Организационный контроль: определение и виды

25 марта 2022 г.

Организации часто бывают очень большими и сложными, и им может потребоваться использование определенных политик или систем, чтобы помочь им функционировать или расти. Вы можете использовать организационный контроль, чтобы помочь людям коллективно работать над достижением целей компании. Понимание типов организационного контроля и аспектов эффективной системы контроля может помочь вам разработать лучшие политики для вашей команды или компании. В этой статье мы обсудим, что такое организационный контроль, характеристики эффективной системы контроля и некоторые шаги, которые помогут вам осуществлять организационный контроль в вашей команде.

Что такое организационный контроль?

Организационный контроль — это процесс, который менеджеры и другие руководители организации используют для обеспечения достижения компанией своих целей. Это включает в себя создание правил, процедур или лучших практик для отдельного лица или отдела в организации. Эти политики могут помочь вам управлять действиями вашей команды или других членов вашей компании, что может повысить общую производительность вашей организации.

Почему важен организационный контроль?

Организационный контроль важен, потому что он позволяет вам и другим сотрудникам вашей компании сосредоточиться на своих целях и достигать их. Внедрение систем организационного контроля может помочь вашей компании сэкономить деньги и время, подробно описав, как выполнять определенные действия или гарантируя, что люди будут выполнять определенные объемы продаж. Это также может позволить вам лучше справляться с непредвиденными ситуациями или проблемами, потому что у вас есть установленная система, на которую вы можете ссылаться.

Виды организационного контроля

Различают три основных вида организационного контроля:

1. Выходной контроль

Выходной контроль — это любая мера организационного контроля, которая фокусируется на вещах, которые вы можете измерить напрямую, таких как количество продаж, количество клиентов, которым вы помогаете, или количество часов, которые вы работаете. Этот тип контроля специализируется на конечном продукте или результатах действия. Некоторыми примерами выходного контроля являются квоты продаж, потенциальные клиенты, с которыми вы связываетесь в определенный период времени, и количество неиспользованных ингредиентов, которые у вас есть в конце недели.

2. Поведенческий контроль

В то время как выходной контроль относится к результатам конкретного действия, поведенческий контроль описывает политики или системы, которые управляют этими действиями. Поведенческий контроль может предоставить инструкции о том, как выполнять определенные задачи, или подробные инструкции о надлежащем поведении на рабочем месте. Некоторые примеры поведенческого контроля включают дресс-код, процедуры безопасности и правила посещаемости.

3. Клановый контроль

Контроль клана — это косвенная форма контроля, которая использует общие ожидания, ценности и социальные нормы, чтобы побудить людей работать для достижения целей компании. Эта форма контроля часто связана с культурой компании и помогает организации достичь своих целей, мотивируя людей, которые там работают. Политики, которые могут влиять на контроль клана, включают ретриты компании, групповые встречи и информационные бюллетени компании, а также возможности для людей давать предложения об организации.

Что делает систему организационного контроля эффективной?

Система организационного контроля — это политика, инструмент, ресурс или комбинация этих вещей, которые помогают вам в процессе организационного контроля. Эффективные системы часто обладают следующими качествами:

Фокус

Система контроля качества специализируется на улучшении одного конкретного аспекта целей компании. Если система имеет определенную направленность, это может помочь вам узнать, какие конкретные процессы следует включить, что может повысить общую эффективность системы. Это также может помочь вам измерить успех, потому что у системы есть определенная, заранее определенная цель.

Интеграция

Организационные системы контроля обычно работают лучше всего, когда они хорошо интегрируются с другими системами и политиками, уже существующими в организации. Интегрированные системы могут помочь в достижении уникальной цели в вашей компании, не противореча другим формам организационного контроля, которые вы уже используете. Прежде чем создавать какие-либо новые системы управления, рассмотрите свои активные политики, чтобы помочь вам правильно интегрироваться с ними.

Принятие

Любая форма организационного контроля требует определенной степени согласия со стороны всех членов компании или организации. Когда люди принимают систему контроля, они с большей вероятностью будут следовать политике, которая может улучшить функционирование этой системы. Вы можете помочь своей команде принять системы контроля, используя опросы, чтобы узнать об их предпочтениях, проводя встречи, посвященные политике, и улучшая свою рабочую культуру или контроль над кланом.

Информация

Предоставление информации об используемых вами системах управления может помочь вашей команде или другим сотрудникам компании понять систему, что повысит вероятность того, что они будут следовать указаниям политик, и может повысить эффективность этой системы. При создании новой политики или системы управления постарайтесь сделать информацию легко доступной для вашей команды. Например, если вы хотите, чтобы ваша команда следовала протоколам безопасности вашего ресторана, эффективная политика может включать в себя руководство по безопасности, которое люди могут прочитать, или знаки и плакаты, описывающие соответствующую информацию о безопасности на разных рабочих местах.

осуществимость

Чтобы создать эффективную форму организационного контроля, вам может понадобиться подумать о ресурсах, которыми располагает ваша компания для внедрения любых политик или систем. Например, если вы хотите устраивать еженедельные вечеринки с пиццей, чтобы помочь контролировать свой клан, вам может потребоваться определить, есть ли у вашей организации бюджет на покупку пиццы каждую неделю. Подумайте о том, чтобы спросить своего руководителя о ресурсах, которые вы можете использовать при попытке создать систему.

Измерение

Эффективная система контроля качества имеет определенные критерии или набор критериев, которые она может использовать для точного измерения прогресса вашей компании. Измерение того, насколько хорошо политика или система помогает вашей компании достичь своих целей, может помочь вам определить, насколько хорошо функционирует конкретная форма контроля. Это также может дать вам больше данных, которые вы можете использовать для создания новых систем.

Как осуществлять организационный контроль

Вот несколько шагов, которые вы можете использовать, чтобы помочь вам осуществлять организационный контроль на вашем рабочем месте:

1. Установите стандарты вашей компании

Цель организационного контроля — создать политику или культуру, которые помогут вашей компании достичь своих целей. Таким образом, понимание того, чего хочет добиться ваша организация, может помочь вам создать соответствующие политики. Например, если компания по производству плюшевых мишек хочет стать самым популярным в мире продавцом мягких игрушек, инициативы организационного контроля могут быть направлены на расширение или удовлетворение потребностей клиентов.

2. Решите, каким должен быть ваш тип управления

После того, как вы узнаете, каковы цели вашей компании, вы можете подумать о том, какая форма организационного контроля может лучше всего помочь вам в их достижении. Хотя большинство организаций используют комбинацию всех трех типов контроля, выбор основного типа для конкретной цели может помочь вам сфокусировать свои политики. Например, если основной целью вашей компании является увеличение объемов продаж, вы можете создать формы контроля выпуска, чтобы повысить цену или количество продаваемого продукта.

3. Измеряйте производительность вашей команды

Измерение того, насколько хорошо ваша организация достигает своих целей, может позволить вам определить, насколько хорошо работают ваши политики и нужно ли вам изменить или добавить организационный контроль. Некоторые цели имеют физические формы измерения, такие как количество проданных продуктов или количество дней, необходимых для завершения проекта. Вы также можете измерить субъективные формы прогресса, просматривая данные, связанные с этим навыком, например, измеряя, насколько хорошо политика способствует творчеству, записывая, сколько независимых проектов ваша команда делает каждый квартал. Подумайте, какие формы измерения лучше всего подходят для ваших целей, и внедрите их.

4. Создайте организационную структуру

Как только цели вашей компании и то, как вы измеряете прогресс своей команды, станут ясными, вы можете создать политику или структуру, которые помогут вам усилить контроль. Например, если вы хотите использовать поведенческий контроль для повышения производительности в своем офисе кодирования, вы можете создать политику, ограничивающую веб-сайты, которые ваша команда может посещать на компьютерах компании, и использовать программное обеспечение для обеспечения соблюдения этой политики. Хотя клановый контроль является косвенной формой организационного контроля и не имеет официальной политики, вы все равно можете создать какую-то структуру, например, периодические мероприятия или ящик для отзывов компании.

5. Экспериментируйте со стилями руководства

То, как вы руководите своей командой, может иметь прямое влияние на цели вашей компании и играть большую роль в организационном контроле. Однако вы можете изначально не знать, какие стили руководства лучше всего подходят вам и вашей команде. Вы можете изменить это, выделив время, чтобы попробовать разные стили лидерства и записать, как вы относитесь к каждому стилю, а также как ваша команда реагирует на них.

6. Ознакомьтесь с политиками вашей организации

Просмотр ваших политик может помочь вам получить информацию о том, насколько хорошо работают ваши инициативы организационного контроля, и может позволить вам изменить или заменить те, которые могут нуждаться в улучшении. При создании формы контроля рассмотрите возможность установки фиксированного интервала времени и последовательно проверяйте политику, чтобы убедиться, что она работает правильно.