Преимущества управления контрактами (плюс лучшие стратегии)
Управление контрактами является важным процессом, который включает в себя создание, исполнение и сопровождение контрактов. В этой статье мы даем определение управлению контрактами и обсуждаем его преимущества и этапы, а также предлагаем стратегии успешного управления контрактами.
Подробнее: Типы контрактов на рабочем месте
Что такое контрактный менеджмент?
Контракт является юридически обязывающим документом, определяющим ответственность, обязательства и права двух или более сторон. Управление контрактами — это процесс обработки и выполнения обязательств по контракту для поставщиков, клиентов, сотрудников или других лиц. Некоторые повседневные примеры контрактов включают аренду квартир, трудоустройство и условия использования программного обеспечения.
Кто управляет контрактами?
Управление контрактами может быть составной частью любой отрасли. Ниже приведен список профессий, которые обычно работают с контрактами:
Юрист: Некоторые юристы могут специализироваться на договорном праве, что может дать им опыт составления контрактов.
Финансовый менеджер: Финансовый менеджер может управлять государственными контрактами или контрактами с поставщиками.
Менеджер по контрактам: многие компании нанимают менеджеров по контрактам, чтобы поддерживать контракты с поставщиками и сотрудниками.
Подробнее: Навыки финансового менеджера: определение и примеры
Преимущества контрактного управления
Вот некоторые из преимуществ управления контрактами для компаний:
Повышает эффективность
Менеджеры по контрактам могут использовать программное обеспечение и другие инструменты для автоматизации процесса управления контрактами. Программное обеспечение может уменьшить количество человеческих ошибок в процессе создания контракта. Это может помочь повысить эффективность бизнеса, позволяя сторонам тратить больше времени на оценку способности контракта соответствовать их ожиданиям.
Способствует лучшему функционированию бизнеса
Успешное управление контрактами может помочь компании работать лучше. Это может дать компаниям представление о том, как они могут заключать контракты для достижения лучших результатов в бизнесе. Эти идеи могут помочь компаниям найти способы сэкономить деньги.
Снижает риск
Управление контрактами может значительно снизить риск для бизнеса, юридически определяя ожидания и обязанности вовлеченных сторон. Это может дать компаниям больше власти в юридических спорах. Снижение рисков также может помочь компаниям более разумно расходовать свои деньги.
Помогает отслеживать поставщиков
Управление контрактами может помочь компаниям отслеживать соответствие и производительность своих поставщиков. Это может помочь компаниям наладить отношения со своими поставщиками, позволяя компаниям и поставщикам лучше сообщать о своих потребностях. Отслеживание поставщиков, таких как поставщики, также может помочь компаниям оценить риск поставщика.
Подробнее: Что такое управление поставщиками?
Обеспечивает соблюдение
Управление контрактами может обеспечить соблюдение договорных обязательств вовлеченными сторонами. Контракты могут предлагать явные ожидания и последствия, которые могут побудить людей соблюдать соглашения.
Этапы управления контрактом
Вот восемь этапов создания и управления контрактом:
1. Подготовка
Первым шагом к созданию контракта является управление первоначальными запросами сторон, на которые будет влиять контракт. Вот некоторые из компонентов, которые вы можете рассмотреть на этапе подготовки управления контрактами:
Цели: Стороны, которые будут нести обязательства по контракту, могут указать свои цели по контракту, что может помочь вам определить, что включить.
Ожидания: важно установить понимание ожиданий каждой стороны в отношении четкого общения при подготовке контракта.
Потребности: Каждая сторона может описать свои потребности из контракта. Это может помочь вам убедиться, что контракт будет эффективным.
Риски. Выявление рисков может помочь сторонам убедиться, что договор максимально снижает риски.
Например, если компания по аренде квартир хочет заключить соглашение с предприятием по чистке ковров на уборку квартир перед тем, как въедут новые жильцы, обе стороны могут изучить риски, связанные с договором, и обсудить свои ожидания и необходимость решить, заинтересованы ли они в этом. при заключении договора.
2. Проект
Как только стороны сообщат о своих потребностях на этапе подготовки, вы можете создать первоначальный проект контракта, отражающий их цели и учитывающий риски.
Например, если компания по аренде квартир хочет заключить договор с поставщиком услуг по чистке ковров, эксперт по управлению договорами может составить первоначальный договор. Этот проект предлагает двум компаниям возможность проверить, соответствует ли контракт их ожиданиям.
3. Переговоры
Стороны контракта могут использовать первоначальный проект в качестве отправной точки для обсуждения условий контракта.
Например, компания по чистке ковров может согласиться стать поставщиком компании по аренде квартир, если компания по аренде квартир сможет платить 60 долларов за обычную чистку ковров и 85 долларов за специальные услуги по уборке. Затем стороны могут определить, что может повлечь за собой плановая уборка и специальная уборка, и вести переговоры, пока они не договорятся об условиях. В этом сценарии лизинговая компания спрашивает, приемлемы ли ставки в размере 50 и 75 долларов за обычные и специальные услуги, и компания по чистке ковров соглашается.
Подробнее: 15 советов по заключению контракта
4. Утверждение
После согласования условий стороны договора могут подписать окончательный вариант договора и согласовать дату вступления договора в силу. Многие компании используют онлайн-инструменты авторизации контрактов, которые упрощают управление процессом утверждения контракта.
Например, если компания по аренде квартир и поставщик услуг по чистке ковров довольны согласованными ставками в обмен на услуги, они могут подписать контракт и договориться о начале своего партнерства в начале следующего месяца.
5. Исполнение
После того, как все заинтересованные стороны одобрят контракт, он может вступить в силу. Контракт может вступить в силу в согласованную дату или немедленно, в зависимости от типа контракта.
На примере договора между арендной компанией и компанией по чистке ковров чистильщики ковров начинают свои услуги компании по аренде квартир в начале месяца.
6. Управление обязательствами
После исполнения контракта менеджер по контрактам может начать контролировать соблюдение сторонами своих обязательств. Этот шаг в процессе может помочь всем участникам обеспечить сохранение стоимости контракта.
Например, через несколько месяцев у компании по аренде квартир возникают проблемы со сроками чистки ковров, поскольку лизинговая компания должна придерживаться строгого графика сдачи квартир для новых арендаторов. В этом случае может потребоваться пересмотр договора.
7. Изменения
Как только договор вступает в силу, вовлеченные стороны могут договориться о пересмотре по мере изменения обстоятельств.
В нашем примере поставщик услуг по чистке ковров и лизинговая компания договариваются о более конкретных условиях, касающихся сроков оказания услуг по уборке. Поставщик соглашается с тем, что, за исключением непредвиденных обстоятельств, его сотрудники по уборке не будут опаздывать на запланированную уборку более чем на 10 минут. Менеджер по контракту может пересмотреть контракт, чтобы отразить эти изменения.
8. Продление или прекращение действия
Когда срок действия контракта заканчивается, вовлеченные стороны могут продлить или расторгнуть контракт. Продление может повлечь за собой новый раунд переговоров. Расторжение формально завершает договор.
Например, договор между поставщиком услуг по чистке ковров и компанией по сдаче квартир в аренду после пересмотра был успешным. Стороны договариваются о начале переговоров о продлении контракта еще на год.
Стратегии управления контрактами
Вот несколько рекомендаций, которые помогут вам более эффективно управлять контрактами:
Стороны контракта на исследование
Проведение исследований сторон контракта, включая проверку биографических данных, может помочь вам убедиться, что физическое или юридическое лицо может законно заключить контракт. Вы можете обнаружить, что у стороны есть существующие обязательства, которые могут повлиять на любой контракт, который вы заключаете с ней.
Установление последствий нарушений или задержек
Другая стратегия улучшения управления контрактами включает в себя установление и информирование о последствиях нарушений или задержек контрактов. Это может помочь вам убедиться, что контракт выполняет свою ценность для вовлеченных сторон. Это также может способствовать соблюдению контракта.
Например, если контрактный редактор издательской компании постоянно срывает сроки, нанимающая компания может включить последствия этих задержек в контракт, например, более низкую заработную плату, чтобы возместить расходы, вызванные задержкой.
Определение жизненного цикла контрактов
Вы можете указать жизненный цикл контракта в соответствии с вашими потребностями. Например, если компания работает ежеквартально, можно указать, что срок действия новых контрактов истекает ежеквартально. Вы также можете указать информацию, которая может понадобиться для автоматического продления контракта.
Уточнить контакты
Коммуникация авторитета — еще одна стратегия, которая может помочь вам управлять контрактами с большей ясностью. Важно, чтобы все стороны, участвующие в контракте, знали о лицах, принимающих решения в процессе. Иногда совет директоров компании избирает представителя, который имеет право принимать решения в ходе переговоров по контракту.
Например, если продавцу необходимо получить окончательное одобрение более низких ставок от своего менеджера до того, как клиент подпишет контракт, продавец может сообщить об этом клиенту. Это может помочь клиенту понять, кто имеет право устанавливать цены на продукты.
Установить процесс проверки контракта
Предоставление процесса проверки контракта может помочь сторонам собрать информацию и подготовиться к проверке контракта. Заблаговременное планирование тем для обсуждения контракта может помочь компаниям лучше управлять своим временем.