Отчет о посещаемости: что это такое и как его написать (с примером)

22 апреля 2021 г.

Основная часть руководства успешной командой заключается в обеспечении того, чтобы каждый член команды работал на пределе своих возможностей. Сотрудники, которые регулярно пропускают работу или опаздывают, часто не могут соответствовать своим профессиональным ожиданиям, и другие члены команды должны брать на себя дополнительные обязанности. Ваша работа как менеджера состоит в том, чтобы решить проблему плохой посещаемости прямым и эффективным способом, чтобы решить проблему и избежать негативных последствий для вашей команды. В этой статье мы обсудим, что такое запись о посещаемости и как ее написать, а также приведем пример записи о плохой посещаемости.

Что такое запись о посещаемости?

Списание явки является дисциплинарной мерой, применяемой к работникам, которые систематически опаздывают или отсутствуют на работе. В нем документируются шаги, предпринятые для решения проблем с посещаемостью, и какие будут следующие дисциплинарные меры, если сотрудник не решит проблему. Как правило, отчет о посещаемости следует за другими вмешательствами, касающимися посещаемости сотрудника, такими как встреча с руководителем или отделом кадров. Запись служит эскалацией дисциплинарных мер.

Важно составить отчет о посещаемости, чтобы вы могли четко выразить свои ожидания в отношении сотрудников. Он также предоставляет официальную документацию по проблеме и показывает, что компания сделала для решения проблемы, и что сотрудник осведомлен о политике компании и возможных последствиях.

Как создать отчет о посещаемости

Вот шаги, чтобы выписать сотрудника на явку:

1. Соберите данные

Ваша запись должна включать запись о посещаемости сотрудника. В нем должны быть указаны все даты, когда сотрудник опаздывал, отсутствовал или уходил раньше срока. Если сотрудник взял больше времени, чем разрешено в его пакете льгот, укажите это в описании. Обычно вы можете запросить эту информацию у менеджера по персоналу вашей компании.

Вы также можете повторить политику посещаемости компании, добавив ее в свой отчет. Это может дать четкое представление о том, как поведение сотрудника является прямым нарушением политики компании.

2. Обсудите предпринятые ранее меры

Включите в свой отчет раздел, в котором описываются предыдущие шаги, предпринятые компанией для решения проблем с посещаемостью. Это показывает, что проблема сохраняется и что вы урегулировали ситуацию до этого экземпляра. Детализируя прошлые действия, следует добавить:

• Дата действия

• Участвующие стороны

• Тип действия, например электронная почта, встреча или телефонный звонок.

• Краткое содержание акции

3. Объясните эффекты

Когда сотрудники пропускают работу, это влияет на их производительность, что может снизить производительность их отдела и всей компании. Если они работают в команде, чрезмерные опоздания и пропуски работы могут привести к тому, что у их коллег появится дополнительная работа. Объясните, как проблемы с посещаемостью сотрудника повлияли на его производительность, сославшись на конкретные проекты или задания. Вы можете указать, пропускал ли сотрудник встречи, отставал на работе или не сдавал проекты в установленные сроки.

4. Наметьте следующие шаги

В письме должно быть указано, какие действия должен предпринять сотрудник, чтобы исправить ситуацию. Укажите дату для проверки прогресса сотрудника. Вы также должны указать, какие меры примет компания, если сотрудник не соблюдает правила посещаемости, что может включать сокращение оплаты за пропущенные часы или увольнение.

5. Спросите об обратной связи

Вы можете попросить менеджера по персоналу вашей компании и юридическую команду проверить ваш текст, чтобы убедиться, что в нем есть все необходимые компоненты. Они могут проверить, чтобы убедиться, что язык подходит, а запись точна.

6. Доставьте запись

Запланируйте встречу с сотрудником, чтобы доставить запись и обсудить ее с ним. Это может быть сложным разговором для сотрудника, поэтому проявите терпение и понимание. Укажите элементы в записи, как они написаны. Используйте ясный, прямой язык и старайтесь избегать добавления эмоций или мнений, поскольку вы хотите оставаться профессионалом. Попросите сотрудника поставить подпись и дату на записи в качестве документа, подтверждающего, что он ее получил, и понять ее содержание.

7. Подать заявку

Вы должны хранить запись о посещаемости с вашей подписью и подписью сотрудника в постоянном личном деле сотрудника в качестве официальной записи о происшествии.

Пример записи о посещаемости

Вот образец отчета о плохой посещаемости, который вы можете использовать в качестве руководства для создания собственного:

Письменное предупреждение за явку

Кому: Фрэнк Холлис

От кого: Гэри Маршалл, генеральный директор

Дата: 15 апреля 2009 г.

Это официальное предупреждение о нарушении вами правил посещаемости сотрудников Grove Industries. В политике указано:

Ожидается, что все сотрудники прибудут в указанное время своей смены. Сотрудникам предоставляется два личных отпуска в год.

С 1 января вы опоздали на работу или пропустили работу в следующие даты, что превышает количество разумных опозданий и допустимых личных прогулов:

• 4 января – опоздание на 10 минут

• 10 января – отсутствует

• 31 января – опоздание на 20 минут

• 7 февраля – опоздание на 15 минут

• 11 февраля – отсутствует

• 9 марта – опоздание на 10 минут

• 11 марта – опоздание на 15 минут

• 28 марта – опоздание на 15 минут

• 31 марта – отсутствует

• 1 апреля – опоздание на 10 минут

Мы уже два раза обсуждали этот вопрос. Впервые вам было отправлено электронное письмо 12 февраля, в котором содержалась наша политика посещаемости и подтверждалась важность того, чтобы быть на работе и приходить вовремя. Кроме того, 12 марта у нас было собрание, чтобы обсудить проблемы с посещаемостью. 12 марта вы получили устное предупреждение о том, что в случае повторения проблемы будут приняты последовательные меры.

К сожалению, с 12 февраля мы не заметили улучшения вашей посещаемости. Вы пропустили две важные встречи для аккаунта Джонсона, и вашим коллегам нужно было проинформировать вас об изменениях. Это влияет на производительность всей команды и создает чрезмерное бремя для тех, кто соблюдает нашу политику посещаемости.

Мы помещаем вас на испытательный срок в течение следующих 30 дней. В течение этого времени вы должны присутствовать на каждой запланированной смене и приходить на работу вовремя. Через 30 дней мы рассмотрим ситуацию. Если вы не сможете выполнить эти требования, мы будем вынуждены уволить вас с работы в Grove Industries.

Благодарим Вас за внимание к этому вопросу.

С уважением,

Гэри Маршалл

Я получил и понимаю содержание этого уведомления.

Имя сотрудника

Подпись сотрудника

Дата