Полное руководство по внутренней и внешней коммуникации

3 апреля 2022 г.

Организации полагаются на эффективную коммуникацию для повышения производительности, улучшения соответствия и продвижения на своем рынке или в своем секторе. Внешняя и внутренняя коммуникация представляют собой различные способы, которыми профессионалы обмениваются информацией внутри и за пределами своих компаний. Если вы хотите лучше понять или улучшить коммуникацию в своей организации, полезно узнать больше о внешней и внутренней коммуникации. В этой статье мы объясним, что такое внутренняя и внешняя коммуникация, сравним их, ответим на распространенные вопросы по коммуникации и дадим полезные советы по улучшению ваших коммуникативных навыков.

Что такое внутренняя коммуникация?

Внутренняя коммуникация — это поток информации посредством разговоров, обмена сообщениями и других методов между членами команды внутри организации. Это может включать корпоративную электронную почту, встречи и разговоры между двумя или более сотрудниками. Цель внутренней коммуникации — обеспечить понимание членами организации предстоящих целей, стандартных операций и изменений в процедурах. Внутренняя коммуникация может включать обмен информацией между руководителями и от руководителей к менеджерам, информацией, которой обмениваются внутри команд, и информацией, передаваемой между коллегами.

Что такое внешнее общение?

Внешняя коммуникация — это информация, которой сотрудники компании делятся и обмениваются с теми, кто за ее пределами. Это могут быть пресс-релизы, рекламные ролики, публичные объявления об акциях или холдингах, а также сообщения в социальных сетях. Целью внешней коммуникации является создание публичного имиджа для клиентов, деловых партнеров и населения в целом. Внешняя коммуникация может включать маркетинг, формальные отчеты для заинтересованных сторон, переговоры с поставщиками и поставщиками, а также информацию, которой организация делится с внешними подрядчиками.

Внутренняя и внешняя коммуникация

Внутренняя и внешняя коммуникация обычно работает вместе внутри компаний для создания каналов обмена информацией и информирования сотрудников и клиентов о политике компании и брендинге. Вот некоторые различия между внутренней и внешней коммуникацией:

Частота

Частота общения относится к тому, как часто люди обмениваются информацией. Внутреннее общение жизненно важно для успешной работы компании или организации, и во многих компаниях это происходит ежедневно. Внутреннее общение обычно происходит часто и органично из-за его характера, но руководители могут также проводить ежедневные встречи или проверки, чтобы облегчить его. Внешняя коммуникация часто происходит реже и зависит от маркетинговых решений и изменений в успехе компании.

Формальность

Поскольку внешняя коммуникация предназначена для представления имиджа компании потребителям и заинтересованным сторонам, она обычно имеет более высокий уровень формальности, чем внутренняя коммуникация. Насколько формальным является внутреннее общение, может зависеть от того, какие члены команды обмениваются информацией. Например, если менеджер по маркетингу делится информацией с руководителем, они с большей вероятностью будут использовать формальный язык. Два специалиста по маркетингу, общаясь друг с другом, могут использовать более неформальный язык.

Метод

Каналы обмена информацией — еще один способ, которым различаются внутренняя и внешняя коммуникация. В зависимости от компании, внутренняя коммуникация может опираться на множество различных методов для правильного функционирования. Например, команда, работающая полностью лично, может полагаться на ежедневные встречи и тесное общение в офисе для обмена информацией. Команды с удаленными работниками могут использовать видеочат, обмен сообщениями и электронную почту, чтобы гарантировать, что информация доходит до соответствующей аудитории.

Внешняя коммуникация часто использует иные методы, чем внутренняя. Есть некоторые общие методы, такие как электронная почта, но внешнее общение может использовать больше методов, которые охватывают более широкую аудиторию. Это могут быть сообщения в социальных сетях, публичные объявления и официальные отчеты. Для маркетинга это могут быть такие методы, как печатная реклама, реклама на телевидении или реклама в социальных сетях.

Цель

Цель каждого вида связи отличается. Хотя внутренняя и внешняя коммуникация может работать вместе, чтобы гарантировать, что все люди, связанные с компанией, получают правильную информацию, их конкретные цели различны. Функции внутренней коммуникации для обмена конкретной и более личной информацией между сотрудниками и руководителями. Внутренняя связь предоставляет членам команды информацию, такую ​​​​как обновления заработной платы, изменения в правилах безопасности и изменениях в операциях. Он также может информировать членов команды о целях компании, успехах и стратегиях улучшения.

Внешняя коммуникация предназначена для создания и представления имиджа организации тем, кто за ее пределами. Это могут быть продавцы, инвесторы, подрядчики и потребители. Из-за этого основной целью внешней коммуникации является форматирование и представление информации таким образом, чтобы это положительно отражалось на компании. Когда внешняя коммуникация работает правильно, заинтересованные стороны чувствуют уверенность в своих инвестициях, а потребители проявляют интерес к продуктам или услугам и имеют высокое мнение об организации.

Часто задаваемые вопросы о внутренней и внешней коммуникации

Если вы являетесь менеджером или руководителем в организации, дополнительные сведения о различных типах общения помогут вам лучше информировать свою команду и представлять бизнес. Вот ответы на некоторые распространенные вопросы о внутренней и внешней коммуникации:

Как взаимодействуют внутренние и внешние коммуникации?

Внутренние и внешние коммуникации функционируют вместе, чтобы создать двусторонний поток информации внутри компании и из нее. Профессионалы могут использовать внутреннюю и внешнюю коммуникацию, чтобы определить свою аудиторию и выбрать подходящие сообщения. Компании часто общаются с акционерами не так, как с клиентами, меняя язык и подход. Это показывает разницу между внутренней и внешней коммуникацией, но компании также понимают, что важно создать последовательный бренд и представлять его во всех каналах коммуникации.

Что такое поток общения?

Коммуникационный поток — это система в организации или компании, которая диктует, как перемещается информация. Это может включать в себя конкретные инструкции для членов команды о том, кому сообщать, когда они узнают информацию, или кому сообщать об изменениях политики или новых целях. Например, информация течет вверх внутри компании, когда у члена команды появляется идея или он узнает что-то новое и сообщает об этом своему руководителю. Информация течет вниз внутри компании, когда менеджер или руководитель группы информирует группу о новом клиенте, методе или процедуре.

Существуют ли различные типы внутренней коммуникации?

Существуют различные классификации внутренней коммуникации, которые позволяют различать потоки информации внутри компании. Вот некоторые из различных типов внутренних коммуникаций:

• Вертикальная: вертикальная коммуникация внутри организации относится к информации, которой обмениваются менеджеры и члены команды. Информация может течь как вверх, так и вниз в рамках вертикальной коммуникации.

• Горизонтальный: этот тип связи относится к тому, когда люди обмениваются информацией в отделе или подразделении. Горизонтальное общение обычно происходит между членами команды, занимающими примерно одинаковое положение в иерархии компании.

• Диагональная: межфункциональная коммуникация или диагональная коммуникация — это тип обмена информацией между людьми на разных уровнях управления и в разных отделах, которые общаются друг с другом. Например, бухгалтер может общаться со специалистом по маркетингу, а продавец может связываться с операционным менеджером.

Советы по улучшению коммуникативных навыков

Вот несколько полезных советов, которые помогут улучшить ваши коммуникативные навыки:

• Научитесь использовать коммуникативные технологии. Один из способов улучшить свои коммуникативные навыки — научиться владеть различными типами коммуникационных технологий. Это может включать видеозвонки, общение в чате и обмен сообщениями, а также максимально эффективное использование электронной почты.

• Сосредоточьтесь на языке тела и слушании. При личном общении важно научиться использовать позитивный язык тела и активно слушать. Активное слушание — это активный способ обратить внимание на кого-то, когда вы показываете, что слушаете, делаете заметки или запоминаете информацию.

• Практика использования различных выражений лица. Если вам трудно общаться с другими, подумайте о том, чтобы оценить свой язык тела и выражение лица. Если вы научитесь улыбаться во время разговора с кем-то, это поможет вам казаться более дружелюбным и доступным.

• Спросите коллег об обратной связи. Чтобы узнать больше о том, как вы общаетесь и что вы можете улучшить, попросите своих друзей или коллег поделиться мнением о вашем стиле общения. Для получения конкретной обратной связи вы можете попросить оценить ваш язык тела, слушание или артикуляцию.