Основные результаты: определение и примеры

1 июля 2021 г.

Одним из наиболее важных шагов в завершении проекта является предоставление готового продукта или результата заинтересованным сторонам или клиентам для утверждения. Тем не менее, вы можете получить ключевые результаты на многих этапах проекта. Ключевые результаты могут помочь вашей команде сосредоточиться на каждой задаче в проекте, чтобы вы могли завершить ее вовремя. В этой статье мы определяем ключевые результаты, приводим их примеры, объясняем результаты проекта и процесса и обсуждаем, как отслеживать результаты за шесть шагов.

Что такое ключевой результат?

Ключевой результат — это то, что создается в результате определенного процесса. Эти результаты могут быть конечными продуктами или окончательными результатами проекта, или вы можете выполнять их как меньшие результаты на протяжении всего проекта. Основные результаты обычно должны быть получены заинтересованной стороной или клиентом к определенной дате, и проект не будет завершен до тех пор, пока заинтересованная сторона не увидит и не примет окончательный результат.

Основные результаты могут быть материальными или нематериальными, в зависимости от типа проекта. Например, фабрика, которую создает проектная группа, — это материальный результат, а обучение, необходимое для новых сотрудников фабрики, — нематериальный результат.

Примеры ключевых результатов

Вот несколько примеров ключевых результатов, классифицированных по этапам процесса управления проектами:

• Фаза инициации: члены команды полностью разрабатывают свои идеи, прежде чем представлять их заинтересованным сторонам. Результат на этом этапе может включать устав проекта.

• Этап планирования: заинтересованные стороны набирают членов команды, выделяют ресурсы и ставят цели для проекта. Некоторыми результатами на этом этапе могут быть рабочий план проекта и план коммуникации.

• Фаза выполнения: команда проекта завершает работу, обсуждавшуюся на первых двух фазах, пока не завершит проект. Ключевые результаты на этом этапе могут включать отчеты о состоянии и окончательную приемку проекта.

• Фаза закрытия: руководитель проекта официально закрывает проект. Ключевой переменной на этом этапе является контрольный список закрытия проекта, который оценивает такие факторы, как успехи и первоначальные цели по сравнению с фактической производительностью.

Результаты проекта и результаты процесса

Результаты проекта и процесса — это результаты, созданные в ходе завершения проекта. Вот несколько сравнений между результатами проекта и результатами процесса:

Определение

Результаты проекта — это ожидаемые результаты проекта, такие как план, продукт или другой результат. Вот несколько примеров результатов проекта:

• Прототипы

• Маркетинговые исследования

• Веб-сайты

• Программное обеспечение

• Здания

Результаты процесса — это средства, с помощью которых команда планирует и завершает проект. Создание результатов процесса дает команде проекта более определенные цели, над которыми нужно работать на протяжении всего проекта. Результаты процесса обычно включают более мелкие задачи, такие как:

• Объем проекта. Объем проекта определяет всю работу, которую необходимо выполнить для успешного выполнения проекта.

• Техническое задание: Техническое задание описывает требования к работе для проекта и ожидания от его дизайна.

• Расписание проекта. Расписания проекта определяют временную шкалу проекта и делегируют работу команде проекта.

• Бюджет проекта: Бюджеты проекта определяют общую сумму денег, необходимую для финансирования проекта.

Подготовка

Перед началом проекта проектные группы часто встречаются и обсуждают важные вопросы, касающиеся точного и своевременного завершения проекта. Чтобы получить результаты проекта для заинтересованных сторон и клиентов, команды обычно сначала обсуждают результаты процесса.

Прежде чем приступить к проекту, вы можете задать следующие вопросы о результатах процесса:

• Какие типы результатов процесса нам нужны для завершения проекта?

• Когда должен быть выполнен каждый результат?

• Сколько времени потребуется для получения результатов каждого процесса?

• Кто принимает и утверждает каждый результат?

После обсуждения результатов процесса, вот несколько вопросов по результатам проекта для обсуждения:

• Какова функция результата?

• Как мы будем его производить?

• Есть ли у нас возможности для его производства или нам нужно нанимать сторонних поставщиков?

• Сколько времени нам нужно, чтобы завершить его?

Как отслеживать результаты

Важно отслеживать результаты по мере завершения проекта, чтобы определить, собираетесь ли вы завершить их вовремя. Вот шесть шагов, которым вы можете следовать при отслеживании результатов:

1. Планируйте заранее

Вы можете планировать заранее, создав устав проекта, чтобы обобщить цели и роли вашей команды во время проекта. Использование хартии может помочь вам превратить более крупные цели в более простые задачи. Этот устав также может определять результаты, которые вы будете производить на протяжении всего проекта, заканчивая результатом проекта.

2. Определите результаты

Как только заинтересованные стороны согласятся с вашими планами, вы можете приступить к обсуждению результатов процесса, которых вам необходимо достичь, чтобы завершить проект вовремя. Кроме того, вы можете определить, какие задачи необходимо выполнить вашей команде. Вы также можете определить, сколько времени потребуется для выполнения каждого результата процесса.

3. Установите ожидания

После того, как вы и ваша команда завершили планирование, может быть полезно поговорить с каждым членом команды, чтобы определить их конкретную роль в проекте. Убедитесь, что все знают, как отслеживать свой прогресс, чтобы знать, выполняют ли задачи вовремя. Подумайте о том, чтобы объяснить, что каждый несет ответственность за свою часть работы и должен связаться с вами, если он считает, что может не выполнить свою работу в установленные сроки.

4. Отслеживайте прогресс

Как только проект начался, вы можете отслеживать ход выполнения каждого результата, вехи и задачи, которые выполняет ваша команда. Вы можете подумать об использовании наглядного пособия, чтобы отслеживать свой прогресс. Вот список распространенных инструментов визуального управления проектами:

• Диаграмма Ганта: Диаграммы Ганта показывают, когда задача должна быть выполнена и сколько времени потребуется для выполнения каждой задачи. Диаграммы Ганта также могут отслеживать ваше местоположение на временной шкале проекта, чтобы вы знали, продвигаетесь ли вы по графику.

• Календарь проекта. Календарь проекта позволяет вам видеть все, над чем вы работаете в течение месяца, в одном месте. Эти календари помогут вам отслеживать производство и своевременно выполнять ежедневные задачи.

• Доска Канбан: Доска Канбан может помочь вам визуализировать ваши задачи по мере того, как ваша команда проходит через различные этапы выполнения. Отдельные задачи проходят через разные этапы производства, поэтому вы знаете, сколько работы выполнил каждый член команды.

5. Предоставляйте отчеты о состоянии

Отчеты о состоянии предоставляют информацию о том, как продвигается проект относительно завершения каждого результата. В зависимости от продолжительности вашего проекта вы можете отправлять отчеты о состоянии один раз в неделю или чаще, чтобы информировать всех об общем ходе проекта. Заинтересованные стороны также могут захотеть получать информацию о развитии проекта, поэтому вы также можете отправлять им отчеты.

6. Измеряйте эффективность после завершения

После того, как вы завершили проект, важно уделить время осмыслению и измерению эффективности стратегий, которые вы использовали для получения результатов. Вопросы, которые вы, возможно, захотите обсудить с вашей командой, включают:

• Завершили ли мы проект с дополнительным временем, оставшимся до крайнего срока?

• Уложились ли мы в бюджет?

• Какова была первоначальная реакция заинтересованных сторон на результаты проекта?

• Что прошло хорошо и что мы можем изменить в следующий раз?