Планы управления изменениями: подробное руководство

9 ноября 2021 г.

Создание плана управления изменениями может помочь вашей организации быстро и эффективно проводить различные изменения. Независимо от сферы деятельности компании, реализация плана управления изменениями может оказать прямое влияние на ее способность адаптироваться к новым ситуациям.

Составление и реализация плана управления изменениями — ценный навык, но он требует знаний и исследований. В этой статье мы обсудим, что такое план управления изменениями, почему важно его иметь, как его разработать, а также приведем примеры успешных планов управления изменениями.

Что такое план управления изменениями?

План управления изменениями — это письменная последовательность действий, которую организация должна выполнить, чтобы гарантировать, что любые изменения, через которые проходит компания, окажут минимальное влияние на бизнес, его клиентов, сотрудников и основные заинтересованные стороны. Его обычно реализует команда управления изменениями, и это наиболее необходимо, когда в бизнесе происходят серьезные и сложные изменения в стратегии, которые требуют тщательного анализа и комплексного подхода для обеспечения как можно меньшего нарушения.

Как работают планы управления изменениями?

Планы управления изменениями обычно создаются после крупной инициативы или нового проекта, за который берется компания. Обычно он состоит из списка шагов, призванных помочь всем участникам выполнить и усвоить изменение как можно быстрее и естественнее. Планы управления изменениями обычно реализуются в три этапа:

• Подготовка к изменению: проанализируйте, какая стратегия будет правильной после того, как изменение будет реализовано.

• Управление изменениями: интегрируйте новые методы в общую стратегию.

• Усиление изменений: закрепите изменения с помощью различных механизмов анализа и соблюдения требований.

Зачем нужен план управления изменениями?

Основные преимущества, которые план управления изменениями может принести организации:

• Он тщательно анализирует, почему необходимы изменения и какое влияние они могут оказать.

• Он количественно определяет и управляет различными затратами, связанными с изменением, и гарантирует, что бюджет организации готов к корректировке.

• Правильно определив все необходимые шаги и действия, он сокращает время, необходимое для внедрения изменений.

• Он включает в себя коммуникационную стратегию, которая информирует все вовлеченные стороны, такие как сотрудники, клиенты и заинтересованные стороны, о предстоящих изменениях, помогая им понять и поддержать процесс изменений.

• Это способствует внутреннему сотрудничеству, поскольку все знают, что им нужно сделать, чтобы быстро и эффективно внедрить изменения.

• Это обеспечивает максимально эффективную работу бизнеса во время фактического изменения, поддерживая производительность на оптимальном уровне.

• Это уменьшает любые страхи и сомнения относительно благополучия организации после внедрения изменений.

• Он управляет любым риском, связанным с изменением.

• Это снижает вероятность того, что изменение не будет иметь ожидаемых положительных последствий, эффективно реагируя на любую потенциальную проблему.

Из чего состоит план управления изменениями?

Основными элементами плана управления изменениями являются:

Его основные цели

Основным элементом плана управления изменениями является список всех целей, которые он должен достичь. Две основные цели обычно заключаются в том, чтобы повысить осведомленность об изменениях во всей организации и помочь персоналу, ответственному за внедрение изменений. Выполнение этих двух целей можно оценить с помощью поддающегося количественной оценке набора ключевых показателей эффективности как во время, так и после внедрения изменений.

Коммуникация с заинтересованными сторонами

Персонал, которому необходимо внедрить и усвоить предстоящее изменение, должен быть должным образом проинформирован о причинах изменения и положительном влиянии, которое оно должно оказать на организацию. Надлежащее общение включает в себя принятие к сведению любой озабоченности сотрудников и предоставление ответов на любые вопросы, касающиеся изменений.

Обучение персонала

План управления изменениями также должен включать конкретные инструкции о том, что членам команды необходимо адаптировать к изменениям, и учебные материалы, которые помогут им в этом.

Управление сопротивлением

Наконец, в плане управления изменениями должен быть предусмотрен план смягчения любого сопротивления со стороны сотрудников, затронутых изменением.

Как разработать план управления изменениями

Шаги, которые необходимо предпринять для разработки плана управления изменениями:

1. Четко сформулируйте цели, которых хотите достичь

Первым шагом в создании плана управления изменениями является определение его целей. Далее его можно разделить на три этапа:

• Проанализируйте и поймите изменения и их последствия.

• Опишите, как сотрудники узнают об изменениях и как они их принимают.

• Установите ключевые показатели эффективности с четкими показателями, которые анализируют эффективность плана.

2. Создайте команду изменений

После четкого определения целей следующим шагом является определение персонала и ресурсов, необходимых для реализации изменений. После получения полной поддержки основных заинтересованных сторон организации, таких как генеральный директор или совет директоров, вам необходимо создать рабочую группу для организации и реализации плана управления изменениями, объяснить его остальным сотрудникам и ответить на любые возникающие вопросы и возражения. Целевая группа также отвечает за определение и обеспечение необходимых ресурсов для реализации плана.

3. Создайте фактический план

Любой план управления изменениями требует четкой дорожной карты, определяющей весь процесс. Его основными компонентами являются:

• Список задач всего, что необходимо выполнить, чтобы план достиг поставленных целей.

• Четко определенные сроки для каждой задачи и крайний срок для всего проекта

• Список инструментов, которые необходимо использовать для обеспечения успеха плана, в зависимости от целей плана и области, в которой работает компания.

4. Выполнить план

После того, как план составлен, наступает время его выполнения. Важно помнить, что в процессе выполнения могут возникнуть различные непредвиденные проблемы, которые требуют быстрого решения, чтобы процесс не был сорван.

Кроме того, может потребоваться устранение различных признаков беспокойства персонала, поскольку люди, как правило, сопротивляются изменениям. Каждая часть выполнения плана должна быть полностью прозрачной, чтобы сотрудники точно знали, чего ожидать на каждом этапе пути. Кроме того, каждое возражение и неуверенность, высказанные персоналом, должны быть рассмотрены незамедлительно. Хороший способ завоевать доверие сотрудников во время изменений — сообщать о их положительных аспектах по мере их возникновения.

5. Подкрепите изменение

После того, как план полностью реализован, его необходимо усилить до момента, когда он будет полностью усвоен всеми сотрудниками компании. Этого можно достичь, предлагая положительные стимулы для следования новому способу ведения дел, продолжая решать любые вопросы и опасения сотрудников после реализации плана и постоянно анализируя влияние плана для выявления любых необходимых корректировок или модификаций.

Примеры успешных планов управления изменениями

Пример 1: Нетфликс

Поставщик медиа-услуг был впервые запущен в 1997 году, и его первоначальная бизнес-модель заключалась в том, чтобы предлагать клиентам ежемесячную подписку, которая включала отправку видеокассет с фильмами и DVD-дисков на дом. По мере того, как технология все больше уходила от физических форматов хранения данных к онлайн-потоку, Netflix претерпел серьезные изменения в плане управления, который изменил их бизнес-модель с доставки DVD на онлайн-сервисы потокового видео.

Пример 2: ЛЕГО

После многих десятилетий существования высокодоходного предприятия LEGO в начале 21 века понесла серьезные убытки. Руководство компании приняло план управления крупными изменениями, который предусматривал смещение акцента компании с создания только физических игрушек на создание сочетания между ними и виртуальной дополненной реальностью. Хотя поначалу этому изменению сопротивлялись, так как у LEGO была по сути одна и та же бизнес-модель с момента ее создания в 1930-х годах, это оказалось шагом, который восстановил связь компании с ее целевой аудиторией.