Полное руководство по учету статей расходов: определение, преимущества и примеры

Тщательная и точная финансовая отчетность имеет решающее значение для долгосрочного успеха организации. Понимание финансового состояния компании может помочь руководителям принимать мудрые решения и эффективно планировать будущее. Использование простых организованных методов бухгалтерского учета может помочь сэкономить время и энергию при просмотре отчетов. В этой статье мы обсудим, что такое постатейный учет, что включать в постатейный учет, над и под постатейными статьями, а также пример постатейного учета на практике.

Что такое постатейный учет?

Постатейный учет — это метод бухгалтерского учета, который разделяет каждую категорию доходов и расходов на отдельные области или строки в балансовом отчете. Каждая строка представляет отдельный тип дохода, расхода, актива, обязательства или собственного капитала, который может повлиять на стоимость счета.

Под каждой строкой вы также можете добавить множество подстрок, чтобы еще больше разграничить заработанные деньги и деньги, потраченные отдельным лицом или компанией. Например, в строке административных расходов вы можете включить такие подстроки, как канцелярские товары, заработная плата и телекоммуникации.

Отличия постатейного учета от других методов учета

Постатейный учет также называют системой учета с единой записью. Другим основным видом бухгалтерского учета является бухгалтерский учет с двойной записью. Учет отдельных позиций включает в себя отслеживание транзакций с одной записью в балансе или выписке. Бухгалтеры или владельцы рассчитывают прибыли и убытки с помощью одной системы, чтобы получить итоговую прибыль или чистую прибыль.

Система двойной записи требует две записи для каждой транзакции: дебет и кредит. Это отдельные счета, которые помогают обеспечить баланс бухгалтерских книг компании в конце отчетного периода.

Постатейный учет отличается от учета с двойной записью следующими способами:

• Размер бизнеса: часто малые предприятия используют постатейный учет, потому что их финансы менее сложны, а более крупные предприятия используют системы двойной записи.

• Требования к программному обеспечению: многие бухгалтеры могут вести учет отдельных статей без сложных программ. Для систем двойной записи часто требуется специальное бухгалтерское программное обеспечение.

• Стоимость: Учет отдельных позиций может быть дешевле, поскольку владельцы бизнеса могут самостоятельно завершить эту систему, не нанимая дополнительный персонал.

Каковы преимущества постатейного учета?

Использование постатейного учета помогает организовать доходы и расходы. Бухгалтеры используют этот метод, чтобы представить более точное и подробное представление о финансах предприятия. Разделение категорий более четкое и тщательное. Разбивка затрат и доходов может помочь владельцам, заинтересованным сторонам и потенциальным инвесторам проанализировать состояние организации и спланировать будущее.

Другие преимущества включают в себя:

• Простота использования. Использование позиций и подстрок помогает читателям быстро найти интересующую их область и увидеть характер расходов в каждой категории. Это позволяет финансовым специалистам и руководителям легко сравнивать и вычислять цифры из предыдущих отчетов.

• Прогнозирование. Учет отдельных статей дает четко сегментированную картину распределения денег, которую финансовые специалисты и руководители могут использовать для прогнозирования доходов и расходов на следующий квартал или год.

Что следует включить в постатейный учет?

Вы должны включить все соответствующие категории доходов и расходов в постатейный учет. Эти элементы будут варьироваться в зависимости от характера вашего бизнеса, но учет отдельных статей часто включает такие категории, как:

• Доход от продаж: Доход от продаж — это сумма денег, которую бизнес зарабатывает на своих продажах.

• Валовой доход: Валовой доход — это общая сумма денег, которую бизнес зарабатывает из всех источников до вычетов.

• Коммерческие, общие и административные (SG&A) расходы: коммерческие и административные расходы, связанные с бизнес-операциями, такие как расходные материалы, производственные расходы и расходы на оборудование.

• Амортизационные расходы: Амортизационные расходы – это сумма амортизации, рассчитанная для долгосрочного актива за каждый отчетный период.

• Процентные расходы: Процентные расходы относятся к процентам по кредитам, связанным с бизнесом.

• Налоговые расходы: сумма, которую компания платит в виде государственных и федеральных налогов.

• Активы: Предметы, которые приносят деньги в бизнес, включая наличные деньги, расходы предоплаты, дебиторскую задолженность и товарно-материальные запасы.

• Обязательства: статьи, которые забирают деньги из бизнеса, включая кредиторскую задолженность, предоплату клиентов, кредиты и другие расходы.

• Акционерный капитал: Акционерный капитал может включать акции, ценные бумаги и другие элементы капитала.

Под этими позициями вы можете добавить соответствующие подстроки для учета всех транзакций за определенный период времени, например квартал или год. Эти цифры, а также любые другие соответствующие доходы и расходы, относящиеся к вашей организации, позволяют вам определить чистую прибыль, которую часто называют «результатом», поскольку она обычно отображается в последней строке баланса вашей компании.

Что выше линии?

«Выше черты» относится к любому доходу и доходу, относящемуся к обычной повседневной деятельности компании. Эти операции происходят регулярно и связаны с основными функциями бизнеса. Бухгалтеры учитывают дополнительные статьи при расчете прибыли и убытков за определенный период времени.

Некоторые финансовые специалисты также используют термин «над чертой» для обозначения валовой прибыли организации. Они рассчитывают валовую прибыль, вычитая стоимость проданных товаров (COGS) или типичные ежедневные операционные расходы из доходов.

Цифры над чертой являются важными инструментами для руководителей организации и заинтересованных сторон, поскольку они создают будущие бюджеты.

Что ниже линии?

«Под чертой» относится к статьям в выписке, которые не относятся к типичным операциям компании. Статьи ниже строки могут быть необычными или неожиданными расходами или доходами, которые происходят в течение определенного отчетного периода. Бухгалтеры не включают эти статьи при расчете общих прибылей и убытков за период времени, в котором они произошли. Статьи ниже строки отображаются отдельно или ниже нижней строки от валовой или чистой прибыли.

Отличие этих статей от обычных доходов и расходов важно для предоставления собственникам, инвесторам и регулирующим органам наиболее точного представления о финансовом положении организации. Добавление больших расходов к отчетному периоду может сделать компанию менее финансово стабильной, тогда как значительное увеличение доходов может исказить успех компании.

Как правило, вы можете классифицировать транзакции как подстрочные, если они соответствуют следующим критериям:

• Расход или доход связан с чрезвычайным или необычным событием, не связанным с основной функцией компании.

• Пункт может повлиять на финансовый имидж компании в положительную или отрицательную сторону.

Пример учета отдельных позиций

Рассмотрим маркетинговую фирму, которая готовит годовой отчет. Компания заключила новые контракты на 800 000 долларов и продлила контракты с существующими клиентами на 2,5 миллиона долларов. Компания также провела региональную конференцию по маркетингу и заработала 200 000 долларов на продаже билетов.

Обычные операционные расходы компании составляют 1 245 000 долларов США, включая заработную плату, канцелярские товары, уборку и техническое обслуживание помещений, аренду и коммунальные услуги. Помимо операционных расходов, компания ежегодно платит 60 000 долларов налогов.

Вот пример использования учета по статьям для отслеживания доходов и расходов маркетинговой фирмы за год. Каждая категория имеет отдельную строку, которая далее сегментирована на подстроки. Чистая прибыль или чистая прибыль рассчитывается путем вычитания всех расходов из общего валового дохода:

Доход от продаж: 3 300 000 долларов США.

• Новые контракты: $800 000

• Продленные контракты: 2 500 000 долларов США

Прочие доходы: $200 000

Общий валовой доход: 3 500 000 долларов США.

Коммерческие, общие и административные (SG&A) расходы: 1 245 000 долларов США.

• Коммерческие расходы, не связанные с заработной платой: 300 000 долларов США.

• Расходы на заработную плату при продажах: $600 000

• Административные расходы: 225 000 долларов США.

• Арендная плата и коммунальные услуги: $75 000

• Расходы по контрактам с поставщиками: 45 000 долларов США.

Налоговые расходы: $60 000

• Корпоративный налог: 34 000 долларов США.

• Государственный налог: 20 000 долларов США.

• Прочие налоги: 6000 долларов США.

Годовая чистая прибыль: 2 195 000 долларов США.