Официальный формат электронной почты: когда его использовать (с шаблоном и примером)

31 марта 2022 г.

Во многих профессиональных условиях важно использовать официальные электронные письма при переписке с клиентами, коллегами или руководством. Официальное электронное письмо демонстрирует профессиональный подход к получателю и показывает, что вы уважаете его время. Понимание того, как составить официальное электронное письмо, является жизненно важным профессиональным навыком. В этой статье мы обсудим, как написать официальное электронное письмо, когда это делать и чего следует избегать при написании.

Каков формат официального электронного письма?

Официальное электронное письмо прямолинейно и профессионально по тону, а также по формату. Важные элементы, которые следует учитывать при написании официального электронного письма, включают:

• Адрес для отправки: каждый раз, когда вы отправляете официальное электронное письмо, используйте профессиональный адрес электронной почты. Ограничьте адрес электронной почты своим полным именем, инициалами и цифрами или их сочетанием. Примеры включают «malcom.brown@email.com», «m.brown@email.com» и «m.brown22@email.com».

• Тема: Напишите короткую строку темы из семи или менее слов, которая прямо и кратко резюмирует цель электронного письма.

• Шрифт: чтобы ваша электронная почта выглядела легко и профессионально, используйте в качестве шрифта Arial, Times New Roman или Calibri. Используйте только черный цвет для шрифта и выберите размер шрифта 12 или 14.

• Приветствие: выберите профессиональное приветствие, чтобы произвести сильное впечатление. Сильные варианты включают «Кому это может касаться» или «Уважаемый». Используйте профессиональное имя получателя или его должность, если вы не знаете его имени.

• Введение: при написании электронного письма новому контакту начните с краткого введения, которое позволит им узнать, кто вы.

• Текст: Профессиональное электронное письмо уважительно относится к времени получателя, поэтому старайтесь, чтобы тело было как можно более прямым и кратким. Если возможно, включите только один или два коротких абзаца. При обращении к новому контакту с предложением, требующим более существенной информации, вместо этого включите его в виде вложения или предложите связаться с дополнительной информацией, если получатель заинтересован.

• Закрытие: Как и в случае с адресом, вы должны включить официальное закрытие. Варианты включают «Спасибо за ваше время», «С уважением», «Спасибо» и «С наилучшими пожеланиями».

• Подпись: подпишите свое имя и профессиональную должность. Если у вас есть учетная запись электронной почты с предустановленной подписью, убедитесь, что вся содержащаяся в ней информация имеет профессиональный тон.

Подробнее: Профессиональные приветствия по электронной почте: советы и примеры

Когда вам нужно написать официальное электронное письмо?

Общие причины для написания официального электронного письма включают в себя:

• Первый контакт: каждый раз, когда вы впервые обращаетесь к кому-то в профессиональной среде, используйте официальное электронное письмо. Хотя некоторые профессиональные отношения будут развиваться до такой степени, что вам будет удобно использовать более дружелюбный тон, первоначальные взаимодействия должны быть более формальными.

• Профессиональные настройки: если у вас не сложились отношения с клиентом, коллегой или сослуживцем, при которых вы чувствуете себя комфортно, будучи менее профессиональным, придерживайтесь формальных стандартов электронной почты для большей части общения, связанного с работой.

• Коммерческие предложения: прямой и профессиональный подход к написанию официального электронного письма — лучший способ представить коммерческое предложение даже существующему клиенту. Предположим, что у клиента плотный график, и ему будет полезен простой формальный подход.

• Запросы о работе. При подаче заявления на новую работу официальное электронное письмо показывает, что вы способны представить себя профессионально и уважаете время получателя.

• Извинения: иногда в вашей профессиональной карьере вам может понадобиться отправить электронное письмо с извинениями. Обращайтесь с ними с уважением, используя официальный формат электронной почты.

• Увольнение: каждый раз, когда происходит смена работы, официальное электронное письмо — лучший способ обсудить это. И заявления об отставке, и письма об увольнении должны быть формальными.

Подробнее: Как написать официальное заявление об увольнении (шаблон и пример)

Чего следует избегать при написании официального электронного письма

Прежде чем нажать «Отправить», найдите время, чтобы проверить свое электронное письмо на наличие любой из этих ошибок:

• Непринужденный тон: если вы не установили непринужденные отношения с получателем вашего электронного письма, использование непринужденного тона может быть воспринято как непрофессионализм.

• Сленг: как и обычный тон, сленг может показаться непрофессиональным и иногда сбивать читателя с толку, особенно если это региональная или местная фраза.

• Чрезмерно фамильярный язык: личные отношения с деловым партнером чрезвычайно ценны, но если у вас еще нет личных отношений, возможно, лучше избегать фамильярных выражений.

• Орфографические и грамматические ошибки. Современные почтовые серверы, как на компьютерах, так и на мобильных устройствах, оснащены встроенными функциями проверки орфографии и грамматики. Дважды проверьте, что в вашем тексте нет ошибок, из-за которых вы можете показаться непрофессионалом.

• Смайлики: использование смайликов стало широко распространенным во многих формах общения, но обычно лучше использовать их для неформального общения.

• Неполные предложения: при написании официального электронного письма используйте полные предложения, которые выглядят профессионально и могут произвести лучшее впечатление, чем неполные предложения.

• Дополнительная информация: хотя может показаться, что предоставление дополнительной информации помогает убедиться, что у получателя нет неопределенности и что вы потратили время на тщательность, длинные электронные письма означают более длительное время чтения. Будьте прямолинейны и предложите назначить встречу, если вам нужно уточнить детали.

• Косвенная формулировка: такие фразы, как «я пишу вам сегодня» или «я свяжусь с вами», редко нужны, и вы, вероятно, можете не использовать их в своем электронном письме и как можно быстрее предоставить ценность.

Подробнее: Как написать электронное письмо шаг за шагом (формальное и неформальное)

Официальный шаблон электронной почты

При написании официального электронного письма полезно иметь шаблон, который поможет вам, если вы новичок в официальном письме. Вы можете использовать этот шаблон для своего следующего официального письма:

Тема: [Brief summary of the contents of the email]

Привет [Recipient’s name or professional title],

Меня зовут [your name] и я [explanation of the capacity in which you are reaching out to them.]

[A brief description of the reason you are emailing, kept to one or two short paragraphs if possible.]

Спасибо за уделенное время,
[Your name]
[Your professional contact information]

Пример официального письма

Вот пример использования предоставленного шаблона:

*Тема: Высококачественное снаряжение для боевых искусств*

Приветствую миссис Маршалл,

Меня зовут Уильям Гордон, и я продавец в Action Martial Arts. Мы являемся ведущим поставщиком матов для боевых искусств и тренировочного оборудования на северо-востоке.

Мы готовимся к выпуску новой линейки кимоно для боевых искусств, достаточно легких для тренировок летом, но достаточно прочных для интенсивных тренировок. Мы заинтересованы в сотрудничестве с местными спортивными залами для создания фирменной экипировки для студентов, и я хотел бы поговорить с вами о том, чтобы отправить вам пробное ги вместе с некоторыми образцами наших подушек и одежды для борьбы.

Пожалуйста, дайте мне знать, если вам нужна дополнительная информация.

Спасибо,
Уильям Гордон
555-123-4567