Планирование ресурсов команды: что это такое, почему это важно и стратегии

Планирование производительности команды позволяет компании планировать графики работы сотрудников. Эффективное планирование ресурсов команды позволяет ставить перед сотрудниками цели, требующие полной отдачи, но при этом оставаясь достижимыми. Планирование может позволить вам максимизировать производительность персонала и, следовательно, потенциально повысить производительность вашей команды. В этой статье мы обсудим, что такое планирование мощностей, почему оно важно, чем оно отличается от планирования ресурсов, а также стратегии эффективного планирования мощностей команды.

Что такое планирование возможностей команды?

Планирование производительности команды — это процесс оценки рабочего времени, доступного для сотрудников, и потребностей компании в планировании эффективного использования рабочего времени. Успешное планирование возможностей команды позволяет сотрудникам работать с максимальной отдачей, направляя их к наиболее эффективному порядку выполнения задач. Планирование производительности команды может помочь вам координировать работу ваших сотрудников, когда у вас есть взаимосвязанные элементы, чтобы гарантировать, что все предварительные условия будут выполнены до того, как они потребуются другому сотруднику.

В чем важность планирования потенциала команды?

Важность использования планирования ресурсов команды включает в себя:

Эффективное распределение навыков

При надзоре за большим штатом вполне вероятно, что ваши сотрудники обладают разнообразными навыками и специальностями. Планирование ресурсов команды позволяет вам оценить навыки ваших сотрудников и определить наилучшее использование каждого члена команды. Назначение сотрудников на должности, требующие навыков, которые являются их сильными сторонами, может позволить им работать наилучшим образом, что приносит пользу как компании, так и сотруднику.

Повышение вовлеченности сотрудников

Установление ожиданий с помощью планирования возможностей команды также может помочь в поддержании или повышении уровня вовлеченности сотрудников. Точное планирование позволяет вам найти уровень ожиданий, который требует от сотрудников продуктивной работы для достижения своих целей. Это снижает вероятность того, что сотрудники заскучают или отвлекутся от работы, заставляя их работать в течение всей рабочей недели.

Более реалистичные цели

Точно так же, как важно ставить перед сотрудниками достаточную задачу, чтобы поддерживать их вовлеченность, также полезно не задавать слишком многого при постановке целей. Постановка перед сотрудниками реалистичных целей может помочь им избежать переутомления. Это может позволить сотрудникам поддерживать свои стандарты производительности и получать удовлетворение от осознания того, что они оправдывают ваши ожидания в своей работе.

Более высокий уровень производительности

Поскольку ваши сотрудники остаются занятыми, не перегружаясь, эффективное планирование ресурсов команды обеспечивает баланс максимального количества рабочих часов с поддержанием уровня производительности, что в совокупности дает более высокие результаты. Когда вы повышаете производительность различных отделов и сотрудников, это может оказать большое влияние на общую эффективность вашей компании.

Более сильная профессиональная репутация

Использование планирования ресурсов команды может помочь повысить ваш статус среди клиентов или в вашей отрасли. Успешное планирование позволяет вашей команде последовательно укладываться в сроки, поддерживая высокие стандарты качества. Доказав, что ваша компания надежна и заслуживает доверия, вы можете завоевать репутацию отличного профессионального партнера или поставщика услуг.

Снижение эксплуатационных расходов

Помимо увеличения производительности, планирование ресурсов вашей команды может оказать существенное влияние на итоговую прибыль за счет сокращения расходов. Более эффективное использование персонала позволяет выполнять те же задачи, затрачивая меньше рабочих часов. Это снижает затраты на заработную плату по проекту, так что вы измеряете любое полученное производство по сравнению с более низкими расходами, повышая норму прибыли для проекта.

Разница между планированием ресурсов команды и планированием ресурсов

Планирование производительности команды и планирование ресурсов — похожие, но разные функции. При планировании ресурсов команды основное внимание уделяется доступности навыков ваших сотрудников и тому, как вы распределяете работу среди сотрудников, чтобы получить максимальную отдачу от этих навыков. Планирование возможностей команды также может включать в себя принятие решений о найме и расстановку приоритетов в работе для получения максимально ценных результатов. Это важный инструмент для решения вашего предложения доступного рабочего времени и потребностей открытых проектов.

Планирование ресурсов касается физических ресурсов, доступных вашей компании. Это может включать в себя сырье, оборудование, канцелярские товары и другие материалы, необходимые вашим сотрудникам для выполнения своей работы. Планирование ресурсов фокусируется на использовании ресурсов, чтобы помочь вам получить максимальную отдачу от имеющихся ресурсов.

Стратегии планирования возможностей команды

Эти стратегии могут помочь вам сделать ваши следующие усилия по планированию ресурсов команды успешными:

Планирование ресурсов

Хотя планирование ресурсов и планирование возможностей команды являются уникальными элементами планирования компании, они взаимовыгодны. Планирование ресурсов позволяет вам получить точную оценку физических ресурсов, доступных вашему персоналу, и определить области, в которых у вашего персонала есть потребности, которые вы в настоящее время не удовлетворяете. Устранение любой нехватки ресурсов позволяет вам лучше подготовить свой персонал к успеху, в то же время устраняя области, которые вы не можете решить, приобретая новые ресурсы и выделяя дополнительные возможности команды.

Создавайте кросс-функциональные команды

При формировании команд внутри компании выбор, который вы делаете при назначении сотрудников, может оказать значительное влияние на общую производительность вашего персонала. Отличным вариантом эффективного планирования рабочих заданий вашей команды является создание кросс-функциональных команд, в которых навыки членов команды охватывают широкий диапазон.

Кросс-функциональная группа сотрудников делает команду более гибкой и способной решать более широкий круг задач по проекту. Кросс-функциональность позволяет командам распределять работу с учетом сильных сторон каждого члена, чтобы они могли работать максимально эффективно.

Расставляйте приоритеты в своих проектах

Планируя свою команду, вы, возможно, обнаружите, что у вас больше работы, чем ваша команда может выполнить за установленный период. Когда возникают такие ситуации, важно расставлять приоритеты, а не назначать больше работы, чем ваша команда может выполнить.

Приоритизация проектов позволяет вам ставить достижимые цели, при этом гарантируя, что важные проекты будут завершены до наступления сроков их выполнения. Вы можете расставить приоритеты на основе ближайших сроков или наиболее серьезных последствий запоздалой доставки, или вы можете расставить приоритеты на основе ценности, которую представляет каждый проект. Ранжируя важность ваших проектов, вы можете эффективно максимизировать работоспособность вашей команды.

Обеспечьте открытые линии связи

Коммуникация всегда важна внутри компании, но особенно при планировании. Открытые линии связи позволяют лучше понять желания и потребности ваших сотрудников. Поговорив с сотрудниками об их текущих проектах и ​​о том, как они относятся к текущим уровням работы, вы можете использовать их ответы, чтобы помочь планировать ресурсы вашей команды. Это позволяет вам составить командный план, учитывающий сильные стороны и предпочтения ваших сотрудников, чтобы предоставить им рабочую ситуацию, которая предлагает им наилучшие возможности для достижения успеха и достижения высоких результатов.

Тщательно документируйте процесс

При составлении плана загрузки команды документация может сыграть решающую роль. Помимо преимуществ использования документов из предыдущей работы и соглашений для любых проектов, включенных в план, создание документов для вашего плана может помочь вам более эффективно его реализовать. Предоставление плана в письменном виде служит справочной информацией для сотрудников, когда они не уверены в своих ожиданиях.

Создавайте планы на случай непредвиденных обстоятельств

При разработке плана для ваших сотрудников полезно учитывать в нем потенциальные источники риска, которые могут повлиять на вашу способность следовать первоначальному плану. Планы на случай непредвиденных обстоятельств позволяют вам быстрее реагировать, когда вам нужно приспособиться. Выполнение анализа рисков по результатам планирования ресурсов вашей команды может позволить вам определить осложнения, которые наиболее вероятны или могут оказать наибольшее влияние. Это области, где непредвиденные обстоятельства могут быть наиболее полезными, обеспечивая немедленное реагирование, если это необходимо.

Мониторинг реализации

После составления плана и его реализации мониторинг выполнения плана персоналом может помочь вам еще больше увеличить производительность. Помимо того, что вы можете вносить коррективы в текущие планы, когда вы определяете области, в которых ваша команда могла бы работать лучше, мониторинг также предоставляет ценную информацию на будущее. Используя уроки текущего раунда планирования ресурсов команды, вы сможете принимать более обоснованные решения в следующий раз, когда будете проводить планирование, чтобы добиться еще более значительных результатов.

Планируйте нерабочее время

При планировании производительности команды может показаться логичным планировать каждый час, в течение которого ваши сотрудники находятся на рабочем месте. Однако реалистичный подход к планированию включает бюджетирование нерабочих часов. Эти часы могут включать рабочие задачи, такие как выполнение простых административных обязанностей, которые не являются непосредственно частью производства по плану, и личные, включая перерывы и отвлекающие факторы.

Вы можете выделить от 60 до 80 процентов рабочего времени сотрудника для активной работы над заданиями в плане. Это дает сотрудникам достаточный буфер для нерабочей деятельности, что позволяет вашей команде уложиться в сроки, а также предоставляет небольшие перерывы и возможности для других обязанностей. Это может помочь сотрудникам чувствовать себя свежими, чтобы качество продукции оставалось высоким и счастливым, что помогает развитию и удержанию сотрудников.