Полное руководство по обзору проектов

Наличие процесса обзора проекта может помочь компании оптимизировать передовой опыт и отслеживать различные аспекты проекта, которые можно было бы улучшить. Понимание компонентов обзора проекта и способов его организации может помочь вам или вашей компании в этом процессе. В этой статье мы рассмотрим, что такое обзор проекта, почему он важен для отслеживания успеха бизнеса, каковы его характеристики и как его проводить.

Что такое обзор проекта?

Обзор проекта — это процесс, который бизнес использует для оценки успеха конкретного проекта и принятия решения о том, следует ли ему продолжать получать ресурсы. Обзор проекта может означать как встречу с командой проекта для оценки статуса текущего проекта, так и обзор в конце проекта. Компания использует обзоры проектов, чтобы отслеживать определенные показатели и убедиться, что проект дает желаемые результаты.

Группа по анализу проекта стремится провести реалистичный расчет прогресса и проанализировать потенциальные области роста или улучшения. Обзор проекта может быть полезен, даже если проект был успешным, поскольку он может помочь определить инструменты и методы, которые привели к его эффективности. Команда может задокументировать эти методы для использования в будущих проектах.

Кто проводит обзоры проектов?

Группа проверки проекта проводит проверки проекта и встречается с проектными группами для анализа, обсуждения и оценки успеха проекта. Группа проверки может оценить проект на основе нескольких критериев, включая достигнутые бизнес-цели, удовлетворенность клиентов и соблюдение установленных процессов и стратегий компании. Группа проверки читает документацию команды проекта, чтобы убедиться, что она соответствует планам и целям проекта.

Группа по анализу проекта может состоять из следующих ролей:

• Руководитель обзора проекта: Руководитель обзора проекта проводит и содействует обзору, проводит оценку рисков в отношении областей, в которых проект может выиграть от улучшения, и анализирует документы проекта.

• Аналитик по обеспечению качества: Аналитик по обеспечению качества помогает руководителю обзора проекта с анализом и сравнением стратегии и стандартов проекта.

• Регистратор: Регистратор делает записи на протяжении всего процесса рецензирования. Аналитик по обеспечению качества может занимать эту должность, или регистратор может работать в тесном контакте с аналитиком по обеспечению качества.

В процессе проверки группа проверки встречается с командой проекта, в которую могут входить:

• Менеджер проекта. Менеджер проекта следит за тем, чтобы необходимые результаты были доступны группе проверки, чтобы они были организованы и легко доступны. Они также являются представителями проектной группы и напрямую общаются с группой проверки.

• Координатор тестирования. Координатор тестирования является представителем вопросов тестирования проекта в процессе проверки.

• Другие ключевые участники: Другие ключевые члены проектной группы обсуждают дополнительные процессы с группой проверки, в том числе оценивают, назначили ли они нужных людей для проекта и работал ли проект так, как ожидалось.

Почему обзор проекта важен?

Анализ проекта является важным аспектом проекта в целом и помогает определить, стоит ли продолжение работы над ним затраченных времени и ресурсов. Это также может быть полезно для оценки того, дает ли проект желаемые результаты для бизнеса, и дает компании ценную возможность получить отзывы о траектории и успехе проекта. Поскольку происходит постоянное развитие, процесс обзора проекта может помочь поддерживать наиболее эффективные и продуктивные методы работы над проектом.

Предприятия могут использовать знания, полученные в результате этих обзоров, для будущего планирования проектов и управления ими, экономя время, энергию и деньги проектной группы. Положительный вклад группы проверки также может поощрять и мотивировать сотрудников проектной группы. Группа проверки может захотеть сообщить команде проекта, что их тяжелая работа оказывает положительное влияние на их проект и компанию.

Характеристики обзора проекта

Характеристики обзора проекта включают цель обзора, группу рецензентов, место и продолжительность. Существуют различные причины, по которым компания проводит обзор проекта, и рецензенты могут быть заинтересованы в оценке одного или нескольких конкретных аспектов проекта.

Потенциальные области оценки включают:

• Выполнение бизнес-целей

• Соблюдение руководящих принципов управления проектами и общего стратегического метода

• Отслеживание финансов, в том числе бюджета, прогнозируемых доходов и льгот

Руководитель обзора проекта может организовать эти характеристики в повестку дня, чтобы поделиться с заинтересованными сторонами и членами проектной группы. Обзоры проектов ориентированы на цели, включая оценку прямых и второстепенных целей. Прямые цели отслеживают, соответствует ли проект своей явной цели. Второстепенные цели включают анализ более тонких аспектов успеха проекта, включая процессы управления проектом, сильные стороны проекта и области, которые можно было бы улучшить. Второстепенные цели также касаются того, как проект может способствовать профессиональному успеху и продвижению тех, кто в нем участвует.

Как провести обзор проекта&

Наличие плана процесса может обеспечить тщательный и эффективный анализ проекта. Выполнение следующих шагов может помочь вам провести обзор проекта для вашей компании или бизнеса:

1. Установите роли рецензентов

Четкое определение ролей и обязанностей для обзоров до начала процесса обзора может помочь гарантировать, что все участники понимают свои роли и что команда отчитывается за все результаты до начала своего исследования. Распределение ролей и обязанностей между членами команды позволяет всем оставаться сосредоточенными и четкими, принимая во внимание все аспекты процесса проверки.

2. Установите правила обратной связи

Четкий порядок обратной связи помогает упростить общение между группой проверки и командой проекта, обеспечивая успешное сотрудничество на протяжении всего процесса проверки. Заинтересованные стороны проекта, вероятно, захотят принять участие в процессе проверки, поэтому у вас также могут быть рекомендации по обратной связи для их мнений. Поскольку в процессе рецензирования участвуют несколько человек, важно расставить приоритеты в отношении того, сколько раз проект будет подвергаться рецензированию и корректировкам.

3. Решите, что будет оценивать группа проверки

Прежде чем приступить к обзору, группа по анализу может определить свои цели и выделить конкретные области, которые они хотят оценить. Это может помочь гарантировать, что рецензенты оптимизируют свою работу и по-прежнему будут сосредоточены на удовлетворении конкретных потребностей проекта. После того как группа проверки определила свои цели, важно сообщить об этом руководителю проекта, чтобы все участники поняли цель проверки проекта.

4. Начните проверку

На этапе инициации группа проверки создает набор материалов, иногда называемый входным пакетом, который информирует проектную группу о процессе проверки и о том, какую документацию группа проверки может потребовать от руководителя проекта. Руководитель обзора проекта может создать набор вопросов для обзора и повестку дня. Менеджер проекта может встретиться с другими членами проектной группы, чтобы подготовиться к обзору и обсудить предстоящий процесс.

5. Исследования

На этом этапе группа по анализу полностью оценивает проект. Группа проверки может сравнить результаты проекта с существующими стандартами проекта компании. Члены группы проверки могут также проводить неформальные интервью один на один с членами проектной группы, включая руководителей группы, координаторов тестирования, планировщика группы и других участников. Из этих интервью аналитик QA объединяет записи, чтобы создать краткий список предварительных выводов команды. В зависимости от размера команды и сложности проекта процесс проверки может длиться от одного до двух дней.

6. Отчитайтесь перед командой проекта

Группа проверки собирает результаты анализа документов, индивидуальных интервью и дополнительных материалов исследования и сообщает о своих выводах команде проекта и заинтересованным сторонам. Сообщая о статусе проекта, группа проверки может по своему выбору кодировать свои результаты в соответствии с зеленым, желтым и красным цветами:

• Зеленый: если они помечают проект как зеленый, никаких действий не требуется, и они, скорее всего, сообщат сводку своих выводов.

• Желтый: если проект имеет желтый код, группа проверки может запросить повторную встречу или проверку в течение месяца, чтобы продолжить отслеживать ход проекта.

• Красный: проект «находящийся под угрозой» — это проект, который группа проверки помечает красным кодом, что указывает на то, что группа проекта может рассмотреть возможность внесения корректировок и улучшений в область проекта, которую проверили рецензенты, и группа проверки примет меры в течение в месяц для контроля за ходом проекта.