Полное руководство по руководствам по процедурам (с советами)
По мере роста вашей компании становится все более важным иметь четко установленные процедуры, руководящие принципы и правила. Создание подробного руководства по политике и процедурам может помочь вам управлять своими сотрудниками, оптимизировать процессы и масштабировать свой бизнес. В этой статье мы объясняем, что такое руководство по процедурам, подробно описываем различные элементы, которые вы должны включить в него, перечисляем шаги, которые необходимо предпринять при создании политик, и исследуем преимущества хорошо разработанного руководства по процедурам.
Что такое методическое руководство?
Руководство по процедурам, также известное как руководство по политике и процедурам, представляет собой ресурс для сотрудников, который устанавливает руководящие принципы и протоколы для всех основных принципов, действий и решений отдела или организации. Он может обрисовать в общих чертах процедуры и ожидания в отношении таких вещей, как дресс-код, методы найма и даже начисление заработной платы. Создав руководство по процедурам с четкими и описательными политиками и стандартами, вы можете повысить эффективность, результативность и коммуникацию вашей организации.
Чтобы создавать более доступные руководства по процедурам, многие организации начали использовать облачные системы, онлайн-ресурсы или программное обеспечение для управления знаниями. Эти системы облегчают доступ сотрудников и организации к обновлению руководств по процедурам. Кроме того, они позволяют организациям предоставлять ссылки на соответствующие ресурсы.
Элементы руководства по процедурам
Руководства по процедурам могут различаться в зависимости от отрасли и организации, но обычно в них рассматривается несколько ключевых элементов, таких как:
Организационная культура
Процедуры трудоустройства
Выплаты работникам
Политика работы на дому
Коммуникационная политика
Инструкции по рабочему месту
Порядок оплаты
Кодекс поведения сотрудников
Протоколы использования технологий
Как написать инструкцию по процедуре
Вы можете выполнить следующие простые шаги, чтобы создать подробное руководство по процедурам для вашей организации:
Создайте заголовок. Название вашего руководства по процедурам должно быть четким и кратким, чтобы оно было доступным и понятным для людей с любым уровнем чтения.
Предоставьте введение. Ваше введение должно ориентировать читателя, создавая обзор информации, представленной в руководстве.
Объясните назначение политик и процедур. Предоставление читателям обоснования политики может помочь им понять ее важность и инвестировать в ее поддержку. Политика может существовать по ряду причин, таких как предотвращение конфликта, выполнение нормативных обязательств или соблюдение требований законодательства.
Опишите условия каждой политики. Условия для процедуры или политики включают такие сведения, как основная аудитория, а также любые исключения, ожидания или ограничения, относящиеся к политике или к тому, как вы должны ее применять. В большинстве случаев это самая важная и подробная часть руководства по процедуре.
Установите объем руководства по процедурам. Руководство по политике и процедурам может содержать политики, относящиеся только к определенным отделам или ролям. Вот почему важно, чтобы вы определили стороны, к которым относится политика, и конкретные должности или группы, на которые она не распространяется.
Делегируйте обязанности. Хотя информация в руководстве по процедурам может быть полезна для широкого круга сотрудников, должны быть определенные роли, группы или отделы, отвечающие за поддержание каждой политики. Вы должны включить раздел, в котором перечислены роли, отвечающие за реализацию процедуры или политики.
Детализируйте шаги каждой процедуры. Чтобы убедиться, что сотрудники понимают, как реализовать политику или процедуру, вы должны включить процедурные шаги, которые объясняют, как заполнять описанные протоколы.
Укажите соответствующие ссылки. Если для процедуры или политики могут быть полезны дополнительные справочные материалы, вам следует создать раздел, в котором они упоминаются. Это может включать другие соответствующие политики, руководства, формы, процедуры или нормативные документы.
Включите ресурсы для получения дополнительной информации и помощи. Раздел помощи предоставляет сотрудникам утвержденные ресурсы, где они могут получить разъяснения, ответы на вопросы или помощь в выполнении определенной процедуры. Включите таблицу со списком источников, таких как номера телефонов, документация, формы или доступ к программам обучения.
Преимущества наличия руководств по процедурам
Наличие руководства по процедурам предлагает широкий спектр преимуществ для ваших сотрудников и организации, например:
Устанавливает четкие ожидания: руководство по процедурам отводит определенное место для ценностей, миссии, стандартов и целей организации. Он четко определяет ожидания сотрудников в отношении их производительности и поведения, и он легко доступен, поэтому сотрудники могут вернуться к нему, когда у них возникнет вопрос.
Повышает общую производительность: поскольку хорошо разработанное руководство по процедурам может быть авторитетным ресурсом для сотрудников, который дает ответы на распространенные вопросы, оно может фактически помочь сотрудникам следовать бизнес-правилам и ускорить процесс принятия решений.
Улучшает внутреннюю коммуникацию: руководства по процедурам устанавливают основные деловые операции организации, включая способы коммуникации. В результате это может снизить вероятность дезинформации или пробелов в процессе коммуникации.
Сокращает время обучения сотрудников: руководство по политике и процедурам может быть прекрасным инструментом при обучении новых сотрудников или переподготовке существующих сотрудников. Поскольку вы уже разработали материалы, описательные и подробные инструкции по процедурам могут упростить процесс адаптации, сократив усилия и время, необходимые для обучения сотрудников.
Обеспечивает соответствие компании: когда организация постоянно пересматривает и обновляет свое руководство по процедурам, это может помочь компании выполнить требования соответствия с правительством. Например, когда компания четко определяет политику безопасности и гигиены труда на рабочем месте, это позволяет сотрудникам выполнять юридические обязательства и поддерживать безопасную рабочую среду.
Советы по созданию эффективного руководства по процедурам
Примите во внимание следующие советы, прежде чем приступить к работе над руководством по процедурам для вашей организации:
Составьте список своих целей и приоритетов. Создание руководства по процедурам требует времени, но вы можете помочь упростить процесс, составив список процедур и политик, которые вы хотите включить, а затем решив, каким из них следует отдать приоритет. Начните с самых важных, а именно с любых политик, предусмотренных федеральными законами или законами штата. Во многих случаях это заранее написанные политики, которые можно легко включить в руководство по политике и процедурам.
Решите, какие политики нуждаются в подробных инструкциях. Определение того, какие процедуры требуют подробного описания, может помочь вам более эффективно планировать свои задачи.
Создайте логический порядок. Убедитесь, что ваше руководство по процедурам организовано логично, в первую очередь обращаясь к более широким вопросам. Например, многие организации сначала включают в себя введение в ценности и цели компании, а затем излагают политику приемлемости для трудоустройства и процедуры найма.
Чаще обновляйте руководство. Руководство по процедурам — это важный документ компании, который вы должны постоянно пересматривать и пересматривать. Вы можете добавлять поправки, удалять определенные детали и полностью изменять политики или процедуры.