Процесс ориентации на работу: определение и как подготовиться

22 февраля 2021 г.

Наличие сильной ориентации на работу помогает увеличить знакомство сотрудников с компанией. Это может привести к повышению уровня производительности, большему количеству членов команды и повышению уровня удержания. Для вас как для менеджера важно изложить четкий процесс ориентации на работу для новых сотрудников, которым они должны следовать, чтобы помочь им чувствовать себя комфортно, уверенно и готовы внести свой вклад в ценную работу. В этой статье мы расскажем, что такое профориентация, ее преимущества, что в нее включить и как подготовиться к профориентации.

Что такое ориентация на работу?

Ориентация на работу происходит в первые несколько дней работы нового сотрудника. Это включает в себя представление их своей команде, показ их рабочего места и администрирование документов для нового найма. Сотрудники обычно тратят часть своей ориентации на работу на просмотр информации о приеме на работу, такой как дресс-код, льготы и зарплата.

Новый сотрудник также проведет процесс ориентации на работу в отделе, в котором он будет работать. Вы можете потратить это время, объясняя его повседневные задачи, знакомя его с программным обеспечением или оборудованием, которое он будет использовать, и знакомя его с членами команды. они будут сотрудничать с. Процесс ориентации на работу должен быть удобным и привлекательным для новых сотрудников, заставляя их чувствовать себя желанными и взволнованными, чтобы приступить к своим задачам.

Преимущества внедрения процесса ориентации на работу

Предоставление сотрудникам возможности привыкнуть к должности и компании в процессе ориентации на работу может повысить их уровень комфорта и побудить их выполнять качественную работу. Общие преимущества внедрения процесса ориентации на работу включают в себя:

• Обеспечивает четкое понимание стандартов компании и ролевых обязанностей: сотрудники могут лучше следовать правилам организации или выполнять свои задачи более четко, если они получают подробную информацию о политиках, стандартах и ​​обязанностях в процессе ориентации.

• Повышает уровень производительности и эффективности: Предоставление сотрудникам четкого и подробного процесса ориентации на работу может повысить их уверенность в своих навыках и способностях выполнять качественную работу, соответствующую целям организации. Это также помогает им чувствовать себя более расслабленно и уверенно, что приводит к меньшему количеству ошибок на работе и более высокому уровню производительности.

• Поощряет более совместную среду: когда вы внедряете процесс ориентации, который приглашает и приветствует новых сотрудников в своих командах, они чувствуют себя ближе к сотрудникам и больше поощряются к сотрудничеству с членами команды и руководителями.

Что включить в процесс ориентации на работу

Соберите материалы, необходимые для осознанной и подготовленной ориентации новых сотрудников на работу. Элементы, которые следует включить в процесс ориентации на работу, включают:

• Предыстория компании, включая ее видение и миссию, цели, задачи и историю.

• Обзор стандартов, процедур и политик компании

• Подробно о выплатах и ​​льготах

• Обсуждение ожиданий и обязанностей роли

• Экскурсия по офису и рабочему месту сотрудника

• Знакомство с коллегами и отделами

Как подготовиться к профориентации

Чтобы процесс ориентации на работу был организованным и продуктивным для компании и нового сотрудника, постарайтесь составить четкий план процесса ориентации на работу, детализированный от начала до конца. Выполните следующие действия, чтобы подготовить новых сотрудников к профориентации:

1. Составьте повестку дня, которая документирует процесс ориентации

Чтобы держать себя и сотрудника в готовности к событиям ближайших дней, следует составить подробную повестку дня. Эта программа может служить руководством для вас, нового сотрудника и любых других сотрудников, участвующих в процессе, чтобы гарантировать, что все будут оставаться эффективными и продуктивными в течение следующих нескольких дней.

Определите, с кем сотрудник должен встретиться во время инструктажа. Это могут быть сотрудники отдела информационных технологий, чтобы настроить адрес электронной почты нового сотрудника, или сотрудники отдела маркетинга, чтобы обсудить имидж и голос бренда. Назначьте им время и дату встречи с новым сотрудником во время инструктажа и добавьте это в повестку дня.

2. Свяжитесь с сотрудником до инструктажа

Новый сотрудник будет чувствовать себя более подготовленным и комфортным, если он будет знать, чего ожидать до первого рабочего дня. Отправьте им повестку дня на следующие несколько дней и попросите связаться с ними, если у них возникнут какие-либо вопросы. Сообщите им обо всех предметах, которые им нужно взять с собой в первый день. Например, если обед не будет предоставлен, дайте им знать, что они должны принести свой собственный.

Они могут не знать о вашей политике в отношении дресс-кода, поэтому отправьте им и это. Постарайтесь предоставить им как можно больше деталей, чтобы помочь им чувствовать себя более подготовленными в первый день.

3. Заранее соберите все документы

Вы должны составить список всех документов, необходимых сотруднику для заполнения или просмотра. Таким образом, вы сможете подготовить его к приходу нового сотрудника. В первый же день сотрудник может легко прочитать, заполнить и отправить любые формы или документы, не дожидаясь, пока вы их подготовите. Подготовьте документы о приеме на работу и новом найме за несколько дней, чтобы легко представить их сотруднику, когда они начнут работать.

Вы даже можете запланировать любые простые задания для сотрудников, чтобы они могли начать и работать, когда у них есть свободное время в течение следующих нескольких дней ориентации. Это поможет вам выглядеть более подготовленным к приходу новых сотрудников, что говорит им о том, что вы с нетерпением ожидаете даты начала их работы. Сотрудники также могут чувствовать себя более продуктивными и эффективными в первые несколько дней, если у них есть задачи, которые нужно выполнить.

4. Создайте благоприятную рабочую атмосферу

Отличный способ уберечь нового сотрудника от переутомления в первый рабочий день — поощрять коллег приветствовать его. Отправьте сообщение за день или два всем сотрудникам, призывая их прийти в гости и поприветствовать нового сотрудника. Вы также можете раздать сотрудникам открытки для подписи или попросить сотрудников приветствовать их на доске или ноутбуке, который вы можете им подарить.

Поощряйте членов команды в отделе нового сотрудника лично приветствовать сотрудника и представляться, так как они будут взаимодействовать друг с другом, как правило, каждый день. Это увеличивает знакомство сотрудника со всеми и создает более совместную и сплоченную среду.

5. Запланируйте тренинги по их конкретной роли

После того, как сотрудник заполнит свои новые документы о найме, рассмотрите возможность создания графика, который влечет за собой обучение их своей роли. Вы также должны запланировать время, чтобы объяснить цели, видение и миссию компании и то, как их роль, в частности, согласуется с этими целями и способствует их достижению. Это помогает сотруднику чувствовать себя более уверенным в своих навыках и более мотивированным для выполнения качественной работы, которая приносит пользу компании.

Вам также следует уделить время обучению новых сотрудников их текущим задачам, чтобы они лучше с ними познакомились. Если сотрудник будет использовать какое-либо программное обеспечение или инструменты на работе, также проведите обучение по ним.

6. Запланируйте обеденный перерыв

Запланируйте пригласить сотрудника на обед. Приглашайте сотрудников, которые будут ежедневно сотрудничать с сотрудником в проектах. Сообщите членам команды о предстоящем выезде, чтобы они могли соответствующим образом скорректировать свои рабочие графики. Это отличный способ для вас и других членов команды познакомиться с новым сотрудником и помочь ему не стесняться задавать вопросы.

7. Попросите сотрудника оставить отзыв

Заключительный раздел вашей ориентации на работу должен включать запрос на обратную связь от сотрудника относительно всего процесса ориентации. Выделите по крайней мере 30 минут в последний день ознакомительной практики, чтобы спросить, что им понравилось в процессе, что они хотели бы улучшить, насколько они готовы к роли и есть ли у них какие-либо заключительные вопросы о роли или компании. Используйте эту обратную связь, чтобы помочь себе подготовиться к следующей ориентации.

Советы по подготовке к профориентации

Используйте эти советы, чтобы подготовиться к успешной и продуктивной работе:

Делегируйте наставника, чтобы показать сотруднику все вокруг

Чтобы помочь сотруднику чувствовать себя более комфортно в своей роли и в компании, попросите сотрудника потратить от 30 минут до часа, чтобы показать ему все вокруг и ответить на любые вопросы, которые у него могут возникнуть. Это отличный способ для нынешнего сотрудника познакомиться с новым сотрудником, а для сотрудника завести своего первого друга на работе. Новый сотрудник также может чувствовать себя менее пугающим, если сотрудник его ранга проводит с ним некоторое время, а не руководитель.

Предоставление подробных инструкций и образцов заполнения форм

Заполнение форм в первый день может вызвать стресс у новых сотрудников. Чтобы уменьшить этот стресс, предоставьте четкие инструкции о том, как заполнять эти формы. Вы также можете дать им образцы уже заполненных форм, на которые можно легко ссылаться. Подумайте о том, чтобы отправить новым сотрудникам их формы до их первого рабочего дня или скажите им, что они могут заполнить их дома. Это позволяет процессу ориентации нового сотрудника состоять из большего количества практических действий, а не из непрерывных документов.

Участвуйте в играх или тимбилдинге

Чтобы лучше приспособить сотрудника к должности и компании, найдите забавные способы представить его сотрудникам и ознакомить их с информацией о компании. Вы можете провести интерактивную викторину о политике или стандартах компании, чтобы помочь им лучше запомнить эти правила и положения. Первый день или два также могут состоять из упражнений по построению команды, чтобы помочь другим сотрудникам сблизиться с новым сотрудником. Это может заставить сотрудника чувствовать себя более расслабленным, комфортным и воодушевленным работой.