Последующий обзор проекта: определение, советы и пример

29 марта 2022 г.

Управление проектом – это процесс планирования, мониторинга и надзора за проектом. Во время закрытия проекта менеджер проекта может использовать обзор после завершения проекта, чтобы оценить успехи команды и найти области для улучшения. Узнать больше об этом инструменте и увидеть его пример поможет вам пересмотреть свои будущие проекты, чтобы повысить эффективность на рабочем месте. В этой статье мы объясним, что такое постпроектный обзор, что он содержит и как вы можете подготовиться к следующему обзору.

Что такое постпроектный обзор?

Постпроектный обзор — важный инструмент, который менеджеры проектов могут использовать в конце проекта. После организации и реализации проекта менеджеры могут использовать обзор для анализа работы команды и внесения предложений по будущим проектам. В обзоре члены команды сравнивают запланированные результаты с фактическими результатами. Они могут использовать эту информацию для разработки следующих шагов и уточнения своей бизнес-стратегии.

Постпроектный обзор может помочь руководителям проектов следующими способами:

• Определите наиболее эффективные процессы: менеджеры проектов могут использовать процесс оценки, чтобы определить лучшие стратегии и процессы. Анализируя то, что сработало хорошо, они могут найти эффективные методы для будущих проектов.

• Найдите области для улучшения: анализируя сложные области и шаги, руководитель проекта может определить области для улучшения. Они могут использовать эти знания, чтобы давать рекомендации другим членам команды и дополнительным проектам.

• Определите индивидуальные сильные стороны и достижения: команды могут использовать обзор после завершения проекта, чтобы задокументировать свои успехи и достижения. Это может помочь руководителю проекта определить сильные стороны и отметить членов своей команды.

Советы по подготовке к обзору после проекта

При подготовке постпроектного обзора рассмотрите следующие советы:

Выберите фасилитатора

При подготовке обзора после проекта подумайте, кто будет собирать документы и руководить оценкой. Если вы руководитель проекта, вы можете выполнить это задание или выбрать фасилитатора извне проекта. Внешний фасилитатор может предоставить объективную обратную связь. Этот фасилитатор обычно кто-то из вашей компании, кто не работал над этим конкретным проектом. Например, менеджер проекта может создать пост-ревью для другой команды.

Создайте атмосферу доверия и прозрачности

При подготовке обзора после проекта важно получить честную и точную информацию от членов команды. Рассмотрите возможность объяснения процесса обзора членам вашей команды перед оценкой. Вы можете объяснить, как ваша команда будет использовать результаты для улучшения будущих проектов. Объясняя важность этого обзора, вы можете получить более подробные и честные отзывы.

Рассмотрите возможность проведения встречи после проекта

Закрытие проекта часто включает документ послепроектного обзора и встречу. Встреча может помочь членам команды обсудить проект и поделиться своими личными отзывами. Вы можете включить идеи встречи в окончательный обзор.

Элементы послепроектного обзора

Вы можете настроить элементы оценки в соответствии с потребностями вашей компании и проекта. Как правило, обзор проекта содержит следующую информацию:

Название проекта и резюме

В начале вашего обзора вы можете включить название проекта и резюме, обычно длиной от одного до трех абзацев. В резюме можно описать первоначальные цели и задачи проекта. Этот раздел помогает внешним членам команды, например коллегам из другой команды или проекта, понять предысторию вашего проекта и общую цель.

Члены команды

В следующем разделе вы можете указать имя, должность и контактную информацию для всех членов команды. Этот раздел может помочь вам легко найти членов команды, если у вас есть дополнительные вопросы или вы хотите отпраздновать определенный успех. Например, если вы хотите получить больше отзывов об определенной стратегии, вы можете использовать обзор после проекта, чтобы связаться со специалистами, которые выполнили эту задачу.

Этот раздел также может помочь вам завершить будущие проекты. Например, если вы управляете маркетинговым проектом и вам нужен сильный графический дизайнер, вы можете прочитать предыдущие обзоры после завершения проекта, чтобы узнать, кто успешно выполнил задачи дизайна в вашей организации. Вы можете попросить этого человека помочь с вашим проектом или ответить на конкретные вопросы о том, как он выполнил задание.

Ожидаемые результаты и фактические результаты

В этом разделе вы можете перечислить запланированные результаты или цели проекта и сравнить их с фактическими целями. Затем вы можете написать краткое резюме с подробным описанием сравнения. Например, если ваша команда планировала продать 100 единиц, это была запланированная цель. Если во время проекта вы продали 110 единиц, это фактический результат. Подводя итог, можно сказать, что команда выполнила или перевыполнила запланированную задачу.

Примечания к переходу

Раздел перехода описывает, как проект перешел к следующему этапу. В некоторых отраслях проекты переходят к другим командам и руководителям проектов. Например, в производственной компании проект может начинаться с исследовательской и конструкторской группы. Затем он может перейти в производственную команду, а затем в отдел маркетинга или дистрибуции.

В этом разделе можно кратко описать общий процесс перехода. Если переход прошел успешно, опишите, какие шаги вы предприняли, чтобы сделать этот процесс более эффективным. Если ваша команда столкнулась с какими-либо проблемами, объясните, что произошло и как вы планируете исправить это в будущих проектах. Это может помочь вам создать более эффективный переход в следующий раз.

Расходы по проекту

В этом разделе вы можете сравнить запланированные расходы с фактическими затратами по проекту. В начале проекта менеджеры часто детализируют ожидаемую стоимость различных задач проекта. Вы можете включить эту информацию и ввести фактические затраты. Вы также можете оставить раздел для любых комментариев.

Основные этапы проекта и график

Руководители проектов могут разделять проекты на разные вехи, чтобы отслеживать ход выполнения. В своем обзоре вы можете перечислить каждую запланированную веху и предполагаемую дату завершения. Затем вы можете добавить фактическую дату завершения. Вы также можете включить любые соответствующие комментарии или примечания. Это может помочь вам и вашим коллегам планировать будущие проекты и сроки.

Рекомендации

В этом важном разделе описываются рекомендации вашей команды для компании и будущих проектов. Чтобы написать этот раздел, подумайте, что получилось хорошо и как вы могли бы воссоздать это для будущих задач. Кроме того, подумайте, есть ли какие-либо области, которые вы хотели бы изменить для будущих проектов. Вы можете кратко перечислить эти рекомендации и пронумеровать их, чтобы их было легко читать.

Пример обзора после проекта

Вы можете использовать этот пример обзора в качестве руководства для вашего следующего проектного цикла:

Название проекта и резюме

Название проекта: Speed ​​Solutions: Microwave 2.0 Project

Резюме
Компания Speed ​​Solutions недавно завершила проект Microwave 2.0. Цель этого проекта состояла в том, чтобы разработать новый микроволновый прибор для добавления к нашей существующей линейке приборов. Мы хотели, чтобы новый дизайн был на 20 % более энергоэффективным и на 10 % более быстрым при разогреве пищи.

С помощью этого нового продукта мы надеемся расширить нашу клиентскую базу, а также поощрить существующих клиентов обновить свое текущее устройство.

Члены команды

Следующие члены команды работали над проектом Microwave 2.0:

• Лора Хауэлл | Менеджер проекта | Lora.howell@email.com

• Шон Джордж | Менеджер по дизайну | shaun.george@email.com

• Колин Рейнольдс | Инженер-конструктор| colin.reynolds@email.com

• Юстина Брюэр | Ассистент дизайнера | justina.brewer@email.com

• Лоуренс Ховард | Научный сотрудник | lawrence.howard@email.com

• Виола Хейл | Инженер-материаловед | viola.hale@email.com

• Бетани Крейгстон| Техник-технолог| bethany.craigston@email.com

Ожидаемые результаты и фактические результаты

В этом разделе подробно описаны запланированные и фактические цели, указанные в плане проекта:

Цель 1

• План: изучить энергоэффективные методы повышения энергоэффективности на 10 %.

• Результат: Изучил 6 разных методов и нашел один, повышающий энергоэффективность на 12%.

• Резюме: Команда превысила первоначальную цель.

Цель 2

• План: создать два успешных прототипа для пользовательского тестирования.

• Результат: Создано два рабочих прототипа.

• Резюме: Команда выполнила эту задачу.

Задача 3

• План: провести три испытания прототипа с потребителями.

• Результат: Проведено пять испытаний прототипа, доработка конструкции после третьего испытания.

• Резюме: Команда выполнила эту задачу.

В целом, команда выполнила свои три приоритетные задачи, что сделало проект успешным.

Примечания к переходу

Команда успешно разработала эффективное устройство и передала проект производственным и маркетинговым группам для производства и рекламы. Чтобы помочь этому процессу, мы организовали еженедельные встречи с другими командами, чтобы информировать их о текущем прогрессе. Это помогло им узнать о дизайне продукта и важных изменениях в модели.

Расходы

Задача: Исследования и разработки
Бюджетная стоимость: 10 000 долларов США
Фактическая стоимость: 8000 долларов.

Задача: Первоначальная сборка прототипа
Бюджетная стоимость: 15 000 долларов США.
Фактическая стоимость: 14 000 долларов США.

Задача: Первичное пользовательское тестирование
Бюджетная стоимость: 12 000 долларов США.
Фактическая стоимость: 13 000 долларов США.

Задача: Доработка дизайна и дополнительное тестирование
Бюджетная стоимость: 5000 долларов США
Фактическая стоимость: 6000 долларов.

Общая бюджетная стоимость: 42 000 долларов США.
Общая фактическая стоимость: 41 000 долларов США.

Комментарии: В целом команда завершила проект, оставаясь в рамках бюджета на 1000 долларов. Этапы испытаний и доработки дизайна немного превысили бюджет. Для будущих проектов может быть полезно выделить больше средств на эти этапы, чтобы обеспечить эффективный дизайн.

Основные этапы проекта и график

Задача: Исследования и разработки
Первоначальное расписание: 5 марта 2021 г.
Фактическая дата завершения: 1 марта 2021 г.

Задача: Первоначальная сборка прототипа
Первоначальное расписание: 10 апреля 2021 г.
Фактическая дата завершения: 4 апреля 2021 г.

Задача: Первичное пользовательское тестирование
Начальное расписание: 30 апреля 2021 г.
Фактическая дата завершения: 28 апреля 2021 г.

Задача: Доработка дизайна и дополнительное тестирование
Первоначальное расписание: 10 мая 2021 г.
Фактическая дата завершения: 15 мая 2021 г.

Задача: Закрытие проекта и оценка
Начальное расписание: 15 июня 2021 г.
Фактическая дата завершения: В процессе

Комментарии: В настоящее время команда завершает выполнение задач по закрытию проекта и совещаний по оценке. В настоящее время проект реализуется в соответствии с ожидаемым графиком.

Рекомендации

Вот наши рекомендации, основанные на этом проекте:

Рекомендация 1
Подумайте о том, чтобы провести тестирование прототипа на ранней стадии и оставить больше времени для проверки и уточнения дизайна на основе результатов тестирования.

Рекомендация 2
Продолжайте еженедельно встречаться с другими проектными группами, такими как производство и производство, на протяжении всего жизненного цикла проекта. Это помогает обеспечить эффективный переход проекта к новым командам.

Рекомендация 3
Скорректируйте будущие бюджеты, чтобы запланировать дополнительные пользовательские тесты после улучшения дизайна и прототипа.