Процесс утверждения: определение и примеры

22 апреля 2021 г.

Стандартизированные рабочие процессы помогают компаниям работать эффективно для достижения своих бизнес-целей. Достижение этих целей часто требует совместной работы нескольких отделов над проектами и рабочими элементами, которые могут повлиять на всю компанию. Чтобы достичь своих целей и поддерживать согласованные стандарты, компании используют процесс утверждения, в котором рабочие элементы проходят одобрение от разных людей, прежде чем будут завершены. В этой статье мы обсудим важность процесса утверждения для компаний, изучив определение и основные элементы этого процесса, а также примеры и способы создания собственных.

Что такое процесс утверждения?

Процесс утверждения — это тип рабочего процесса, который состоит из ряда шагов, которые должна пройти работа, чтобы быть утвержденной. В этих шагах обычно участвуют разные отделы и сотрудники, которые проверяют работу и либо одобряют, либо отклоняют ее. Когда один из отделов утверждает или отклоняет, работа либо возвращается к предыдущему шагу для редактирования, либо переходит к следующему шагу для дальнейшего утверждения. Современные компании часто автоматизируют свои процессы утверждения с помощью компьютеров, но некоторые компании могут по-прежнему использовать ручное утверждение, например, когда бумажный документ передается из одного отдела в другой.

Процессы утверждения позволяют компаниям создавать последовательную стандартизированную работу, которая может включать в себя что угодно, от счетов и бюджетов до маркетинговых кампаний и журнальных статей. Этот тип процесса помогает сотрудникам выявлять ошибки до того, как они опубликуют или примут работу, поэтому он помогает компаниям поддерживать издательские или маркетинговые стандарты и избегать финансовых ошибок. Из-за этого процессы утверждения жизненно важны для успешного ведения бизнеса.

Элементы процесса утверждения

Элементы процесса утверждения обычно одинаковы для многих типов работ, хотя каждый процесс обычно уникален для отдела и задействованных типов работ. Вот основные элементы процесса утверждения, которые помогут вам лучше понять:

Материалы

Представление относится к работе, которая проходит процесс утверждения, и компании обычно предоставляют требования или рекомендации, которым нужно следовать. Чтобы войти в процесс утверждения, работа сначала передается в соответствующий отдел. Материалы могут поступать из многих источников в зависимости от целей компании или отдела. Например, графический дизайнер может представить дизайн логотипа команде маркетинга, или менеджер может представить отчет о расходах своего отдела бухгалтеру своей компании.

Утверждающие

Утверждающий — это сотрудник или группа сотрудников, которые утверждают или отклоняют работу по мере ее прохождения через процесс утверждения. Они решают, должна ли работа вернуться к тому, кто отправил ее на редактирование, или она должна быть передана другому утверждающему. Окончательный утверждающий решает, готова ли работа к публикации или принята. Назначение правильных утверждающих помогает эффективно протекать в процессе утверждения и обеспечивает последовательность и качество конечного продукта.

Разрешения

В процессе утверждения разрешения или уровни разрешений определяют, кто может просматривать, редактировать или утверждать работу. Важно установить разрешения для каждого утверждающего и создателя работы, поскольку некоторые работы могут содержать конфиденциальную информацию или данные, которые могут изменять только определенные люди. Когда вы устанавливаете надлежащие уровни разрешений для каждого утверждающего, вы избегаете ошибок, сохраняете содержание работы в безопасности и делаете процесс утверждения более эффективным.

Сроки выполнения

Сроки выполнения помогают своевременно получить одобрение отправленной работы. Установка сроков выполнения для утверждающих важна для поддержания рабочего процесса и обеспечения того, чтобы у всех утверждающих было достаточно времени для тщательной проверки работы, прежде чем утверждать или отклонять ее. Чтобы установить эффективные сроки выполнения для утверждающих, вы должны сначала узнать окончательный срок выполнения, к которому ваша компания рассчитывает опубликовать или принять работу. С помощью этой информации вы можете составить план проекта, в котором будет указано, сколько времени у каждого утверждающего есть на проверку работы и отправку ее на следующий этап.

Записи и журналы

Рекомендуется вести записи и журналы каждого шага в процессе утверждения, чтобы вы могли видеть, насколько эффективен и эффективен ваш процесс. Записи и журналы также позволяют проверить, где могли возникнуть ошибки, когда работа перетекала от одного утверждающего к другому, и они обеспечивают прозрачность для создателей вашей работы и компании, чтобы знать, кто утверждает работу. С помощью записей и журналов вы также можете отслеживать всю работу, завершившую процесс утверждения.

Примеры процессов утверждения

Рассмотрим следующие примеры различных процессов утверждения, чтобы увидеть, как основные элементы могут меняться в зависимости от типа утверждаемой работы:

Утверждение счета

Счет-фактура или счет — это список товаров или услуг, требующих оплаты. Счета-фактуры могут поступать из многих источников, например, от сотрудников, которым необходимо возместить расходы, от подрядчиков, которые предоставляли услуги, и от поставщиков, которые продавали продукты. Процесс утверждения счета-фактуры прост и может включать только одного утверждающего, прежде чем он будет принят. Поскольку компании часто получают счета, процесс утверждения этого типа работ обычно одинаков для всех компаний. Создатель счета-фактуры отправляет его в финансовый отдел компании, который затем проверяет его на точность и утверждает или отклоняет.

Утверждение бюджета

Бюджеты жизненно важны для компаний, чтобы знать, сколько денег у них есть для эффективной работы своих проектов и отделов. Когда руководители компании создают потенциальный бюджет, он проходит через ряд проверок и изменений в процессе утверждения, прежде чем будет принят компанией. Этот процесс обычно включает в себя многократное изменение бюджета перед окончательным принятием, поскольку различные утверждающие лица должны просмотреть все детали, чтобы убедиться, что бюджет соответствует потребностям компании.

Утверждение контента

В процессе утверждения контента, такого как статьи и книги, обычно участвует писатель, как минимум один редактор и, возможно, несколько утверждающих, таких как группы обеспечения качества, клиенты или агенты. Писатель создает контент либо самостоятельно, либо в соответствии с набором рекомендаций. Затем автор отправляет свой контент агентам или редакторам, которые просматривают его и отправляют обратно автору для редактирования или пересылают другому утверждающему. Контент может пройти несколько этапов редактирования, чтобы убедиться, что он хорошо представляет компанию, которая его публикует.

Утверждение дизайна

Графические дизайнеры часто работают с маркетинговыми командами над созданием логотипов, рекламы и товаров для компании. Эти дизайны помогают компаниям установить свой бренд и стиль, поэтому важно, чтобы дизайн прошел процесс утверждения перед использованием. Во-первых, графические дизайнеры могут набросать несколько дизайнерских идей и представить их команде маркетинга. Затем команда выбирает, какая идея им нравится, и отправляет ее обратно графическому дизайнеру, чтобы он мог создать улучшенную версию. После того как маркетинговая команда одобрит дизайн, он может быть передан высокопоставленным утверждающим, прежде чем они смогут использовать его в маркетинговых кампаниях.

Как создать процесс утверждения

Вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы создать процесс утверждения:

1. Определите рабочую задачу

Чтобы создать процесс утверждения, сначала необходимо определить и определить рабочую задачу. Большинство из этих задач специфичны, например, написание статьи на определенную тему или создание бюджета для отдела. После того, как вы определили задачу, создайте набор рекомендаций, чтобы помочь человеку, отправляющему работу, понять, чего вы от него ожидаете. Тщательный список ожиданий и требований помогает работе быстрее пройти процесс утверждения, предотвращая определенные ошибки в начале.

2. Установите утверждающих, разрешения и сроки выполнения

Начните этот шаг с принятия решения о том, когда вам нужно опубликовать или принять утвержденную работу. Затем выберите, кому вы хотите одобрить работу. Это часто зависит от типа работы и цели ее создания, но может включать таких людей, как редакторы, менеджеры по маркетингу и финансовые директора. После того, как вы назначили утверждающих, вы можете установить другие важные части процесса, такие как разрешения и сроки выполнения. Определите уровни разрешений для каждого утверждающего, например, кто может редактировать работу и могут ли ее видеть другие сотрудники.

Чтобы установить сроки для ваших утверждающих, рассмотрите дату, к которой вы хотите опубликовать или принять окончательную версию работы. Используя временную шкалу или план проекта, установите временные рамки для каждого утверждающего, чтобы просмотреть работу и утвердить или отклонить ее. Это может быть определенное количество дней после получения работы или конкретная дата.

3. Назначьте рабочее задание

Создав параметры утверждения, вы можете назначить рабочую задачу создателю работы. Этот человек может быть внутренним сотрудником, например, бухгалтером или писателем, или внешней компанией или фрилансером. Предоставьте создателю работы указанную задачу, рекомендации по отправке и контактную информацию того, кто может ответить на вопросы или предоставить дополнительные сведения о задании. После того, как вы назначите задачу, создатель может начать работу и отправить ее первому утверждающему.

4. Первый утверждающий получает работу

Первый утверждающий получает работу от создателя, как правило, по электронной почте или через программное обеспечение для отправки через Интернет. Этот утверждающий гарантирует, что работа соответствует основным рекомендациям, которые вы создали, и не содержит основных ошибок. Они могут просматривать работу по-разному, в зависимости от типа работы. Например, редакторы обычно первыми утверждают письменные материалы, поэтому они могут проверять как основные требования, так и правильную грамматику. Иногда первым утверждающим является автоматизированное программное обеспечение, которое сканирует документы на наличие таких вещей, как плагиат и простые ошибки.

5. Первый утверждающий утверждает или отклоняет работу

После проверки работы первый утверждающий может либо одобрить ее, либо отклонить. Если первый утверждающий отклоняет работу, он может отправить ее создателю для внесения изменений. Это дает создателю возможность исправить любые допущенные ошибки и создать еще лучшую работу, которую затем повторно отправят первому утверждающему. Как только первый утверждающий принимает работу, она переходит к следующему этапу.

6. Отправить окончательному утверждающему

После серии согласований работа попадает к окончательному утверждающему. Этот человек решает, готова ли работа к публикации или принята компанией. Окончательные утверждающие обычно являются сотрудниками среднего и высокого уровня, такими как глава отдела или менеджер проекта, но они могут быть даже генеральным директором компании для очень важных работ. Окончательный утверждающий использует установленные правила и собственное суждение, чтобы определить, готова ли работа к утверждению.

7. Опубликуйте или примите работу

Последним шагом в процессе утверждения является публикация или принятие работы. Когда работа достигает этой точки, она должна соответствовать другим работам, произведенным компанией, и не содержать ошибок. Готовая работа должна отражать стандарты компании, поэтому очень важно, чтобы работа прошла все аспекты процесса утверждения, прежде чем перейти к этому шагу.