Отправка заявления о приеме на работу по электронной почте: советы и примеры

9 июня 2021 г.

Потратив время на изучение необходимых профессиональных компонентов для отправки заявлений о приеме на работу по электронной почте, вы можете увеличить свои шансы продолжить процесс найма.

В этой статье мы обсудим, почему важно уметь писать электронное письмо с заявлением, советы по написанию и отправке приложений, что должно быть включено в ваше сообщение, а также несколько примеров, которые вы можете использовать в качестве руководства.

Почему важно понимать, как писать электронные письма приложений?

Важно знать, как написать электронное письмо с заявлением о приеме на работу, поскольку оно, скорее всего, послужит первым впечатлением о вас от менеджера по найму. Вы должны быть в состоянии продемонстрировать свой профессионализм, написав четкое, краткое и безошибочное сообщение, которое заставит вашего читателя более внимательно изучить ваше резюме и приложения к сопроводительному письму.

Советы по отправке заявки по электронной почте

Используйте следующие советы, чтобы написать профессиональное электронное письмо, которое произведет положительное впечатление на работодателей:

• Найдите реального человека, к которому можно обратиться в своем электронном письме.

• Используйте правильный адрес электронной почты.

• В последнюю очередь добавьте адрес электронной почты получателя.

• Держите ваше сообщение коротким.

• Проверьте имена ваших вложений.

• Рассмотрите возможность преобразования вложений в PDF.

Найдите реального человека, к которому можно обратиться, в своей электронной почте

Взгляните на веб-сайт компании, чтобы определить имя начальника или директора, который курирует отдел, в котором вы, скорее всего, будете работать. Это метод, который вы можете использовать, чтобы понравиться работодателю как представительный человек. Обращаясь напрямую к человеку по имени, вы демонстрируете, что завершили исследование компании, что еще раз демонстрирует ваш энтузиазм в отношении работы.

Используйте правильный адрес электронной почты

Убедитесь, что вы используете профессиональный адрес электронной почты. Отправка заявки по электронной почте с адреса электронной почты, такого как dolphinlover875@email.com, может рассматриваться как немедленная дисквалификация, поскольку это непрофессионально. Рассмотрите возможность использования электронной почты, в которой используются только ваше имя и фамилия или инициалы, например jsmith@email.com.

Добавляйте адрес электронной почты получателя последним

Это важно, чтобы вы не нажали «Отправить» до того, как тщательно проверите на наличие ошибок. Добавляйте адрес электронной почты только в том случае, если вы уверены, что ваше сообщение не содержит грамматических и пунктуационных ошибок, а к вам приложены соответствующие документы.

Держите ваше сообщение коротким

Правильное электронное письмо с заявкой должно быть коротким и прямым, включая только самую актуальную информацию. Работодателей могут отпугнуть длинные и многословные сообщения, когда у них есть другие заявления для рассмотрения.

Проверьте имена ваших вложений

Убедитесь, что имена файлов для ваших вложений подходят и правильно помечены. Подумайте о том, чтобы поставить свою фамилию перед заголовком документа, например Smith_Resume и Smith_CoverLetter. Это может показаться более профессиональным, и работодателям может быть полезно ссылаться на них, если они загрузят и сохранят документы вашего приложения для дальнейшего рассмотрения.

Рассмотрите возможность преобразования вложений в PDF

Когда вы конвертируете текстовые документы в PDF-файлы, вы можете увеличить вероятность того, что приложение станет понятным и удобным для чтения. Это важно сделать, поскольку у вашего получателя может быть другой тип компьютера или программное обеспечение, которое может изменить внешний вид ваших документов, когда они будут открыты на его компьютере.

Что включить в электронное письмо с заявлением

Вот ключевые элементы, которые следует включить в правильно отформатированное электронное письмо:

• Сюжетная линия

• Деловое приветствие

• Должность под вопросом

• Название источника, который вы использовали

• Описание того, почему вы идеальный кандидат

• Заключительное заявление

• Электронная подпись

• Контактная информация

Сюжетная линия

Строка темы важна, потому что она сообщает получателю, что находится в вашем электронном письме, и определяет, откроет ли его менеджер по найму или удалит его. Ваша тема должна быть короткой и по существу. Используйте такое заявление, как «Заявление Джона Смита» или «Заявление Лорен Робертс для специалиста по маркетингу».

Деловое приветствие

Самое безопасное приветствие, которое можно использовать при письме работодателю, — это термин «Уважаемый», за которым следует полное имя получателя. Если вам не удалось найти какую-либо информацию о конкретном имени, обратитесь к получателю по должности, например «Менеджер по найму».

Должность под вопросом

Непосредственно под приветствием вы должны включить заявление, касающееся работы, на которую вы претендуете. Убедитесь, что вы правильно назвали позицию, чтобы не запутать читателя.

Название источника, который вы использовали

После упоминания должности, на которую вы претендуете, следует обратиться к источнику, из которого вы узнали о вакансии, например, «на которую я наткнулся на Indeed.com». Если ваш источник является текущим сотрудником, даже лучше, так как этот человек потенциально может выступать в качестве защитника и / или профессиональной рекомендации для работодателя.

Описание того, почему вы идеальный кандидат

Это должно быть краткое, но впечатляющее заявление, в котором подчеркиваются ваши наиболее важные качества, которые могут быть применены к рассматриваемой должности. Вы можете рассматривать его как сокращенную версию сопроводительного письма, например: «Я бывший специалист по связям с общественностью с более чем пятилетним опытом работы в области маркетинга и цифровых медиа».

Заключительное заявление

Ваше заключительное заявление должно быть помещено на отдельной строке, под последним предложением вашего сообщения. Это должно быть дальновидное заявление, выражающее готовность к дальнейшему обсуждению вакансии с работодателем, например: «Я с нетерпением жду ответа от вас при первой же возможности». В своем заключительном заявлении вы должны включить заключительное приветствие, такое как «Искренне ваш» или «С наилучшими пожеланиями».*

Электронная подпись

Подпись электронной почты должна быть размещена непосредственно под введенным вами полным именем. Вы можете легко создать подпись электронной почты, выбрав шрифт и размер подписи электронной почты в папке настроек вашей почтовой программы. Вы можете сохранить его для использования в будущих профессиональных электронных письмах.

Контактная информация

Под подписью электронной почты вы должны указать свой номер телефона, адрес электронной почты, общее место жительства и ссылку на свой веб-сайт или страницу в профессиональной сети, если это применимо. Таким образом, сотрудники получают доступ к вашим контактным данным.

Примеры писем приложений

Используя приведенные выше советы и схему, вот два примера правильных электронных писем, которые помогут вам составить собственный ответ:

Пример 1

Тема: Заявление Кайла Морли

Дорогой Джереми Браун,

Меня зовут Кайл Морли, и я обращаюсь к вам по поводу вакансии инженера-строителя среднего звена в вашей компании. Впервые я узнал об этой возможности на сайте Indeed.com, и я заинтригован возможностью применить свой более чем 7-летний опыт в области гражданского строительства для дальнейшего успеха вашей организации.

Ниже я приложил свое резюме и сопроводительное письмо для вашего обзора.

Я с нетерпением жду ответа от вас при первой же возможности.

Искренне,

Кайл Морли

Кайл Морли
Инженер-строитель
012-345-6789
kmorley@email.com
Гранд-Прери, Техас

Пример 2

Тема: Заявление Идриса Стюарта на должность координатора по обеспечению качества

Уважаемый менеджер по найму!

Я связываюсь с вами, чтобы узнать об открытии вакансии координатора по обеспечению качества, о которой я узнал от вашего менеджера по транспортировке продукции, Молли Клоусон.

Я приложил свое резюме и сопроводительное письмо, в котором описывается мой более чем 10-летний опыт обеспечения качества продукции и продукции на производственных предприятиях в Соединенных Штатах.

Я с нетерпением жду ответа от вас при первой же возможности.

С наилучшими пожеланиями,
Идрис Стюарт

Идрис Стюарт
Специалист по обеспечению качества
145-167-1892
stewart_idris@email.com
Чарльстон, Северная Каролина