Полное руководство по управлению реализацией преимуществ

3 апреля 2022 г.

Для профессионалов важно понимать, как их работа и их команда способствуют достижению бизнес-целей компании высокого уровня. Управление реализацией выгод — это метод, который измеряет ценность проектов и программ. Понимание деталей процесса управления реализацией выгод может помочь вам обеспечить актуальность и успех любых предлагаемых проектов. В этой статье мы объясним, что такое управление реализацией выгод, обсудим этапы этого процесса и предложим некоторые способы визуализации управления реализацией выгод.

Что такое управление реализацией выгод?

Управление реализацией выгод — это процесс, который организации используют для измерения ценности предлагаемых проектов и программ. Этот метод помогает компаниям управлять тем, как они инвестируют время и ресурсы для внесения желаемых изменений и достижения полезных результатов. Он часто включает идентификацию, определение, планирование, отслеживание и реализацию преимуществ для бизнеса. Применительно к конкретному проекту управление реализацией выгод включает в себя инициирование, организацию, выполнение, контроль и поддержку изменений в компании с помощью стратегий управления для реализации заранее определенных выгод проекта.

Этапы управления реализацией выгод

Вот три этапа управления реализацией выгод:

1. Определите преимущества

Первый этап управления реализацией выгод включает определение ожидаемых выгод в начале проекта или программы. Рассмотрите возможность совместной работы с вашей командой, чтобы определить ценность, которую вы ожидаете получить от конкретной инициативы. Это может помочь вам определить, достижим ли предлагаемый проект и могут ли его результаты принести пользу более крупным целям организации. Затем вы можете передать свои прогнозы заинтересованным сторонам проекта, чтобы убедиться, что его предполагаемые результаты соответствуют целям и миссии бизнеса.

При определении преимуществ предлагаемого проекта вы можете задать себе и своей команде следующие вопросы:

• Можем ли мы явно определить преимущества?

• Знаем ли мы, как измерить выгоды?

• Когда мы сможем предоставить преимущества?

• Совпадают ли желаемые результаты проекта со стратегическими целями бизнеса?

2. Воспользуйтесь преимуществами

После определения преимуществ проекта вы можете перейти к следующему этапу, который фокусируется на реализации преимуществ. Это включает в себя установление практики и выполнение каждой задачи для достижения ожидаемых результатов. Рассмотрите возможность использования методов управления, чтобы свести к минимуму риски будущих выгод и максимизировать возможность получения дополнительных выгод. Важнейшей частью этого этапа является разработка плана реализации преимуществ, который часто включает:

• Список желаемых результатов проекта

• Необходимые изменения для достижения результатов проекта

• Ключевые показатели эффективности для измерения прогресса

• Роли и обязанности, необходимые для достижения преимуществ

• Коммуникационная стратегия для информирования заинтересованных сторон о прогрессе

• Методы обнаружения возможностей для получения новых выгод

Выполняя преимущества проекта, вы можете рассмотреть ряд вопросов, которые помогут вам определить завершение этого этапа. Например, вы можете спросить себя, четко ли вы сообщили о преимуществах заинтересованным сторонам проекта. Вы также можете рассмотреть вопрос о том, понимает ли команда проекта, как результаты влияют на преимущества для бизнеса. Еще один важный вопрос, над которым следует подумать, заключается в том, отвечает ли кто-то за изменение преимуществ проекта, чтобы отразить текущую информацию об изменяющихся условиях ведения бизнеса.

3. Поддерживайте преимущества

Заключительный этап управления реализацией выгод включает в себя сохранение выгод. Этот шаг направлен на обеспечение того, чтобы результаты проекта или программы продолжали приносить пользу компании. Вы можете выполнить этот шаг, оценив эффективность результатов проекта. Рассмотрите возможность совместной работы с вашей командой, чтобы определить области улучшения для будущих проектов. При завершении последнего этапа управления реализацией выгод вы можете рассмотреть следующие вопросы:

• Предоставляете ли вы преимущества в рамках предложенного графика?

• Оптимизировала ли ваша команда преимущества, чтобы полностью раскрыть их потенциал?

• Одобрили ли заинтересованные стороны проекта выгоды?

• Передала ли ваша команда результаты и возможности проекта владельцам бизнеса?

• Кто-то отвечает за измерение реализованных выгод по сравнению с бизнес-планами?

Почему компании используют управление реализацией выгод?

Компании используют управление реализацией выгод по разным причинам. Этот процесс предлагает необходимую основу для упрощения выполнения проекта и обеспечения того, чтобы каждая задача приводила к измеримой ценности в рамках управляемого графика. Использование управления реализацией преимуществ может помочь организации избежать серьезных задержек в сроках проекта и предотвратить любые существенные ошибки. Он служит способом объединения планирования и реализации стратегии, обеспечивая выполнение наиболее ценных инициатив. Эта практика может помочь бизнесу достичь результатов, которые продолжают приносить пользу его работе после завершения проекта.

Способы визуализации управления реализацией выгод

Ниже приведены несколько методов, которые помогут вам визуализировать управление реализацией выгод:

Карта зависимостей преимуществ

Карта зависимостей преимуществ показывает, как проект соотносится со стратегическими целями бизнеса. Он включает в себя пять разделов, каждый из которых служит своей цели. Вот разделы, которые вы можете включить в карту зависимостей преимуществ:

• Цель: В этом разделе описывается измеримая конечная цель проекта, которая поддерживает миссию организации.

• Конечная выгода. В разделе «Окончательная выгода» обсуждаются причины, по которым заинтересованная сторона может инвестировать в проект, и результаты, которые они хотят получить.

• Промежуточные преимущества: в этом разделе вы можете рассказать о преимуществах, которые способствуют достижению конечной цели проекта.

• Бизнес-изменения/результаты: этот элемент относится к изменениям, необходимым для осуществления проекта, или к результатам проекта, которые могут помочь вам в достижении более крупных целей компании.

• Активатор: Раздел активатора карты зависимостей преимуществ включает описание систем или процессов, которые позволяют команде реализовать преимущества проекта.

Преимущества сети зависимостей

Подобно карте зависимости от преимуществ, сеть зависимости от преимуществ фокусируется на получении максимальной отдачи от цифровых инвестиций. Этот метод включает шесть разделов, которые помогут вам визуализировать ваши стратегии управления реализацией преимуществ. Вот разделы, которые вы можете включить в сеть зависимостей преимуществ:

• Бизнес-драйверы: это относится к бизнес-драйверам высокого уровня для изменений.

• Цели: Включите несколько предложений в свою сеть зависимостей преимуществ, которые определяют направленность проекта.

• Ожидаемые преимущества: В этом разделе описываются преимущества внедрения организационных изменений для отдельных лиц, групп людей или всей компании.

• Включение изменений: этот раздел можно использовать для обсуждения изменений, необходимых для достижения целей проекта.

• Поддержание изменений: этот элемент часто включает объяснение изменений, необходимых для поддержания организационных изменений.

• Средства обеспечения ИС/ИТ. Этот раздел относится к любым информационным системам или технологиям, необходимым для поддержки организационных изменений и достижения результатов проекта.

Цепочка результатов

Цепочка результатов — еще один способ визуализировать план реализации преимуществ. Цепочка результатов проще двух последних вариантов, так как состоит всего из четырех компонентов. Вот четыре элемента, которые вы можете включить в цепочку результатов:

• Результат: описывает результаты, которых вы надеетесь достичь с помощью своего проекта.

• Инициатива. В разделе «Инициатива» обсуждаются любые действия и виды деятельности, способствующие достижению результатов проекта. Вы также можете включить описание любых необходимых изменений или инвестиций.

• Вклад: Этот раздел предназначен для расширения элемента инициативы, объясняя, как инициатива способствует достижению результатов проекта с измеримыми описаниями.

• Предположение. Последний раздел цепочки результатов описывает элементы, которые, как вы предполагаете, произойдут или которые у вас будут в наличии, чтобы вы могли достичь желаемых результатов проекта.