Процесс покупки: определение и этапы

Большинство предприятий полагаются на другие предприятия в отношении продуктов и услуг, которые помогают им в их деятельности. Процесс закупок позволяет организации оценить эффективность этих межкорпоративных транзакций. Понимая этот процесс покупки, предприятия могут тщательно отслеживать свои расходы и потенциально экономить на затратах. В этой статье мы обсудим, что такое процесс покупки и шаги по его реализации.

Каков процесс покупки?

Процесс покупки — это шаги, которые бизнес проходит для завершения транзакции. Компании обычно проходят формальный процесс при покупке чего-либо, в отличие от потребителей. Закупки для бизнеса могут потребовать исследований, участия различных отделов, переговоров и выставления счетов.

Профессионалы могут тесно связать процесс покупки с процессом закупок. Однако процесс закупок больше фокусируется на стратегиях, таких как переговоры и исследования. Процесс покупки фокусируется на фактическом акте покупки продуктов и услуг.

Почему важен процесс покупки?

Процесс закупок важен, потому что он дает предприятиям структурированный способ удовлетворения своих потребностей. Это также позволяет осуществлять более информированное финансовое планирование. Эффективный процесс закупок может помочь предотвратить кражу, мошенничество или незаконные расходы, поскольку он требует документирования всех деловых операций.

Шаги в процессе покупки

Ниже приведены этапы типичного процесса покупки:

1. Определите потребность

Процесс покупки начинается, когда бизнес осознает, что ему нужен продукт, инструмент или услуга, которые улучшат его деятельность. Члены команды могут помочь определить потребности, выполняя свою повседневную работу, уведомляя своих руководителей о любых проблемах, с которыми они сталкиваются. Как только организация определит потребность, она может начать процесс покупки.

2. Уточните требование

На этом этапе лидеры дополнительно исследуют потребность и составляют план именно того, что им нужно. Например, частая нехватка бумаги для принтера приводит к необходимости еженедельных поставок 500 листов бумаги для струйных принтеров, чтобы обеспечить бесперебойную поставку.

Человек, который определил потребность, часто работает с другими членами команды и руководством, чтобы найти правильное решение проблемы, особенно когда речь идет о более крупной покупке. Например, сотрудник, выявивший потребность в большем количестве бумаги для принтера, может иметь право указать требования самостоятельно, в то время как потребность в новых компьютерных системах во всем офисе, вероятно, потребует участия других.

3. Найдите и выберите поставщика

Найдите потенциальных поставщиков, которые могут предоставить конкретный продукт или услугу, которую вы хотите приобрести. Вы можете провести собственное исследование в Интернете или обратиться к тем, кто входит в вашу профессиональную сеть, чтобы попросить рекомендации. Если стоимость доставки является фактором при покупке, поищите компании в вашем регионе.

На этом этапе рекомендуется рассмотреть несколько поставщиков и сравнить их друг с другом. При необходимости свяжитесь с поставщиком и запросите у него расценки или предложения. При выборе поставщиков учитывайте такие факторы, как стоимость, надежность и время доставки.

4. Согласуйте расходы

Во многих случаях можно договориться о расходах с поставщиком, особенно при размещении дорогостоящих заказов или заказов, которые вы ожидаете регулярно повторять. Свяжитесь с поставщиком, которого вы рассматриваете, и спросите, готовы ли они обсудить цену. Поставщики могут вести переговоры, если это означает, что они могут заключить крупный или долгосрочный контракт для своего бизнеса.

5. Получите одобрение заказа

Прежде чем ваша компания сможет инициировать транзакцию, вам может потребоваться получить одобрение заказа. Это может включать работу с высшим руководством и бухгалтерией, чтобы убедиться, что в бюджете достаточно средств для покупки. В некоторых сценариях бизнесу также может потребоваться открыть кредитную линию с поставщиком. Если вы еще этого не сделали, объясните руководству, почему эта покупка необходима и как вы добились разумной цены от поставщика.

6. Разместите заказ

Как только обе стороны согласны на сделку, вы можете официально разместить заказ. Обе стороны должны согласовать конкретные детали, такие как цена, сроки доставки, сборы и установка. Получите все в письменном виде и попросите представителей обеих организаций подписать его. Затем сохраните копию этого соглашения в своих файлах для дальнейшего использования.

7. Получить и утвердить заказ

Когда заказ прибудет, проверьте, нет ли каких-либо проблем с продуктом или чего-либо, что поставщик не смог доставить. Своевременность имеет ключевое значение, потому что, если есть какие-либо проблемы, поставщик должен решить их до того, как вы разблокируете оставшуюся часть платежа.

8. Оцените работу поставщика

Независимо от того, работаете ли вы с поставщиком над разовой транзакцией или настраиваете повторяющиеся транзакции, сделайте регулярной практикой проверку поставок ваших поставщиков на предмет качества и своевременности. Запись этих обзоров может помочь вам определить и отследить любые проблемы, которые могут возникнуть позже в вашем контракте. Продолжайте отношения с поставщиками, которые продолжают удовлетворять потребности вашего бизнеса.

Рекомендации по покупке

Для эффективного процесса закупок рассмотрите возможность использования следующих передовых методов:

Автоматизируйте процесс покупки

По возможности старайтесь автоматизировать процесс закупок. С помощью программного обеспечения для автоматизации закупок предприятия могут сократить жизненный цикл закупок, снизить нагрузку на участников, уменьшить количество ошибок и ограничить бумажную работу. Программное обеспечение для автоматизации закупок особенно полезно, если ваш бизнес совершает много повторяющихся покупок у одних и тех же поставщиков.

Ведите надежные записи

На протяжении всего процесса покупки ведите достоверные записи. Сюда входят записи о потенциальных поставщиках, переговорах, продажах, возвратах и ​​любых других транзакциях. Может наступить время, когда вы захотите рассмотреть другого поставщика или затеете спор с существующим поставщиком. Ведение надежных записей на каждом этапе процесса покупки помогает уменьшить будущие проблемы и рабочую нагрузку.

Регулярно пересматривайте свои потребности

Потребности бизнеса постоянно меняются. Иногда бизнесу нужно что-то совершенно новое, а иногда нужна другая версия того, что уже есть. Сделайте регулярной практикой в ​​своем бизнесе анализ того, что вам в настоящее время нужно, и соответствует ли то, что вы покупаете, этим потребностям. Регулярно проверяя свои операции, вы можете быстрее выявлять и устранять потребности, позволяя вашему бизнесу расти, принимая эффективные решения о расходах.