Процессы управления проектами и почему они важны

10 сентября 2021 г.

Управление проектом — это полный процесс организации, контроля и реализации проекта. Поскольку это может быть сложный процесс, его лучше всего понять, если разделить его на этапы. Независимо от того, работаете ли вы над небольшим или крупным проектом, понимание этапов управления проектом может помочь вам эффективно управлять результатами и командой, выполняющей задачи. В этой статье мы обсудим этапы управления проектом и узнаем, что влечет за собой каждый из этих этапов.

Пять этапов управления проектом

Жизненный цикл управления проектом состоит из пяти этапов, включая этап инициации, этап планирования, этап выполнения, этап мониторинга и этап закрытия. Рассмотрим более подробно каждый этап управления проектами:

Фаза зачатия и инициации

Здесь вы определяете важность проекта и требования клиента. Здесь же вы узнаете, есть ли у компании необходимые ресурсы для успешной реализации проекта. Вот шаги, чтобы начать свой проект:

1. Определите масштаб вашего проекта. Четко определите, как должен выглядеть конечный результат или продукт, чтобы члены вашей команды имели четкое представление о том, чего им нужно достичь.

2. Определите результаты. Результаты — это небольшие вехи. Например, если целью проекта является производство 100 автомобилей, разделите его на небольшие результаты. Эти результаты могут включать завершение внешней сборки, установку сидений и крепление колес.

3. Определите заинтересованные стороны проекта. Определите, кто должен быть вовлечен в проект и какие ресурсы или направления им потребуются от вас.

4. Придумайте бизнес-кейс. Бизнес-кейс включает в себя оценку рисков, выгод, затрат, технических решений и сроков, связанных с проектом. Эти оценки могут помочь вам определить, является ли проект осуществимым и стоящим.

5. Разработать техническое задание. Техническое задание — это документ, который определяет и фиксирует все аспекты проекта. Вы отметите график, результаты и мероприятия по проекту. Этот подробный документ заложит основу для вашего плана проекта.

Этап планирования

На этапе планирования всем участникам проекта сообщается, каковы цели и как вы собираетесь их достичь. Здесь вы документируете планы проекта и создаете расписание проекта. Вот шаги для эффективного выполнения этапа планирования:

1. Создайте план проекта. Определите график проекта, включая этапы проекта, задачи, которые должна выполнить ваша команда, и возможные ограничения. Убедитесь, что ваш план проекта конкретен, измерим и привязан ко времени, чтобы команда, работающая над ним, могла выполнять свои задачи эффективно и быстро.

2. Создавайте схемы рабочего процесса. Визуализируйте свои процессы с помощью блок-схемы, чтобы убедиться, что заинтересованные стороны и члены команды четко понимают свою роль в проекте.

3. Оцените бюджет. Чтобы оценить бюджет, определите все виды расходов, которые проект может понести от начала до конца, включая рабочую силу, оборудование и материалы.

4. Установите ключевые показатели эффективности (KPI). KPI — это инструменты измерения для определения того, насколько хорошо команды достигают конкретных целей. Примеры KPI включают результаты проекта, затраты на оплату труда в месяц и распределение ресурсов.

3. Фаза выполнения

На этапе исполнения ваш план претворяется в жизнь. Обычно это самая длинная фаза в жизненном цикле управления проектом. Если вы являетесь руководителем проекта, ваша задача на этом этапе состоит в том, чтобы организовывать членов команды, управлять сроками и обеспечивать выполнение поставленных задач. Вот шаги для навигации по этапу выполнения проекта:

1. Назначьте стартовую встречу. Поскольку этап выполнения представляет собой переход от планирования к реализации, стартовое совещание может направить всех участников проекта в сторону результатов и ключевых результатов проекта.

2. Управляйте командами. Сформируйте команду, члены которой обладают соответствующими навыками для решения задач проекта. Вы также должны убедиться, что ваша команда обладает необходимыми техническими и межличностными навыками для выполнения работы. Если возникают конфликты, вы можете вмешаться и способствовать их решению.

3. Следите за процессами. Убедитесь, что каждый член команды работает в соответствии со всеми политиками или процессами в плане проекта и Техническом задании.

4. Распространяйте информацию. Сообщайте об обновлениях статуса членам команды и заинтересованным сторонам. Вы можете заранее определить конкретные этапы, на которых вы планируете предоставлять обновления, чтобы убедиться, что вы информируете других с соответствующей частотой.

4. Фаза мониторинга

По мере развертывания проекта рекомендуется прилагать усилия для отслеживания его хода. Для этого вы можете выполнить следующие шаги:

1. Отчет о ключевых показателях эффективности (KPI). Анализ ваших KPI может помочь вам определить, насколько эффективно работает ваша команда. Если ваши KPI указывают на медленный прогресс, вы можете поговорить с членами команды и соответствующим образом скорректировать план проекта.

2. Следите за размахом. В некоторых случаях клиент может изменить свое мнение о масштабах проекта после того, как вы начали работу. Если это произойдет, вам нужно определить, сможете ли вы разместить увеличенный объем проекта в рамках первоначального бюджета и графика. Если нет, вернитесь к этапу планирования, чтобы прояснить ожидания, новые роли и обязанности.

3. Контролируйте расходы. Контроль затрат — важная часть успешного управления проектом, поэтому вам необходимо постоянно и четко отслеживать изменения в прогнозируемом бюджете.

4. Контроль качества. Это гарантирует, что результаты проекта будут соответствовать ожиданиям клиентов. Периодически проверяйте процессы и ключевые показатели эффективности, связанные с качеством, чтобы убедиться, что вы находитесь на пути к достижению целей вашего проекта.

5. Содействовать общению заинтересованных сторон. Эффективный мониторинг проекта требует информирования всех. Регулярные встречи с членами команды, клиентами и другими заинтересованными сторонами могут помочь предотвратить срыв сроков и недопонимание.

5. Заключительный этап

Также известная как фаза завершения, заключительная фаза фокусируется на конечном результате проекта. Этот этап дает вам, вашей команде и клиентам возможность оценить, насколько успешным был проект и какие уроки вы извлекли в процессе. Вот шаги для успешного завершения фазы закрытия:

1. Официально передать все результаты. Первым шагом к закрытию проекта является передача результатов проекта заказчику. Получите утверждения для результатов проекта с официальными подписями от заинтересованных сторон проекта и задокументируйте этот шаг для своих записей.

2. Изучите всю документацию и договоры. После завершения проекта просмотрите всю документацию, чтобы убедиться, что вы заплатили всем сторонам за работу и что не осталось остатков.

3. Освободите заинтересованные стороны. Когда члены команды, подрядчики, поставщики и любые другие заинтересованные стороны завершат свои окончательные задачи проекта, вы можете освободить их от команды проекта. Сообщите им об окончании проекта, подтвердите любые обязательства и официально расторгните их контракт, чтобы они могли свободно работать над другими проектами.

4. Проведите обзор проекта. Проанализируйте проблемы, неудачи и успехи проекта и определите возможности для дальнейшего улучшения. Рассчитайте эффективность проекта с точки зрения качества, графика и стоимости. Может быть полезно запланировать обзорную встречу с заинтересованными сторонами, чтобы у них была возможность высказать свое мнение.

5. Архивная документация. После того, как вы завершили обзор проекта, вы можете завершить все документы и проиндексировать их для дальнейшего использования. Делайте четкие заметки о производительности проекта и возможностях улучшения, чтобы вы могли легко ссылаться на них в будущем.