Полное руководство по автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) — это установка программного обеспечения, роботов или машин для выполнения задач. Это может помочь бизнесу повысить производительность, поддержать инновации сотрудников, повысить удовлетворенность клиентов и расширить операции. Если вы являетесь бизнес-лидером, рассмотрите возможность автоматизации процессов, чтобы повысить эффективность вашего продукта или услуги. В этой статье мы обсудим BPA и его преимущества, как определить процессы для автоматизации, способы использования автоматизации процессов и некоторые советы по ее использованию.

Что такое автоматизация бизнес-процессов?

BPA, иногда называемый роботизированной автоматизацией процессов (RPA), представляет собой практику использования таких технологий, как компьютерное программное обеспечение или роботизированные механизмы, отвечающие за выполнение заданий. Это может устранить необходимость ручных усилий людей для выполнения определенных задач, повышая эффективность и уменьшая количество ошибок. Программное обеспечение для автоматизации может многократно и последовательно выполнять рутинные процессы. Он может следовать программам или наборам правил и шагов для выполнения таких действий, как нажатия клавиш, навигация по системам и понимание экранов. Это может помочь предприятиям в следующих видах деятельности:

• Сбор, анализ и передача информации

• Обработка транзакций через приложения

• Редактирование и обновление данных

• Выполнение действий в других цифровых системах и программном обеспечении

Некоторые предприятия могут сочетать BPA с когнитивными технологиями, такими как искусственный интеллект, для автоматизации более сложных задач, которые обычно требуют человеческого восприятия и суждений. Технологии программирования с такими возможностями, как машинное обучение, распознавание речи и обработка естественного языка, позволяют им выполнять следующие действия:

• Распознавать и интерпретировать символы и изображения

• Читать, понимать и создавать текст и документы

• Участвуйте в беседах с клиентами

• Используйте данные для принятия сложных обоснованных решений

Преимущества автоматизации процессов

Автоматизация процессов может сэкономить время и деньги организации, предоставляя ей свободу создавать новые идеи и оптимизировать свои продукты и услуги. Вот некоторые другие преимущества автоматизации процессов:

• Увеличьте скорость: технологии могут выполнять задачи быстрее, так как им не нужно делать перерывы. Они также могут немедленно направлять информацию нужному человеку в нужное время, что делает деловую переписку более эффективной.

• Сведите к минимуму ошибки: программам автоматизации может быть проще выполнять большое количество задач без ошибок. Они также обычно могут выполнять инструкции более комплексно и последовательно, чем люди.

• Повышение прозрачности: поскольку автоматизированные процессы являются цифровыми, они могут отслеживать каждую деталь действий и сохранять эту информацию в цифровом репозитории. Это может позволить всем заинтересованным сторонам, включая руководителей, сотрудников и даже аудиторов, контролировать точные процессы бизнеса.

• Поддерживайте производительность сотрудников: программное обеспечение для автоматизации может выполнять утомительные задачи, освобождая сотрудников для работы над важной, стратегической работой и повышая общую производительность команды. У сотрудников может быть больше времени для выполнения действий, требующих творчества и сотрудничества, таких как обслуживание клиентов и решение особых вопросов.

• Справляться с резкими скачками рабочей нагрузки: программное обеспечение для автоматизации может справляться с резкими скачками рабочей нагрузки из-за непредвиденных событий, позволяя бизнесу быть более восприимчивым и гибким. Хотя нанять больше сотрудников за короткое время может быть сложно, технологии автоматизации обычно могут быстро и легко справиться с огромным ростом спроса.

• Поддерживайте согласованность: хотя люди могут выполнять задачи по-разному, программное обеспечение для автоматизации обычно может выполнять действия одним и тем же образом большое количество раз. Бизнес может использовать программное обеспечение для автоматизации, чтобы постоянно удовлетворять потребности клиентов, укреплять доверие своей клиентской базы и повышать лояльность.

Определение процессов для автоматизации

Могут быть определенные процессы, которые бизнес может автоматизировать, чтобы ускорить свою работу. Вот характеристики процесса, автоматизация которого может быть выгодна для компании:

• Требуется последовательность: процесс должен быть одинаковым, каждый раз и в разных командах.

• Должен быть свободен от ошибок: важно, чтобы процесс был точным и безошибочным.

• Зависит от правил: существует определенный набор правил или указаний о том, как завершить процесс.

• Требует усилий нескольких человек: процесс требует работы многих членов команды.

• Должен выполняться в большом объеме: сотрудники обычно выполняют процесс в большом объеме, например, несколько раз в день.

• Чувствителен ко времени: процесс имеет крайние сроки и сроки выполнения.

• Финансовый: Аудиторы и другие заинтересованные стороны смотрят на этот процесс, чтобы оценить финансовую историю организации.

Способы использования автоматизации процессов

Автоматизация процессов может быть особенно полезной для компаний, предоставляющих финансовые услуги, поскольку программное обеспечение может помочь им выполнять расчеты и решать финансовые задачи. Однако автоматизация процессов может помочь предприятиям и в других отраслях, таких как здравоохранение, розничная торговля, управление персоналом, правительство, производство, юриспруденция и информационные технологии. Вот шесть способов, которыми бизнес может использовать BPA для улучшения своей деятельности:

1. Человеческие ресурсы

Задачи управления персоналом, такие как адаптация, могут быть намного быстрее и проще, если они выполняются автоматически. BPA может помочь компании быстро нанять много новых сотрудников, если ей необходимо расширить свои возможности обслуживания. Автоматический процесс адаптации обычно включает в себя электронные формы для заполнения сотрудниками, на которых они могут размещать свои электронные подписи. Затем программное обеспечение для автоматизации может отправлять эти формы и другие важные адаптационные документы в соответствующие отделы, предлагать программы онлайн-обучения новым сотрудникам и помогать им настраивать системы прямого перечисления заработной платы.

Программное обеспечение для автоматизации может даже отвечать на вопросы сотрудников без участия менеджера. Это может позволить сотрудникам делать и получать запросы на отпуск и отслеживать свое время и посещаемость. Это может облегчить HR-специалистам контроль за действиями своих сотрудников, особенно если у них большой штат сотрудников.

2. Финансовые задачи

Программное обеспечение BPA может помочь компаниям систематизировать финансовую информацию, такую ​​как кредиторская задолженность. Вместо того, чтобы пытаться отслеживать бумажные счета и копии и доставлять их вручную, компания может отправлять поставщикам электронные формы и направлять цифровые счета в соответствующие места. Это также может позволить членам команды быстро отслеживать и находить расходы и другие финансовые данные. Упрощение и ускорение процесса оплаты может повысить удовлетворенность как поставщиков, так и сотрудников.

3. Поддержка клиентов

Поддержка клиентов или служба поддержки — один из самых популярных способов использования BPA в компаниях. Роботы могут быть очень полезны при ответах на распространенные вопросы клиентов, например о часах работы или о том, как выполнять действия в приложении. Они могут даже обрабатывать отказы клиентов и возвращать средства, а также рекомендовать клиентам другие ресурсы. BPA может помочь бизнесу обрабатывать большое количество запросов клиентов и помогать клиентам как можно быстрее.

4. Аудиты

Программное обеспечение BPA может быть очень полезным для бизнеса при подготовке к аудиту. Это связано с тем, что это позволяет компании отслеживать финансовую информацию, легко извлекать ее и включать в аудиторские документы. Некоторое программное обеспечение BPA может даже выполнять анализ и составлять отчеты, которые могут помочь аудитору получить четкое представление о финансовой истории и результатах бизнеса. Автоматизация может сделать процесс аудита быстрым и точным.

5. Защита данных

Автоматическое резервное копирование данных может помочь защитить данные, такие как аналитика клиентов, от потери. Это также может помочь предприятиям манипулировать и восстанавливать данные, чтобы использовать их для операций. Программное обеспечение BPA часто позволяет компаниям хранить данные в центральной базе данных и, таким образом, получать к ним доступ с любого устройства и из любого места.

6. Ежедневные операции

BPA может помочь с конкретными задачами и повседневными операциями бизнеса. Например, он может отправлять уведомления или напоминания по электронной почте сотрудникам и клиентам, способствовать запуску продуктов и обрабатывать заказы на продажу. Это также может помочь компании автоматически рекламировать свои продукты и услуги.

Советы по автоматизации процессов

При надлежащем планировании и достаточном количестве ресурсов компания может внедрить BPA для лучшего достижения своих целей. Вот несколько советов по автоматизации процессов для вашего бизнеса:

• Управляйте своими ожиданиями: вместо того, чтобы сразу полностью автоматизировать процессы, подумайте о том, чтобы начать с малого и увеличивать автоматизацию в течение достаточного периода времени. Это может помочь вам решить потенциальные проблемы в программном обеспечении для автоматизации и обучить сотрудников изменениям, которые могут произойти с ним.

• Подумайте о финансовых последствиях: хотя автоматизация процессов может снизить затраты и повысить окупаемость инвестиций в долгосрочной перспективе, иногда это может потребовать значительных первоначальных затрат. Учитывайте это и другие финансовые последствия при планировании автоматизации процессов, чтобы убедиться, что это отличное решение для вашего бизнеса.

• Поддержите своих клиентов: подумайте о своей клиентской базе и их потребностях, прежде чем внедрять автоматизацию процессов. Например, в то время как автоматизированный робот, который помогает с проблемами обслуживания клиентов, может повысить эффективность бизнеса, некоторые клиенты могут захотеть работать с человеком вместо того, чтобы решать свои проблемы.

• Поддержите своих сотрудников: поскольку автоматизация процессов может привести к значительным изменениям, обязательно поддерживайте своих сотрудников на протяжении всего процесса. Работайте с отделом кадров, чтобы скорректировать методы обучения и предоставить ресурсы, чтобы помочь сотрудникам понять свои должностные обязанности.

• Создайте мощную команду. Создание команды, отвечающей за автоматизацию процессов, может помочь успешному изменению. Это также может включать в себя наем группы информационных технологий, чтобы помочь установить автоматизацию процессов и устранить любые возникающие проблемы.

• Планируйте препятствия: ожидание препятствий или ошибок может помочь вам подготовиться к ним и преодолеть их, если они произойдут. Например, хорошей идеей может быть резервное копирование информации и установка систем безопасности для защиты данных в случае технологического сбоя.

• Отслеживайте результаты: отслеживайте результаты автоматизации процессов, чтобы увидеть ее влияние на ваш бизнес. Наблюдение за результатами также может помочь вам скорректировать процессы по мере необходимости, чтобы поддержать заинтересованные стороны и добиться успеха.