Планы проекта для использования в вашем следующем проекте (с примерами)
10 марта 2021 г.
Процесс написания плана проекта — простое упражнение, но любой план проекта должен включать все параметры данного проекта, включая потенциальные проблемы. Создание плана проекта перед началом нового проекта поможет вам организовать необходимые шаги и следить за ходом выполнения. Когда вы знаете, как составить план, это может упростить ваш процесс и максимизировать вашу производительность при выполнении любого проекта. В этой статье мы определяем, что такое план проекта, исследуем, что он должен включать, и приводим примеры.
Что включить в план проекта
Планы проектов различаются в зависимости от характера каждого проекта, но все планы проектов должны содержать несколько ключевых элементов:
Масштаб: Масштаб проекта относится к задачам, которые необходимо выполнить, чтобы проект был завершен.
Цели: последняя и самая большая цель проекта — это то, что вы надеетесь достичь в конце проекта, но вы также можете установить более мелкие цели, которые представляют собой каждую задачу, которую вам нужно выполнить до завершения.
Ресурсы. Крайне важно составить список ресурсов, необходимых для завершения проекта, включая физические материалы, цифровое программное обеспечение и людей, которые могут помочь с конкретными областями или задачами, чтобы обеспечить выполнение всей необходимой работы.
Шаги к действию: они описывают, что вы можете сделать для достижения каждой из ваших небольших целей проекта.
Временная шкала: график проекта увязывает цели с чувствительными ко времени сроками, чтобы гарантировать, что аспекты будут завершены, когда они должны быть.
Ограничения. Ограничение — это все, что может стать потенциальной проблемой на любом этапе вашего проекта и повлиять на завершение проекта.
План на случай непредвиденных обстоятельств. План на случай непредвиденных обстоятельств — это альтернатива вашему первоначальному плану, которую вы можете применить, если что-то пойдет не так на любом этапе процесса.
Как создать план проекта
Вот несколько шагов, которые необходимо выполнить при создании собственного плана проекта:
1. Определите масштаб проекта
Подумайте о масштабах вашего проекта и о том, что он может повлечь за собой. Масштаб проекта указывает на любую задачу, которую необходимо выполнить для дальнейшего продвижения проекта. Это включает в себя небольшие цели производительности, список ресурсов, продолжительность проекта и крайний срок его завершения.
2. Обозначьте, какую работу необходимо выполнить
Опишите работу, которую необходимо выполнить, чтобы проект был успешным. Это включает в себя выписывание практических шагов для выполнения каждой задачи, определение приоритетов задач в зависимости от того, как скоро они должны быть выполнены, установление расписания и крайних сроков для каждой задачи и назначение ресурсов там, где они необходимы в процессе.
3. Составьте временную шкалу задач проекта
Используйте схему необходимой работы, чтобы создать график проекта на основе целей, продолжительности и крайнего срока, определенных в рамках проекта. Временная шкала помогает отслеживать ход выполнения проекта и определяет, опережает ли он, отстает или идет точно по графику.
4. Определите возможные ограничения и составьте план на случай непредвиденных обстоятельств
Рассмотрите любые несоответствия, которые могут возникнуть при выполнении вашего плана, такие как наличие материалов или людей, изменения погоды или проблемы с предыдущими этапами плана. После того, как любые потенциальные проблемы для проекта будут определены, можно сформировать план действий в чрезвычайных ситуациях. Определите возможные решения для каждой потенциальной проблемы. Таким образом, если возникнут какие-либо ограничения, которые усложнят выполнение проекта, у вас уже будет готовый план, который вы можете использовать, и прогресс может оставаться в соответствии с графиком.
5. Начните проект
После создания плана проекта, который вы хотите предпринять, вы можете приступить к первым шагам, изложенным в плане работы. Следуя заранее определенному плану, прогресс должен идти гладко, и все задачи, необходимые для достижения конечной цели проекта, должны быть выполнены.
Примеры плана проекта
Вот несколько примеров планов проекта:
План проекта организации праздника в офисе
Масштаб: Конечная цель этого проекта — устроить праздничную вечеринку в офисе в третью неделю декабря.
Продолжительность: шесть недель на планирование мероприятия, один день на его проведение.
Цели: выбрать тему и декорации, выбрать развлечения, заказать напитки, составить список гостей.
Ресурсы: праздничные украшения, праздничный исполнитель, прохладительные напитки, столовые приборы и посуда, материалы для игр, приглашения, сотрудники для изготовления и отправки приглашений и украшения офиса.
Разбивка работы и график:
Определитесь с темой до 5 ноября.
Соберите декорации и игровые материалы к 7 ноября.
Забронируйте развлекательную программу до 15 ноября.
Сделать приглашения до 17 ноября
Разошлите приглашения до 25 ноября.
Подсчитайте RSVP до 1 декабря.
Закажите прохладительные напитки до 7 декабря.
Украсить офис в нерабочее время 17 декабря
Хозяйственная вечеринка 18 декабря.
Ограничения:
Доступность сотрудников
Пищевые аллергии
План действий в непредвиденных обстоятельствах:
Если большинство сотрудников не будут доступны 18 декабря, вечеринка может быть перенесена на 11 или 21 декабря.
Если у кого-то из сотрудников есть пищевая аллергия, будут исключены ингредиенты, которые могут быть опасными, и эти блюда будут исключены из меню.
План проекта по найму нового администратора
Масштаб: Конечная цель этого проекта – нанять нового администратора в офис к концу этого месяца.
Продолжительность: Менее месяца, чтобы нанять нового администратора
Цели: составить список вакансий, оценить кандидатов, провести собеседования, предложить вакансию кандидату, завершить адаптацию.
Ресурсы: сотрудник для написания списка вакансий, платформа для размещения списка вакансий, сотрудник для сбора заявлений и материалов приложений, сотрудник для просмотра приложений, сотрудник для проведения собеседований.
Разбивка работы и график:
Напишите список вакансий к концу дня сегодня
Опубликуйте вакансию завтра
Принимаем заявки две недели
Оценивайте кандидатов
Проведите собеседование с тремя кандидатами на третьей неделе месяца
Предложите вакансию одному кандидату в последнюю неделю месяца, чтобы приступить к работе немедленно
Завершите адаптацию с новым администратором
Ограничения:
Количество полученных заявок
Количество квалифицированных кандидатов
План действий в непредвиденных обстоятельствах:
Если на объявление о вакансии поступило менее трех заявок, продлите сроки проекта на 3 недели, чтобы повторить процесс найма.
Если кандидатам, подавшим заявку, требуется более высокая квалификация, отредактируйте объявление о вакансии, чтобы оно было более конкретным и включало необходимый опыт, и продлите сроки проекта на 3 недели, чтобы повторить процесс найма.