Письмо о ежегодном отпуске: определение, как написать и пример

Если вы планируете взять продолжительный отпуск, используя накопленные дни ежегодного отпуска, обычной практикой является написание письма о ежегодном отпуске. Ежегодный отпуск — это дни оплачиваемого отпуска, которые работники могут использовать, чтобы отвлечься от работы. Обычной практикой является запрос на использование ежегодного отпуска в официальном письме. В этой статье мы обсудим, что такое ежегодный отпуск и письмо о ежегодном отпуске, как написать письмо о ежегодном отпуске, предоставим шаблон и пример и ответим на часто задаваемые вопросы о письмах о ежегодном отпуске.

Что такое ежегодный отпуск?

Ежегодный отпуск — это когда работник просит своего работодателя использовать накопленный оплачиваемый отпуск, чтобы запросить длительный отпуск. Ежегодный отпуск — это привилегия, которую некоторые работодатели предоставляют своим сотрудникам в рамках своего социального пакета. У разных работодателей разные правила в отношении количества предлагаемых дней, способа их начисления и суммы предварительного уведомления. Поскольку ежегодный отпуск обычно является более продолжительным периодом времени, работник, уходящий в отпуск, обычно координирует свои действия со своим работодателем, чтобы обеспечить адекватное покрытие персонала. Сотрудники могут использовать ежегодный отпуск по любой причине, от отпусков до чрезвычайных ситуаций.

Что такое ежегодный отпускной лист?

Письмо о ежегодном отпуске — это официальное письмо, информирующее вашего работодателя о том, когда и почему вы хотите использовать свой ежегодный отпуск. Иногда у компаний есть официальное заявление о ежегодном отпуске, которое должно сопровождать ваше письмо о ежегодном отпуске. Политика вашей компании должна объяснять, как подать запрос на ежегодный отпуск, поэтому рекомендуется ознакомиться с политикой перед написанием письма. Некоторые компании предпочитают бумажные копии, а другие предпочитают электронную почту. Политика должна информировать вас о том, кому передать документацию, например, вашему непосредственному руководителю или отделу кадров.

Зачем нужно писать заявление на ежегодный отпуск?

Вам необходимо написать письмо о ежегодном отпуске для целей документации. Написание официального письма вашему работодателю может узаконить и легализовать ваше отсутствие, если в будущем возникнут какие-либо разногласия или проблемы, связанные с вашим отсутствием. Часто существует много уровней одобрения, которые должен пройти ваш запрос, например, ваш непосредственный руководитель, другие руководители и отдел кадров. Письменное письмо делает передачу вашей информации и ее утверждение более простым процессом, чем сарафанное радио. Документирование вашего запроса также указывает дату запроса в письменном виде, показывая, что вы сделали запрос с достаточно заблаговременным уведомлением.

Как написать заявление на ежегодный отпуск

Вот шаги для написания письма о ежегодном отпуске:

1. Выберите формат

В зависимости от политики вашей компании, которую вам, возможно, потребуется найти и прочитать, чтобы узнать о предпочтениях компании, выберите формат, который вы будете использовать для отправки письма о ежегодном отпуске. Наиболее распространенные варианты — через онлайн-портал вашей компании, по электронной почте или в письменной форме на бумажном носителе. Могут возникнуть ситуации, когда вам нужно отправить более одного формата в более чем одно место.

2. Выберите шаблон

Письма о ежегодном отпуске должны быть официальными и профессиональными по своему характеру. Вы можете написать письмо самостоятельно, если знаете основные элементы грамматики и форматирования для написания официального письма, включая дату, приветствие, текст, заключение и подпись. Другой вариант — найти шаблон ежегодного письма об отпуске в Интернете, который вы можете скопировать, чтобы создать свое письмо. Эта статья предоставит вам шаблон, который вы можете использовать.

3. Включите соответствующую информацию

Не забудьте включить всю запрашиваемую информацию в политику вашей компании. Если в политике конкретно не указано, какую информацию следует включать, вот список, который может вам помочь:

• Оставить дату начала

• Оставить дату окончания

• Количество фактических рабочих дней

• Тип отпуска

• Причина ухода

• Краткое описание того, как и кто справится с вашим отсутствием

• Контактная информация коллеги, который закроет вас

• Контактная информация для вас в экстренных случаях

• Подтверждающие документы, если это необходимо, например, заявление или справка от врача.

4. Отправьте письмо

После того, как ваше письмо с просьбой о ежегодном отпуске будет готово, всегда полезно проверить его в последний раз, прежде чем отправлять, чтобы проверить наличие ошибок или грамматических улучшений. Когда ваше письмо будет готово, отправьте его по соответствующим каналам, будь то онлайн-портал вашей компании, по электронной почте или в письменной форме. Рекомендуется сохранить копию письма для личных записей.

5. Подготовьтесь к отпуску

После того, как ваш отпуск будет одобрен, вы можете отправить простое электронное письмо или написать короткую записку, чтобы поблагодарить своего руководителя или менеджера по персоналу за утверждение времени отпуска. Это хорошая идея, чтобы записать информацию о вашем отпуске и подробности, связанные с вашей работой, в качестве справки для коллеги, который возьмет на себя ваши обязанности, пока вас нет. Вы можете сообщить другим коллегам и руководителям, что вас не будет в офисе, с помощью короткого электронного письма, в котором указаны даты вашего отпуска, номер службы экстренной помощи и информация о том, с кем связаться в ваше отсутствие.

В свой последний день перед отпуском вы можете настроить автоответчик в своей учетной записи электронной почты, чтобы любой, кто напишет вам по электронной почте, знал, что вы отсутствуете. Это может быть очень просто, например:

Уважаемый отправитель,

Спасибо за письмо, однако я в отпуске с (дата начала) до (дата окончания). В течение этого времени у меня не будет (или будет ограничен) доступ к моей электронной почте. Если вам нужна немедленная помощь, пожалуйста, свяжитесь с (имя) по телефону (контактная информация).

Спасибо,
Ваше имя

Шаблон

Вот шаблон, который вы можете использовать для написания письма о ежегодном отпуске:

[Your full name]
[Your address]
[Your phone

[Supervisor’s name]
[Supervisor’s address]
[Supervisor’s phone]

[Date]

Приветствие [Recipient’s name or a phrase like “To Whom It May Concern”],

Тело [Write a clear paragraph stating that you would like to take annual leave, the dates, the reason why and any other pertinent information.]

[Closing]
[Your name]

Пример

Вот пример письма о ежегодном отпуске:

Гилберт Смит
54 Ридж Роуд, Люкс № 8
Атланта, Джорджия 30303

Олл Стар Недвижимость
отдел кадров
54 Ридж Роуд, Люкс № 6
Атланта, Джорджия 30303

Для предъявления по месту требования,

Я хотел бы запросить разрешение на использование 10 дней моего ежегодного отпуска с 1 июля 2020 г. по 12 июля 2020 г. Я запрашиваю эти дни ежегодного отпуска по личным причинам, чтобы посетить мою свадьбу и медовый месяц. Я получил одобрение моего начальника на эти даты отпуска, и Луис Грегори возьмет на себя мои обязанности, пока я отсутствую. В случае чрезвычайной ситуации вы можете связаться со мной по моему личному номеру мобильного телефона, который есть в моем деле. Кроме того, к письму прилагается бланк заявления компании на ежегодный отпуск.

С наилучшими пожеланиями,
Гилберт Смит

Часто задаваемые вопросы о ежегодных письмах выпускников

Вот некоторые часто задаваемые вопросы о письмах о ежегодном отпуске:

Какие советы по написанию ежегодного письма об отпуске?

Вот несколько советов по составлению письма о ежегодном отпуске:

• Письмо должно быть коротким и лаконичным.

• Включите форму заявления на отпуск, если она есть в вашей компании.

• Убедитесь, что содержание является формальным и не слишком личным.

• Используйте профессиональный и вежливый язык.

• Укажите конкретные даты, когда вы будете отсутствовать.

• Кратко объясните причину своего отсутствия.

• Перед отправкой письма ознакомьтесь с политикой ежегодного отпуска вашей компании.

• Назовите коллегу, который будет решать любые вопросы во время вашего отсутствия.

• Отправьте письмо или заявку с большим количеством предварительного уведомления.

Какими способами можно запросить ежегодный отпуск?

Как правило, есть три разных способа запросить ежегодный отпуск, но лучше подготовить политику вашей компании или уточнить рекомендуемый процесс в отделе кадров. Три способа:

• Онлайн: многие компании используют онлайн-портал или систему, где вы можете войти в систему и подать заявление на отпуск. Следуйте онлайн-процедуре вашей компании, чтобы отправить запрос, а затем отправьте вежливое электронное письмо своему руководителю. Особенно хорошей идеей будет отправить электронное письмо своему руководителю, если ваш отпуск срочный и вам нужно его быстро утвердить, если вашему руководителю нужно знать дополнительную информацию, которую вы не можете отправить через Интернет, или если у вашего руководителя нет доступа к просмотру вашего онлайн-отчета. запрос.

• Электронная почта или письмо. Если ваша компания не использует онлайн-портал или систему, то традиционный вариант — направить запрос в письменной форме посредством физического письма или электронной почты. Посмотрите, есть ли в политике вашей компании какие-либо конкретные указания, и если нет, отправьте письменный запрос своему руководителю и в отдел кадров.

• Устно: это наименее идеальный вариант, если только вы не работаете в крошечной компании, так как нет документации. Иногда может быть полезно получить устное одобрение вашей заявки до того, как вы отправите свой запрос онлайн или в письменной форме, поскольку это позволяет вам узнать, каковы шансы на получение одобрения, и вы можете обсудить любые потенциальные проблемы перед отправкой вашего запроса. По-прежнему лучше закрепить устное одобрение письменным одобрением.

На что следует обратить внимание перед тем, как запросить ежегодный отпуск?

Прежде чем запрашивать ежегодный отпуск, важно подумать о том, как ваше отсутствие может повлиять на вашу команду, отдел и компанию. Вы можете рассмотреть другие даты вашего отпуска, если вы нужны вашей компании в важное время. Некоторые вещи, которые следует учитывать, включают:

• Период уведомления: проверьте, требует ли политика вашей компании определенного количества уведомлений, прежде чем делать запрос. Также может быть хорошей идеей обеспечить, чтобы у вашего начальника было достаточно времени, чтобы спланировать ваш отпуск и справиться с вашим отсутствием.

• Остаток: ежегодный отпуск обычно накапливается по часам или дням с каждой зарплатой, поэтому вы можете проверить остаток своего ежегодного отпуска, чтобы узнать, достаточно ли у вас времени для покрытия вашего запроса. В противном случае ваш запрос может быть отклонен или не оплачен.

• Замена: если вам нужно найти коллегу, который заменит вас во время вашего отсутствия и обеспечит выполнение ваших задач, вы можете найти этого коллегу и поговорить с ним, прежде чем подавать заявление на отпуск.

• Праздники. Государственные праздники, которые уже являются оплачиваемыми выходными, часто упускаются из виду, когда сотрудники планируют свободное от работы время. Вы можете дважды проверить, покрыты ли даты вашего отпуска уже отпуском.

Чем ежегодный отпуск отличается от других видов отпуска?

Существует множество видов отпусков, которые компании предоставляют своим сотрудникам. Может быть полезно понять различные типы отпуска, чтобы вы знали, какой тип запрашивать. К распространенным видам отпуска относятся:

• Ежегодный отпуск: этот очень распространенный тип отпуска дает сотрудникам право на определенное количество дней оплачиваемого отпуска, которые вы можете использовать блоками или все вместе.

• Отпуск: для большинства компаний отпуск является частью ежегодного отпуска. Часто только у высокопоставленных должностей есть различие между ежегодным отпуском и отпуском.

• Отпуск по болезни: Работодатели иногда учитывают эти дни отдельно от ежегодного отпуска, и работники используют эти дни, когда они слишком больны, чтобы работать. Иногда для использования в эти дни обязательна справка от врача.

• Неоплачиваемый отпуск: на этот раз отпуск не оплачивается и происходит, когда у вас закончился ежегодный отпуск или возникла чрезвычайная ситуация, которая не может ждать обычных процедур утверждения.

• Учебный отпуск: этот специальный оплачиваемый отпуск дает сотрудникам возможность посещать занятия, конференции, семинары или другие образовательные мероприятия, чтобы получить практический опыт или получить более высокую степень.

• Отпуск по беременности и родам или отцовству: в большинстве случаев этот вид отпуска оплачивается. Он предоставляет матерям и отцам свободное от работы время до, во время или после рождения или усыновления ребенка.

• Отпуск по состраданию: даже в случае личного кризиса или смерти близкого человека работодатели предоставляют этот отпуск, чтобы их работник мог потратить время, необходимое для того, чтобы погоревать или решить другие личные проблемы.