Полное руководство: что такое командная отчетность? (с советами)

8 апреля 2022 г.

Командная отчетность — это ценный способ отслеживать прогресс сотрудников, которыми вы управляете. Информация, которую вы получаете из этих отчетов, может помочь вам внести изменения для повышения эффективности и производительности вашей команды. Если вы являетесь менеджером или руководителем группы, может быть полезно вести групповую отчетность, чтобы вы могли помочь членам вашей команды работать лучше. В этой статье мы обсудим, что такое групповые отчеты, объяснив, почему они важны, перечислим общие черты отчета о производительности команды и предоставим советы по эффективному созданию командного отчета.

Что такое командная отчетность?

Командная отчетность — это когда менеджер или руководитель группы отслеживает сотрудников, которыми они управляют, и работу, которую они выполняют. С помощью отчетов вы можете увидеть, насколько хорошо работает каждый член команды. Основываясь на информации, которую вы найдете, вы можете помочь каждому члену команды улучшить свои способности. Например, если в вашем отчете показано, что один сотрудник иногда опаздывает со своими задачами, вы можете использовать эту информацию, чтобы помочь ему приходить вовремя. По сути, групповые отчеты предоставляют вам важную информацию о вашей группе. Вы можете использовать эти отчеты для повышения общей производительности вашей команды.

Командные отчеты ценны, потому что вы можете узнать о своей группе и ее привычках. Если у вас есть вопросы или опасения по поводу того, как работает ваша команда, вы можете использовать групповые отчеты, чтобы подтвердить или опровергнуть свои показы. После внесения изменений в свою группу вы можете использовать отчеты команды, чтобы проверить, положительно ли влияют внесенные вами изменения на производительность группы. Это полезный способ обеспечить подотчетность и помочь ее улучшить.

В чем важность командной отчетности?

Командная отчетность важна, потому что она повышает общую эффективность команды. Независимо от того, используете ли вы программное обеспечение или создаете свои собственные отчеты, групповые отчеты предоставляют вам ценную информацию, которая может помочь вам и другим членам команды лучше выполнять свою работу. Например, вы можете использовать групповые отчеты, чтобы определить области улучшения в вашей команде. Затем вы можете расставить приоритеты для этих задач и целей, чтобы улучшить работу вашей команды.

Кроме того, групповые отчеты также могут сэкономить ваше время. Если у вас назначена встреча с одним из людей, которыми вы управляете, вы можете использовать отчет для получения информации вместо того, чтобы просматривать несколько электронных писем и документов в поисках доказательств. Отчеты обобщают производительность сотрудника, облегчая вам анализ. Наряду с экономией времени это позволяет улучшить общение в вашей команде. Вы можете показать членам вашей команды их отчеты, которые вы можете использовать в качестве темы для обсуждения во время вашей следующей индивидуальной встречи.

Особенности отчета о работе команды

Отчет об эффективности команды имеет несколько особенностей, в том числе:

Пользователи

Независимо от того, как вы создаете отчет о производительности своей команды, пользователи являются одним из наиболее важных компонентов этого документа. Пользователи — это работодатели, о которых вы сообщаете. Например, если вы управляете командой из пяти человек, вы должны включить этих сотрудников в свой документ. Некоторые программы для составления отчетов позволяют добавлять в программу пользователей. Если вы создаете свой собственный документ, убедитесь, что вы добавили в отчет всех членов вашей команды.

Задачи

При создании отчетов о производительности вашей команды перечислите задачи каждого пользователя. Это может включать любые их ежедневные или еженедельные обязанности. Запись обязанностей членов вашей команды может помочь вам отслеживать их обязанности, что поможет им работать более эффективно. Хотя вам не нужно включать все задачи, которые выполняет каждый участник, попробуйте добавить несколько наиболее важных обязанностей каждого участника.

Цели

Еще одной важной особенностью отчета об эффективности команды являются любые цели, которые есть у вас или у членов вашей команды. Будь то групповая цель или индивидуальная цель, может быть полезно записать эти цели. Таким образом, вы можете просмотреть их, читая еженедельный или ежемесячный отчет команды. Это позволит вам отслеживать каждую цель и убедиться, что члены вашей команды их достигают.

Графики

Графики или диаграммы предоставляют вам данные, основанные на том, как работает ваша команда. Наличие визуальных элементов позволяет легко анализировать данные, а не просматривать информацию вручную. Вы можете использовать эти графики, чтобы показать членам вашей команды, что нужно улучшить. Некоторые программы создают графики из наборов данных, или вы можете использовать текстовый процессор для создания графика.

Советы

Вот несколько советов, которым вы можете следовать, чтобы делать командные отчеты;

Используйте программное обеспечение

Хотя вы можете создавать командные отчеты вручную, может быть полезно использовать программное обеспечение. Создание отчета с помощью программы может быть проще, быстрее и точнее. Программы могут анализировать ваши данные и создавать на их основе отчет, что может сэкономить вам время.

Сделайте привычки

Когда вы создаете групповые отчеты, важно сформировать привычки, которые помогут вам оставаться последовательными в своих отчетах. Это делает ваши данные точными, поскольку вы постоянно обновляете свою информацию. Также важно, чтобы каждый член команды сделал отчетность привычкой. Если они не забудут отслеживать свои собственные задачи и их прогресс, это может помочь упростить запись прогресса каждого сотрудника.

Дать обратную связь

После того, как вы проанализируете отчеты своей команды, вы можете начать предоставлять членам команды обратную связь. Хотя основная цель командных отчетов состоит в том, чтобы вы могли отслеживать прогресс своей команды, конструктивная обратная связь может улучшить общую производительность каждого сотрудника. Если они знают, как улучшить себя, они могут предпринять необходимые шаги для самосовершенствования. Убедитесь, что вы используете информацию, которую вы получаете из каждого отчета, чтобы направлять членов вашей команды и давать им обратную связь.

Регулярно встречайтесь с членами команды

Командные отчеты содержат ценную информацию о производительности каждого члена команды. Вы можете использовать эти данные во время встречи с членами вашей команды. Например, если в отчете показано, что одному члену команды не помешало бы улучшение, вы можете запланировать встречу с ним, чтобы обсудить это. Вы также можете использовать эту информацию, чтобы встретиться со своими руководителями, чтобы обсудить свой прогресс в качестве руководителя группы.