Передача письма: определение и пример

22 февраля 2021 г.

Если вы переезжаете в новый город или хотите, у вас может быть возможность работать в одном из других мест вашего работодателя. Прежде чем запросить перевод, ваша компания может попросить вас направить официальный письменный запрос, известный как письмо о переводе. Знание того, как написать письмо о переводе, может помочь увеличить шансы на одобрение вашего перевода. В этой статье мы определяем, что такое письмо о переводе, объясняем его цель, перечисляем шаги для написания правильно оформленного письма о переводе и предоставляем вам как шаблон, так и пример, чтобы вдохновить вас на собственное письмо.

Что такое передаточное письмо?

Письмо о переводе относится к официальному документу, написанному сотрудником с просьбой о переводе в одно из других мест компании. Письма о переводе, часто адресованные в отдел кадров или вашему руководителю, включают в себя заявление о запросе, а также причину, по которой получатель должен рассмотреть вопрос об утверждении перевода.

Какова цель письма о переводе?

Напишите заявление о переводе, если вы хотите переехать или работать на другой должности в той же компании. Вы также можете написать письмо о переводе, когда в вашей компании происходят переходные процессы, такие как смена руководства или слияние.

Как написать письмо о переводе

Хотя не все организации имеют несколько офисов, достаточно большие могут позволить вам работать в той же или другой должности. Чтобы написать правильное письмо о переводе, вам нужно поддерживать профессиональный тон и соблюдать определенный формат. Как и во всей профессиональной переписке, в письме о переводе используется стандартный формат делового письма. Используйте эти шаги, чтобы написать официальное письмо о переводе:

1. Включите контактную информацию

В верхней части письма укажите свои контактные данные. Не забудьте указать свое полное имя, а затем адрес, город и штат, почтовый индекс, номер телефона и адрес электронной почты. Затем укажите дату, когда вы пишете письмо.

После даты укажите контактную информацию получателя письма. Как правило, вы адресуете письмо о переводе своему руководителю или менеджеру по персоналу. Укажите их полное имя, должность, название компании и полный адрес компании.

2. Начните с формального приветствия

Начните с формального приветствия, такого как «Уважаемая мисс Коллинз». Это позволяет получателю понять, что письмо предназначено для него.

3. Напишите текст письма

Используйте свое первое предложение, чтобы сообщить получателю причину вашего письма. Затем предоставьте читателю доказательства, подтверждающие вашу причину рассмотрения вопроса о переводе. Вы также можете вежливо попросить помощи у своего руководителя в получении должности на новом месте. Если у вас есть предпочтительное местоположение, обязательно укажите его здесь.

4. Напишите заключение

Завершите перевод соответствующим завершением и поблагодарите их за помощь. Также неплохо включить приветственное заявление о ваших коллегах в вашем текущем местоположении.

5. Просмотрите письмо о переводе

Обязательно прочитайте свое письмо и отредактируйте его с точки зрения грамматики, орфографии и удобочитаемости. Особенно важно использовать правильное написание названий должностей и имен.

6. Включите свое резюме

Хотя это и не обязательно, решите, хотите ли вы включить копию своего резюме, чтобы напомнить вашему менеджеру о ваших навыках и квалификации. Если вы решите включить свое резюме, убедитесь, что оно актуально и соответствует квалификации вашей целевой должности.

Шаблон

Написание профессионального письма о переводе может повысить ваши шансы на одобрение вашего перевода. Используйте этот шаблон, чтобы помочь в написании собственного письма о переводе:

[Your first and last name]
[Your address]
[City], [state] [zip code]
[Your phone number]
[Your email address]

[Date of the letter]

[First and last name of recipient]
[Job title]
[Company name]
[Company street address]
[City], [state] [zip code]

дорогая [Mr., Miss, Ms. or Mrs. and the recipient’s last name],

Я пишу, чтобы запросить рассмотрение перевода из моего [current position] так как [current job title] в [company name] на аналогичную должность в [company name] офис, расположенный в [city and state of preferred location]. Я прошу о переводе в связи с [reason for wanting a transfer].

Я полностью наслаждался своим временем и ценю все, что я узнал из [current location] офис. Я уверен, что мои организаторские и коммуникативные навыки будут должным образом использованы в [preferred location] офис. Я не только думаю, что внесу ценный вклад в это место, но я также вижу огромные возможности роста, доступные в [preferred location] офис.

Спасибо за ваше время и внимание. Мне понравилось работать со всеми в [current location] office, и я надеюсь продолжать расти вместе с этой компанией. Я приложил мое обновленное резюме для вашего обзора. Если вам нужна дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться ко мне.

Искренне,
[Your name]

Пример

Теперь, когда вы знаете правильный формат письма о переводе, используйте этот пример в качестве вдохновения для собственного письма о переводе:

Ной Адлер
123 Истон Лейн
Гринвуд, Колорадо 55555
555-555-5555
noah.adler@gmail.com*

15 апреля 2020 г.

Джемма Беннингтон
Управляющий делами
Изумруд Ассошиэйтс
123 Вишневый переулок
Гринвуд, Колорадо 55555*

Уважаемая мисс Беннингтон,

Я обращаюсь с просьбой рассмотреть вопрос о переводе с моей нынешней должности менеджера по социальным сетям в Emerald Associates на аналогичную должность в офисе Emerald Associates, расположенном в Кентвуде, штат Колорадо. В моей семье произошли некоторые недавние изменения, которые требуют от меня более тесного сотрудничества с дома.

Я полностью наслаждался своим временем и ценю все, чему научился в офисе Greenwood. Я уверен, что мои организаторские и коммуникативные навыки будут должным образом использованы в офисе в Кентвуде. Я не только думаю, что внесу ценный вклад в это место, но я также вижу огромные возможности роста, доступные в офисе в Кентвуде.

Спасибо за ваше время и внимание. Мне понравилось работать со всеми в офисе Greenwood, и я надеюсь продолжать расти вместе с этой компанией, где бы я ни находился. Я приложил мое обновленное резюме для вашего обзора. Если вам нужна дополнительная информация, не стесняйтесь обращаться ко мне.

Искренне,
Ной Адлер