необходимые для получения прибыли. Это может включать:

• Продажи

• Валовая прибыль

• Стоимость проданных товаров

• Проценты и налоги

• Расходы по реализации товаров

2. Создавайте уникальные записи в журнале

Вы можете создавать записи, размещая дату и описание каждой транзакции в каждой учетной записи за отчетный период. Вы также можете использовать уникальный номер для идентификации каждой записи. Также полезно вводить дату, когда компания совершала каждую транзакцию. Например, если компания два раза покупала один и тот же тип оборудования, полезно указать дату, чтобы узнать, когда компания делала каждую покупку. Описание может включать, что это была за транзакция или откуда она пришла. Описательные записи могут помочь сделать их более узнаваемыми, что может создать более точные журналы.

3. Введите дебет и кредит

Согласно методу двойной записи каждая транзакция должна иметь как минимум две записи: одну в кредитной колонке и одну в дебетовой колонке. Если ваш дебет уменьшает счет, то ваш кредит должен увеличиться на противоположном счете. Следовательно, кредитовые и дебетовые записи должны быть равны друг другу, то есть они должны быть одинаковыми в каждом столбце. Дебеты увеличивают активы счета, а кредиты увеличивают пассивы счета.

4. Переместите записи в главную книгу

При перемещении каждой записи в главную книгу сохраняйте информацию прежней. Это может помочь уменьшить путаницу, в результате чего бухгалтерская книга будет четкой и правильной. Вручную введите записи транзакций в главную книгу, в которой должны быть учетные записи, охватывающие ваши записи. Это означает, что когда вы перемещаете свои записи в бухгалтерскую книгу, они попадают в разные учетные записи. Например, все записи, связанные с недвижимостью, должны вестись на счете имущества, а все записи капитала должны вестись на счете капитала.

5. Рассчитайте остатки на счетах

После того, как вы переместили каждую из своих записей в главную книгу, вы можете рассчитать остатки на счетах, чтобы вы знали сумму каждого из ваших счетов после публикации. Чтобы рассчитать баланс счета активов и расходов, вычтите кредиты из дебетов. Чтобы рассчитать баланс счета обязательств и доходов, вычтите дебеты из кредитов. Вы можете рассчитать суммы вручную или использовать программу, которая сделает это за вас.

6. Проверьте и исправьте ошибки

Вы можете проверить наличие ошибок и исправить ошибки после создания своих сообщений. Ошибки могут сделать ваши балансы неточными, что приведет к неправильной финансовой отчетности. Бухгалтерские программы могут помочь обнаружить и уменьшить количество ошибок, но также рассмотрите возможность ручной проверки на наличие неточностей. Например, вы можете проверить наличие неверно введенных данных, включая опечатки в числах, неравные кредитовые и дебетовые остатки или неточные описания записей.