Основные функции управления |

8 марта 2021 г.

Понимание ключевых функций управления поможет вам создать основу проекта, достичь своей цели и стать лучшим руководителем команды. Узнайте больше о функциях управления и о навыках, которым вы можете научиться, чтобы успешно их выполнять.

Прочитайте больше: Каковы обязанности менеджера?

Четыре функции управления

Есть четыре основные функции, которые выполняют успешные менеджеры:

• Планирование

• Организация

• Ведущий

• Контроль

Планирование

Менеджеры должны планировать цели, исходя из потребностей своей организации и наилучших способов их достижения. Планирование перед началом проекта гарантирует, что менеджеры сохранят свою эффективность на протяжении всего процесса. Создание целей также должно служить основой для будущей деятельности внутри компании.

При планировании менеджер должен учитывать следующее:

• Члены команды. Для достижения цели руководитель должен создать дееспособную команду. Рассмотрите нынешних сотрудников, их навыки и то, какой вклад они могут внести в проект.

• Срок. Менеджер должен правильно определить, сколько времени потребуется для достижения цели. Старайтесь учитывать каждый шаг и время, необходимое для его завершения. Точный крайний срок будет держать менеджера сосредоточенным на выполнении задач в разумные сроки и даст команде измеримый график, которому нужно следовать.

• Бюджет. Бюджет должен включать все необходимые ресурсы, включая заработную плату, материалы и расходы, такие как командировочные расходы. Тщательный бюджет помогает менеджеру поддерживать финансовый успех проекта.

• Тенденции компании. Любая цель должна поддерживать миссию организации. Менеджер должен прогнозировать и анализировать тенденции компании, чтобы их цели соответствовали компании.

• Возможные проблемы. Хотя в какой-то момент проекта почти наверняка возникнут препятствия, менеджер должен учитывать любые риски. Рассмотрите любые общие проблемы, такие как болезни членов команды, внутренние конфликты и недостаток общения. Лучше всего иметь резервные планы для максимально возможного количества препятствий, чтобы свести к минимуму потенциальное воздействие.

После создания цели менеджер должен спланировать шаги для ее достижения, начиная с приоритизации задач. Расстановка приоритетов включает в себя решение, какие задачи должны быть выполнены в первую очередь, а на выполнение которых уйдет больше всего времени. Это поможет создать временную шкалу для каждого шага на основе крайнего срока. Далее руководитель может делегировать задачи членам команды. При делегировании руководитель должен учитывать набор навыков каждого члена и то, как лучше всего их использовать. Менеджеры также могут назначать задачи в зависимости от возможности участника освоить новый навык.

Прочитайте больше: Как быть хорошим менеджером

Организация

Организация рабочего места является ключом к повышению производительности. Это позволяет менеджеру четко сформулировать цель задач для команды и убедиться, что они довольны своей ролью и окружающей средой.

При организации менеджер должен сделать следующее:

Получить команду и материалы

Создание команды может включать в себя наем новых сотрудников, если это необходимо, или сбор существующих членов. Команда должна понимать цель и при необходимости пройти дополнительную подготовку. Кроме того, менеджер должен будет предоставить команде необходимые инструменты, такие как компьютеры или тяжелая техника, для выполнения их работы.

Создайте функциональную рабочую среду

Команде необходимо рабочее место для выполнения своих задач. Менеджер в офисе должен обеспечить наличие достаточного количества столов, а менеджер производственной компании должен создать безопасное рабочее место.

Создайте организационную структуру и роли

Руководителю необходимо создать четкую организационную структуру, в которой все члены команды понимают свои функции. Он должен включать любые конкретные задачи, которые менеджер назначает отдельному сотруднику. Когда команда понимает структуру и свои роли, она может правильно выполнять свою работу.

Установить способы связи

Менеджер должен создать стандарт для методов связи, включая электронную почту, онлайн-сообщения и личное общение. Кроме того, они должны установить, будут ли проводиться какие-либо регулярные встречи для обновления прогресса, а также как и где они будут проходить. Наконец, они должны отметить, с кем сотрудники могут сначала связаться, чтобы поговорить о препятствиях.

Реорганизоваться при столкновении с новыми проблемами

По мере продвижения проекта команда, скорее всего, столкнется с препятствиями. В зависимости от характера препятствия менеджеру может потребоваться внести изменения для восстановления нормальной деятельности. Например, если члену команды приходится неожиданно уйти в отпуск, менеджер должен переназначить задачи существующему члену команды или включить в проект нового сотрудника.

Ведущий

Будь то ежедневная задача или общая цель, менеджер должен руководить командой. Лидерство — одна из самых важных функций менеджера, поскольку оно побуждает сотрудников работать наилучшим образом.

Руководство командой включает в себя:

Влияние на команду

Менеджер должен создавать у членов команды чувство цели. Они должны знать назначение своих ролей и цель проекта. Понимание этих компонентов помогает командам оставаться сосредоточенными на своей работе.

Мотивация команды

Мотивация включает в себя воодушевление и поощрение команды к работе над достижением цели. Менеджер может мотивировать команду, веря в видение, предлагая стимулы и признавая усилия. Мотивация является важным фактором в поддержании высокой производительности.

Координация команды

При работе с командой руководитель должен координировать их деятельность и формировать эффективные группы. Мероприятия включают индивидуальные и групповые задания и групповые встречи. Когда менеджер увидит, как члены команды работают вместе, ему будет легче создавать более мелкие и сплоченные группы.

Моделирование идеальных качеств

Как лидер, менеджер должен демонстрировать качества, ожидаемые от команды. Например, если менеджер хочет, чтобы команда сохраняла позитивный настрой, он должен установить этот стандарт своим поведением.

Прочитайте больше: 10 распространенных стилей лидерства

Контроль

Контроль – это постоянная обязанность менеджера следить за продвижением к цели.

Контроллинг может включать в себя:

Контроль качества работы

Менеджер должен осуществлять контроль качества работы команды, чтобы убедиться, что они работают в соответствии со стандартами. Они могут проверять качество работы команды, регулярно запрашивая обновления, проводя встречи или пробуя свою работу. Надзор за качеством работы необходим для создания отличного продукта.

Контроль бюджета и сроков

Для успешного проекта менеджер должен оставаться в рамках первоначально определенного бюджета. Мониторинг бюджета включает в себя обеспечение того, чтобы заработная плата, материалы и другие расходы были в пределах объема. Точно так же менеджер должен отслеживать, сколько времени занимает каждый шаг, и соизмерять его с исходным графиком.

Изменение при необходимости

Если в ходе проекта происходят какие-либо изменения, менеджер должен иметь возможность их выявить и обновить план. Например, если команда менеджера завершает шаг намного быстрее, чем ожидалось, они могут скорректировать временную шкалу на более раннюю дату завершения.

Советы по управлению

Есть определенные навыки, которые вы можете улучшить как менеджер. Примите во внимание эти советы, которые помогут вам создать основу для успешного выполнения четырех функций управления:

Способствовать открытому общению

Коммуникация необходима для передачи информации вашей команде. Кроме того, наличие открытой линии связи позволит вашей команде чувствовать себя комфортно, обращаясь к вам за помощью. Когда вы работаете над своей следующей целью со своей командой, убедитесь, что вы постоянно обновляете команду, чтобы они могли выполнять свои задачи.

Предоставлять и принимать отзывы

Предоставление конструктивной обратной связи поможет вашей команде понять, в чем они преуспели и как они могут улучшиться. Вы также можете попросить оставить отзыв о вашей работе в качестве менеджера. Используйте информацию, которую предоставляет ваша команда, в качестве руководства о том, что работает, а что нет.

Организуйте собственное рабочее пространство и время

В то время как организация создает эффективную рабочую среду для вашей команды, важно также поддерживать свое собственное пространство и время в порядке. Организованность поможет вам сосредоточиться на цели и смоделировать черту характера для вашей команды.

Вести учет

Рассмотрите возможность ведения записей о достижениях и неудачах, с которыми вы сталкиваетесь на протяжении всего проекта. Запишите шаги, ведущие к достижению, и как вы преодолели препятствия. Вы можете вернуться к этим деталям в будущих проектах, чтобы вспомнить, что вы должны делать снова и чего следует избегать.

Быть гибким

Во время функции планирования вы разрабатываете цель и основы для ее достижения. Однако вы можете столкнуться с неожиданными проблемами, которые заставят вас внести изменения. Понимание того, что вам может понадобиться скорректировать бюджет или изменить метод, поможет вам справиться с этими проблемами и адаптироваться к изменениям.

Будьте решительны

Соберите и обдумайте всю возможную информацию и примите взвешенное решение. Даже если ваш план не работает так, как вы ожидали, вы можете использовать его как возможность учиться и совершенствоваться.