Операционные системы для бизнеса: определение, назначение и способы их создания

Если вы планируете карьеру менеджера, полезно знать, как создать бизнес-операционную систему для вашей компании. Операционные системы для бизнеса помогают компаниям прояснить обязанности, создать точные системы для решения проблем и указать, как их можно улучшить. Понимание передовых методов создания операционной системы для бизнеса может помочь вам стать более эффективным руководителем, подготовить компанию к масштабированию и найти возможности для продвижения по карьерной лестнице.

В этой статье мы определяем, что такое операционная система для бизнеса, объясняем, почему предприятия используют ее, и предоставляем пошаговое руководство, которое поможет вам создать ее для вашего работодателя.

Что такое операционная система для бизнеса?

Операционная система для бизнеса — это руководство компании, в котором описывается, что, как, когда и почему в отношении обязанностей компании. Менеджеры, руководители и владельцы бизнеса часто совместно пишут операционные системы для бизнеса, чтобы гарантировать, что все в компании понимают свои роли, разделяют одно и то же видение и работают над достижением одних и тех же целей.

Цель бизнес-операционной системы — объединить команды, прояснить коммуникацию и продвигать общую миссию. Эти усилия могут привести к созданию более гармоничной рабочей среды, которая удерживает хороших сотрудников и вознаграждает их за тяжелую работу.

Какова цель операционной системы для бизнеса?

Целью операционной системы для бизнеса является повышение эффективности компании. Это обусловлено четкими целями, общими ценностями и эффективностью сотрудников. Успешная бизнес-операционная система может создать позитивную рабочую культуру, в которой сотрудники чувствуют, что их рабочее время ценится, их личное время уважается, а их усилия приносят ощутимые результаты.

Если ваш работодатель поручил вам повысить эффективность компании, вы можете подумать, какие области бизнеса нуждаются в наибольшей поддержке. Чтобы определить эти области, попробуйте задать себе следующие вопросы:

• Чувствуется ли бизнес, что он находится под контролем и следует четкому направлению?

• Регулярно ли компания получает прибыль?

• Здорова ли текучесть кадров?

• Полностью ли работники понимают свои обязанности?

• Считаются ли встречи эффективным использованием времени?

• Есть ли у предприятия четкий финансовый план?

Если вы ответили «нет» на любой из этих вопросов, вы можете создать операционную систему для бизнеса, адаптированную к вашей компании, чтобы укрепить обязанности сотрудников, повысить эффективность и улучшить финансовое состояние бизнеса.

Как создать операционную систему для бизнеса

Бизнес-операционные системы обычно состоят из пяти частей: процессов, систем, ролей, навыков и структуры. Вот как максимально использовать каждый элемент для создания эффективной операционной системы для вашей компании:

1. Разработайте процессы

Процессы — это ручные и социальные контрольные списки того, как бизнес выполняет задачу. Они позволяют создавать и отслеживать план. Благодаря отслеживанию процессы упрощают обнаружение и корректировку неэффективных действий, что может помочь вам быстро обновить и реализовать более прибыльный план.

Эффективными процессами являются:

• Легко понять: описывайте процессы простым языком, чтобы каждый сотрудник знал, что делать.

• Воспроизводимость: для максимальной эффективности создавайте процессы, которые сотрудники могут постоянно повторять, и опускайте детали, которые не применимы к каждой ситуации.

• Простота доступа. Размещайте рабочие документы в доступных местах, например, в хорошо организованной общей облачной папке или на хорошо заметной офисной доске объявлений.

• Отслеживаемость: чтобы постоянно улучшать процессы, полезно отслеживать их. Например, вы можете записать время, необходимое для выполнения задачи, чтобы определить области, в которых сотрудники могут повысить производительность.

• Поддерживается инструментами: инструменты могут автоматизировать утомительные задачи, такие как отслеживание, что может повысить мотивацию сотрудников следить за процессом.

Вот пример процесса в действии:

Феликс — менеджер по продажам в отделе, занимающемся проблемами продуктивности. Он создает процесс повышения производительности для своей команды, который включает простое пошаговое руководство по передовым методам повышения производительности для конкретной задачи. Он включает в себя практические методы, которые использует в своей работе, и объясняет, как он решает распространенные проблемы.

Он обеспечивает легкий доступ к руководству для каждого члена команды. Он также призывает их использовать руководство во время работы и отслеживать, как долго они работают, с помощью инструмента учета рабочего времени. Наконец, Феликс предлагает ответить на вопросы и дать совет по мере необходимости.

В течение месяца отдел продаж Феликса увеличивает производительность на 15%.

2. Установите системы

Системы определяют технические аспекты того, как компания выполняет задачу. Обычно они охватывают твердые и мягкие стороны технологий, маркетинга, финансов и людей. Например, система жестких людей может включать инструкции о том, как выполнять обязанности по начислению заработной платы и кадровым ресурсам, в то время как система мягких людей часто включает в себя тактику управления эффективностью, методы найма и планы вознаграждения.

Успешными системами являются:

• Специально для задачи

• Применимо к общим целям компании

• Воспроизводимость для каждого сотрудника на любом уровне

• Измеряется по отношению к целям компании

Мягкие системы также могут быть предметом переговоров. Например, большинство предприятий используют систему вознаграждения, основанную на опыте и стаже работы. Однако сотрудники часто договариваются о более высокой заработной плате во время продвижения по службе или после успешного ежегодного обзора.

Вот пример единой системы управления персоналом на практике:

Кейтлин — менеджер по персоналу. Ее команда поддерживает менеджера по найму, который ищет нового графического дизайнера для создания рекламных кампаний.

Чтобы помочь менеджеру по найму подготовиться, команда Кейтлин составляет стандартный список вопросов, которые следует задавать кандидатам на собеседованиях. Они также пишут образцы того, как могут звучать успешные ответы, и предоставляют примеры графики, которую команда дизайнеров ищет в портфолио кандидата. Наконец**, команда Кейтлин предоставляет мягкий диапазон заработной платы, который менеджер по найму может использовать во время переговоров о заработной плате.

Хорошо разработанная и внедренная система достигает двух основных целей: она позволяет сотрудникам точно знать, чего они могут ожидать, чтобы они могли составлять эффективные планы, и вселяет уверенность в потенциальных сотрудников и клиентов.

3. Определите роли

В бизнес-операционной системе роли — это точные должностные инструкции для должностей в вашей компании. Когда вы прописываете роли, полезно сосредоточиться на целях компании в отношении работы, а не на том, что делает человек, который в настоящее время выполняет эту работу. Это возможность обнаружить недостающие обязанности и перетасовать обязанности, которые могут быть лучше согласованы с другими должностями. Это также возможность убедиться, что вы общаетесь с сотрудниками, которые разделяют ценности компании.

Эффективные роли:

• Четко выделенный

• Указано в описании вакансии

• Написано простым языком

• Планируется с учетом роста

• В соответствии с корпоративной культурой

• Стремление к целям компании

Имея в виду рост, менеджеры часто включают в операционную систему своего бизнеса роли, которые пока не нужны компании. Это гарантирует, что компания готова добавить руководящие должности и приспособиться к большему штату, когда ей потребуется масштабирование.

Вот пример этого в действии:

Анджело работает финансовым менеджером в небольшой компании по производству органических кормов для домашних животных. Он курирует отдел бухгалтерского учета и финансов. Тем не менее, компания растет, и управление потребностями растущего штата его команды становится сложной задачей. К счастью, в бизнес-операционной системе уже определена должность менеджера по бухгалтерскому учету.

Менеджер по найму размещает объявление о вакансии и проводит собеседования с пятью кандидатами. Один кандидат выполняет должностные инструкции и в свободное время работает волонтером в приюте для животных, что делает ее идеально подходящей для этой роли и ценностей компании. Компания нанимает ее в качестве нового менеджера по бухгалтерскому учету, который распределяет рабочую нагрузку.

4. Совместите навыки с ролями

Чтобы создать полную картину ролей в компании, полезно сопоставить их с конкретными навыками. Для этого вы можете предсказать, какие навыки соответствуют конкретной роли, и создать оценку навыков для текущих эффективных сотрудников. Эта оценка может определить, соответствуют ли ожидаемые вами навыки занимаемой должности, и поможет вам определить дополнительные навыки, связанные с этой ролью. Согласование навыков с конкретными ролями может упростить найм, когда сотрудник переходит или получает повышение.

К хорошо согласованным навыкам относятся:

• Твердые навыки, такие как профессиональные навыки, такие как знакомство с программным обеспечением или владение иностранным языком

• Мягкие навыки, такие как личные качества, такие как способность к сотрудничеству, организованность или представительность.

Вот пример объявления о работе, включая навыки, которые хорошо подходят для этой роли:

Мы ищем представительного, организованного переводчика, свободно владеющего английским и японским языками, чтобы помочь нашим международным руководителям с электронными письмами, встречами и написанием речей. К идеальным кандидатам относятся люди, хорошо знакомые с американской и японской культурой и привыкшие работать в международной корпоративной среде.

5. Создайте общую структуру

Структура — это лежащая в основе бизнес-операционной системы поддержка процессов, систем, ролей и навыков. Создание структуры гарантирует, что офисная культура, обязанности сотрудников и миссия компании кажутся вдохновляющими, а не ограничивающими.

Эффективная структура часто:

• Поддерживает сотрудников, которым нужна помощь или есть вопросы

• Поддерживает системы компании

• Отражает ценности компании

• Усиливает повседневные процессы

Вот пример структуры бизнес-операционной системы в действии:

Паула руководит детским садом, задачей которого является развитие у детей навыков критического мышления. Каждый день ее команда воспитателей поддерживает детей клиентов, помогая им самостоятельно готовить простые закуски, решать головоломки и играть в развивающие игры. Когда у похитителей возникают проблемы с общением, у них есть четко продуманная система разрешения конфликтов, на которую они могут ссылаться. У каждого смотрителя есть четко определенная роль, связанная с конкретными навыками, включая смотрителя искусства с художественным образованием и учителя принятия решений с опытом ведения переговоров.

Когда у сотрудников Паулы возникают вопросы по работе, они точно знают, к кому обратиться. Они чувствуют поддержку своих руководителей и менеджеров, и это укрепляет их соответствие ценностям компании. Поскольку их роли четко определены, а их навыки хорошо соответствуют занимаемой должности, сотрудники Паулы эффективно выполняют свои повседневные обязанности и часто испытывают чувство удовлетворения от своей работы.