Подсчет циклов и подсчет физических запасов: определения и ключевые различия

Поддержание точной инвентаризации имеет решающее значение для успеха любого бизнеса, и в соответствии с правилами IRS и общепринятыми принципами бухгалтерского учета бизнес должен периодически проводить инвентаризацию. Две стратегии, которые помогают компаниям достичь этого, — это подсчет циклов и физическая инвентаризация. Знание того, какой из них является лучшим вариантом для вас, важно для поддержания точной информации о запасах. В этой статье мы определяем, что представляют собой эти параметры, и ключевое различие между подсчетом циклов и физическими запасами.

Что такое количество циклов?

Подсчет циклов — это процесс аудита запасов, который является частью управления запасами. В этом процессе вы непрерывно подсчитываете образцы в течение определенного периода времени. Вы устанавливаете частоту, с которой вы хотите подсчитывать товары на вашем складе. Это избавляет от необходимости считать все сразу, что может занять много времени. Некоторые компании могут пересчитывать одни и те же предметы несколько раз, чтобы увидеть, получают ли разные люди одинаковые результаты. Этот шаг имеет решающее значение, так как он может помочь выявить и исправить любую ошибку метода подсчета.

Чтобы обеспечить надежность подсчета циклов, некоторые компании работают с внутренними или внешними аудиторами, которые постоянно наблюдают и рекомендуют изменения в различных методах подсчета. Они могут попросить вашу команду использовать их в разное время во время проверки инвентаризации, чтобы определить, какой из них более надежен. Как только один метод оказывается точным, они рекомендуют его и в дальнейшем следят за тем, чтобы ваша команда использовала его повсюду. Ниже приведены методы подсчета циклов, обычно используемые при аудите запасов:

• Контрольная группа: в этом методе особое внимание уделяется подсчету небольшой выборки несколько раз в течение определенного периода времени. Многократное повторение подсчета облегчает выявление ошибок и исправление их до тех пор, пока подсчет не станет точным.

• Случайная выборка: как следует из названия, вы случайным образом выбираете предметы, которые считаете. Например, если на складе много товаров, группа по подсчету каждый день решает, какие товары считать.

• ABC-анализ: этот метод отдает приоритет подсчету предметов, представляющих наибольшую ценность на складе. В качестве основы используется метод принципа Парето с упором на подсчет доли от общего числа элементов (20%).

• Гибридный подсчет: некоторые компании комбинируют разные методы для удовлетворения своих потребностей. При гибридном подходе большинство комбинируют ABC-анализ с любым другим методом для подсчета различных предметов за указанный период.

Что такое физическая инвентаризация?

Подсчет физических запасов включает в себя подробный подсчет всех предметов на вашем складе, складе и в других местах. Вы устанавливаете определенные дни для проведения комплексного подсчета, чтобы гарантировать, что то, что у вас есть на полках, соответствует точной цифре, отображаемой вашей системой управления запасами. Поскольку физические подсчеты занимают много времени, лучше всего проводить их один раз в год. Они могут помочь в соблюдении правил финансового учета или налогового законодательства.

Даже когда в бизнесе используются технологии сканирования запасов или радиочастотные метки, подсчет физических запасов часто нарушает обычный график бизнеса. Это может привести к тому, что некоторые предприятия приостановят некоторые операции, такие как получение и отгрузка, до завершения процесса. Независимо от того, есть ли у вас небольшой или большой инвентарь, эти шаги помогут обеспечить успех вашей физической инвентаризации:

• Определите конкретные даты и уведомите об этом всех сотрудников.

• Персонал подбора делает подсчет и записывает количество.

• Разбейте процесс подсчета на разные этапы или категории.

• Назначьте разных людей этим фазам или категориям.

• Мотивируйте своих сотрудников пересчитывать как можно больше товаров до установленного срока.

• Запишите, перепроверьте и просмотрите на предмет расхождений.

Счетчик циклов и физический счет

Хотя оба метода улучшают управление запасами, между ними есть заметные различия, которые существенно влияют на ежедневные складские операции, в том числе:

Планирование

Циклический подсчет может происходить каждый день, если в компании есть специальная команда для подсчета товаров на складе и в складских помещениях. Это также может происходить в определенные дни недели. Независимо от того, как вы решите его реализовать, подсчет циклов происходит неоднократно. Чтобы подсчет циклов был успешным, компании обязуются выполнять его в соответствии с запланированными графиками. С другой стороны, физический подсчет проводится один раз в год и может нарушить обычную деловую операцию во время ее выполнения.

Количество предметов

Циклический подсчет дает предприятиям возможность подсчитывать различные предметы в разное время. Вы можете выбрать свою выборку случайным образом или иметь особый способ определения того, что считать. Вы считаете все предметы сразу во время физического подсчета. Процесс заканчивается после подсчета всех элементов.

Уровень нарушения

Реализация подсчета циклов в большинстве случаев напоминает другие обычные бизнес-операции. Иногда вы можете не замечать его влияния на повседневные бизнес-операции, поскольку он редко вызывает сбои. Вы замечаете, что это происходит, только когда видите, как члены вашей команды ведут подсчет. Когда выполняется физический подсчет, некоторые операции, вероятно, останавливаются. Физический подсчет требует больших затрат труда и времени, и если у вас есть персонал, некоторые операции, такие как отправка и получение, могут замедлиться. Некоторые компании нанимают временных сотрудников, чтобы обеспечить полную работоспособность своего бизнеса во время инвентаризации.

Уровень гибкости

Подсчет циклов дает компаниям гибкость в подходе к проверке запасов по-разному. Например, они могут вести подсчет по категориям, количеству или стоимости, например, сосредоточив внимание на предметах, представляющих наибольшую ценность в доме. При физическом подсчете, хотя вы можете начать с сосредоточения внимания на конкретных элементах, вам все равно придется считать все в течение указанного периода.

Типы компаний

Подсчет циклов отдает предпочтение крупным компаниям с огромными товарно-материальными запасами, а не мелким. Поскольку у них может не быть времени для проведения физической инвентаризации, им выгодно постоянно проводить циклическую инвентаризацию. Малые предприятия с меньшими запасами могут счесть более удобным проводить ежегодную физическую инвентаризацию, чем тратить больше времени на циклическую инвентаризацию. Поскольку инвентаризация может соответствовать правилам IRS и общепринятым принципам бухгалтерского учета, вы можете обнаружить, что компании с большими запасами создают время для их завершения.