Прогнозирование управления проектами: определение, преимущества и советы

Когда менеджеры проектов принимают решения о новых или существующих проектах, они полагаются на прогнозирование. Прогнозирование управления проектами предоставляет менеджерам инструменты, необходимые для разработки решений для будущих неопределенностей. Изучение того, как работает прогнозирование, помогает руководителям проектов учитывать неизвестные переменные при планировании проектов. В этой статье мы даем определение прогнозирования управления проектами, показываем, как подходить к прогнозированию, и даем советы по прогнозированию вашего проекта.

Что такое прогнозирование в управлении проектами?

Прогнозирование в управлении проектами пытается ответить на вопросы, связанные с будущим состоянием проекта, например, когда начинать новые проекты и как распределять ресурсы для текущих проектов. Прогнозирование позволяет принимать решения на основе прошлых и текущих данных, а некоторые проекты могут останавливаться или останавливаться из-за неблагоприятных прогнозов.

Прогнозирование обычно начинается на полпути к проекту, чтобы было время для сравнительного анализа. В зависимости от продолжительности проекта прогнозирование может происходить периодически на протяжении всего проекта. Это помогает менеджерам проектов сообщать о статусе проекта заинтересованным сторонам и предпринимать шаги для повышения прибыльности. В целом прогнозирование затрагивает три основные области проекта. Вот примеры:

• Продолжительность: проект может начинаться с шестимесячного графика, но прогнозирование предполагает, что проект займет на месяц больше. Команда корректирует распределение ресурсов, чтобы подготовиться к дополнительным задачам или вехам.

• Стоимость: Бюджет, выделенный для проекта, составляет 350 000 долларов США, но прогноз определяет, что проект останется в рамках бюджета более чем на 100 000 долларов США.

• Производительность: начинающая компания надеется продать 10 000 единиц в течение четырех месяцев. Через два месяца компания продала 2500 штук, и, согласно прогнозу, продажи не увеличатся в оставшиеся два месяца.

Каковы преимущества прогнозирования в управлении проектами?

Прогнозирование в управлении проектами предоставляет менеджерам данные для оценки будущей рабочей нагрузки их команды. Другие преимущества включают в себя:

Определение KPI

Прогнозы помогают определить, какие ключевые показатели эффективности лучше всего подходят для проекта. Проект может начинаться с определенных ожиданий производительности, но прогноз может изменить это определение. В этом случае руководитель проекта отслеживает соответствующий KPI и может смещать рекламу в соответствии с прогнозом.

Определение необходимых навыков

По мере продвижения проекта задачи или обязанности могут меняться. Менеджеры используют прогнозы, чтобы выяснить, нужно ли скорректировать роли в команде или им нужно добавить в команду больше профессионалов. Например, если прогноз определяет потребность в будущем, руководитель проекта может запланировать назначение квалифицированного члена команды.

Финансовые соображения

Поскольку бюджеты сопровождают проекты, они изначально учитывают ожидаемые затраты на проект. По мере того, как проект проходит через свои этапы, прогнозы измеряют прошлые и текущие расходы, чтобы предложить увеличение или уменьшение бюджета. Менеджеры могут предвидеть будущие затраты с помощью прогнозирования и решать, как потратить средства для снижения стоимости проекта.

Организация ресурсов

Организация ресурсов помогает руководителям проектов гарантировать, что члены команды понимают свою роль и объем проекта. Прогнозирование позволяет руководителям проектов управлять ресурсами, чтобы члены команды работали оптимально. Прогнозирование мобилизует ресурсы, когда реагирование на изменения является критическим или срочным. Это также устраняет нерациональное использование ресурсов, гарантируя, что члены команды поддерживают друг друга, а также работают в своих идеальных возможностях.

Предвидя задержки

Задержки проекта могут стоить компании денег и репутации. Поскольку задержки являются причинными, они влияют на другие отделы, такие как продажи или бухгалтерия. Прогнозирование в управлении проектами анализирует тенденции, чтобы предвидеть задержки, чтобы менеджеры могли принять превентивные меры. Это может включать позиционирование второго поставщика или разработку программы обучения для дополнительных представителей по обслуживанию клиентов.

Как использовать прогнозирование в управлении проектами

Как правило, прогнозирование в управлении проектами происходит, когда проект достигает 15-33% завершения. Прогнозирование в рамках этой временной шкалы означает, что у проекта достаточно текущих данных для сравнения с прошлыми данными и создания прогноза. Быстрые ответы на прогноз включают принятие мер по смягчению последствий или внесение корректировок. Когда статус проекта находится между вышеуказанными процентами, изменения, скорее всего, окажут благоприятное воздействие. Вот три типа анализа, которые необходимо провести для прогнозирования управления проектом:

1. Проведите анализ тенденций

При анализе тенденций менеджеры оценивают историческую активность и закономерности, чтобы делать предположения о будущем. Это могут быть тенденции покупок, сезонные тренды или продукты, которые появляются в ответ на какое-либо событие, например товары для команды после победы в Суперкубке. Прогнозирование анализирует тенденции, чтобы определить, когда и где подходить к рынку.

Например, новая компания по производству солнцезащитных очков изучает тенденции покупок и обнаруживает, что солнцезащитные очки покупают разные демографические группы в разное время года. Данные их текущих проектов подтверждают эту теорию. Компания прогнозирует, когда тенденция изменится, чтобы подготовиться к выходу на следующую демографическую группу.

2. Проведите анализ безубыточности

Компаниям необходимо продать определенное количество товаров или услуг, чтобы покрыть затраты на их производство. В этом анализе компании устанавливают ожидание продажи определенного количества единиц в течение определенного периода времени. Прогнозирование делает выводы на основе количества единиц, проданных компанией в настоящее время, а также ожиданий будущих продаж. В зависимости от результатов компании могут скорректировать цену или переупаковать продукт, чтобы привлечь более широкую аудиторию.

Например, велосипедная компания планирует выпустить свой новейший шоссейный велосипед и рекламировать его для людей в возрасте от 18 до 35 лет. Производство каждого велосипеда обходится компании в 100 долларов. Компания учитывает другие расходы, такие как аренда здания, заработная плата или коммунальные услуги. Компания определяет, что им необходимо продать 50 велосипедов в течение четырех месяцев, чтобы покрыть все свои расходы и получить прибыль. По прошествии первого месяца они создают прогноз, согласно которому весной продажи велосипедов увеличатся. Они решают поднять цену на велосипед на третьем месяце.

3. Проведите анализ затрат и результатов

Когда менеджеры проектов должны решить, какой проект должен иметь приоритет над другим, анализ затрат и результатов предоставляет данные для принятия решения. Если существует более одного текущего проекта, прогнозирование помогает оценить производительность, чтобы решить, какой проект требует внимания, а какой следует полностью остановить. При анализе затрат и результатов список затрат и выгод каждого проекта помогает оценить, у какого проекта будет лучший результат.

Например, проект А займет два года и будет стоить 200 000 долларов. Проект B займет шесть месяцев и будет стоить 150 000 долларов. Менеджеры сравнивают данные проекта и прогноз и определяют, что краткосрочным проектом легче управлять и он приносит больше пользы, чем долгосрочный. Руководители проектов решают запустить проект Б, и прогнозирование подтверждает, что краткосрочная стратегия работает лучше, чем ожидалось.

Советы по использованию прогнозирования в управлении проектами

Следуйте этим советам, прежде чем прогнозировать свой проект.

• Будьте в курсе технологий. Технологии меняются очень быстро, и инструменты, которые сегодня используют менеджеры проектов, завтра могут измениться. Оставаясь в курсе развития технологий, при прогнозировании учитывается, потребуется ли проекту внедрять улучшения или нанимать членов команды с нужными навыками.

• Помните о будущих требованиях: при прогнозировании учитывайте будущие потребности клиента. Обращайте внимание на тенденции и изменения на рынке, чтобы ваш прогноз мог определить, как восполнить пробелы в спросе и предложении или получить достаточные ресурсы.

• Знайте сильные и слабые стороны: когда прогнозы предполагают изменения в проекте или его командах, обязательно проверьте работу членов команды, чтобы вы могли назначить нужных людей для правильных задач. Знайте сильные и слабые стороны вашей команды, чтобы максимизировать потенциал команды и повысить удовлетворенность работой.

• Собирайте и объединяйте данные. Данные могут поступать из нескольких источников или отделов, каждый из которых дает свое представление о компании или проекте. Унифицируйте данные, чтобы сформировать полное представление о проекте и его целях, и убедитесь, что прогнозирование касается секторов организации, на которые может повлиять проект.