Объяснение матрицы управления временем Кови

14 сентября 2020 г.

Правильное управление временем важно для повышения личной продуктивности и успеха бизнеса. Существует множество различных стратегий тайм-менеджмента, которые вы можете использовать, в том числе Матрица тайм-менеджмента Кови. Этот метод является эффективным методом, предназначенным для того, чтобы сосредоточить ваше внимание на задачах, которые наиболее важны для вашего бизнеса и личного роста. В этой статье мы объясним, что такое Матрица управления временем Кови и как ее использовать для преобразования вашей собственной тактики расстановки приоритетов.

Что такое Матрица управления временем Кови?

Матрица управления временем Covey представляет собой основу для определения приоритетов вашего времени и задач для оптимизации эффективности и производительности. Созданная Стивеном Кови, автором книги «Семь навыков высокоэффективных людей», эта модель использует четырехквадрантную систему, чтобы помочь вам классифицировать каждую задачу, ответственность и аспект вашей жизни на основе:

• Срочность: задачи и обязанности, требующие немедленных действий или внимания.

• Важность: те, которые имеют большое значение или ценность для целей

Цель использования этого метода — сосредоточиться на улучшении личных и профессиональных отношений, а также на содействии росту и достижениям.

Четыре квадранта матрицы управления временем Кови

Каждый квадрант имеет свое свойство и предназначен для того, чтобы помочь вам расставить приоритеты в ваших задачах и обязанностях. Эти квадранты следующие:

• Квадрант 1: Срочно и важно

• Квадрант 2: Не срочно, но важно

• Квадрант 3: Срочно, но не важно

• Квадрант 4: Не срочно и не важно

Квадрант 1: Срочно и важно

Q1 включает в себя обязанности или задачи, связанные с критическими результатами и требующие срочного внимания. Элементы в этом квадранте также могут вызывать стресс из-за их срочности и важности, поэтому знание этих задач и их соответствующая классификация могут гарантировать, что вы сосредоточите на них необходимое время и усилия. Предметы, попадающие в Q1, обладают следующими качествами:

• Приближающиеся сроки

• Прямое отношение к срочным целям

• Вовлекайте снижение непосредственного риска

Этот квадрант расположен вверху слева в матрице.

Квадрант 2: Не срочно, но важно

Q2 включает в себя сосредоточение внимания на действиях, направленных на развитие чувства дисциплины и приверженности делу, а также определение и работу над тем, что вы можете контролировать. Некоторые предметы Q2 могут иметь следующие качества:

• Требуется планирование или дополнительные шаги

• Прямое отношение к общим целям

Этот квадрант расположен вверху справа в матрице.

Квадрант 3: Срочно, но не важно

Действия в Q3 являются срочными и приобретают некоторую важность в данный момент. Скорее всего, это элементы, которые можно сократить или удалить из рабочего процесса. Вероятно, они обладают некоторыми из следующих качеств:

• Результат плохого планирования элементов в Q1 и Q2

• Прерывание производительности

• Отвлечение

Этот квадрант расположен внизу слева в матрице.

Квадрант 4: Не срочно и не важно

Задачи в Q4, скорее всего, могут быть удалены полностью или сокращены. Важно определить, какие элементы относятся к этому квадранту, чтобы знать, какие задачи классифицировать как наименее приоритетные. Эти предметы обычно обладают следующими качествами:

• Вызывают наименьшее количество стресса

• Не связаны напрямую с общими или срочными целями

Этот квадрант расположен внизу справа в матрице.

Связанный: Правило 80/20 с примерами

Преимущества использования Матрицы тайм-менеджмента Кови

Использование матрицы управления временем Covey может иметь много преимуществ на рабочем месте, в том числе:

• Повышение продуктивности: порядок этого метода может помочь вам решить, что поставить на первое место в вашей жизни и как эффективно подходить к этим задачам. Организованный и расставленный по приоритетам список задач может помочь вам выполнять больше и наиболее важные задачи за то же время.

• Четкие привычки. Использование этой матрицы может помочь вам определить, в каких квадрантах вы проводите большую часть своего времени, и оценить свое собственное поведение. Затем вы можете выработать новую привычку сосредотачиваться только на элементах Q1 и Q2.

• Баланс между работой и личной жизнью: с более продуктивными привычками на работе вы сможете лучше находить время для вещей, которые наиболее важны для вас вне работы.

• Улучшенные навыки планирования: правильное определение приоритетов задач с помощью этой матрицы также может помочь вам определить четкие краткосрочные цели, которые можно выполнить в определенные сроки. Это может помочь вам лучше планировать проекты и долгосрочные цели.

Как использовать Матрицу управления временем Кови

Применение этой матрицы к вашей повседневной жизни и распорядку дня требует самооценки и конкретики. Вот несколько шагов, которые могут помочь вам разобраться с этой техникой:

1. Перечислите задачи, которые вам нужно выполнить

Независимо от того, расставляете ли вы приоритеты на день или на месяц, важно записывать все задачи, которые вам еще предстоит выполнить. Эти задания должны быть краткими и четкими формулировками.

2. Включите сроки

После того, как вы четко перечислите каждую задачу, укажите их сроки. Знание того, когда дела должны быть завершены, может помочь вам расставить приоритеты, что нужно сделать в первую очередь, а что может подождать. Обратите внимание на сроки, которые быстро приближаются, чтобы помочь определить срочность ваших задач на следующем этапе.

Связанный: 10 советов, как стать более целеустремленным на работе

3. Определите самые срочные задачи

Укажите, какие из перечисленных сроков ближе всего, чтобы определить, какие из них наиболее срочные. Это позволяет вам рассматривать свои задачи в перспективе, когда дело доходит до расстановки приоритетов. Это также дает четкое представление о том, каковы ваши коллективные обязанности, и может дать вам представление о том, какие задачи следует выполнять в первую очередь, а какие в последнюю очередь.

4. Организуйте по важности

Определив, насколько срочной является каждая задача в вашем расписании, расположите задачи в соответствии с их важностью. Это позволит вам полностью понять, какие задачи являются предварительными, а какие могут подождать в данный момент. Это также может помочь в создании расписания для выполнения этих срочных задач в соответствии с их важностью.

5. Разместите задачи в правильном квадранте

Изучите каждую задачу, чтобы определить, насколько она срочная и/или важная для вашей повестки дня, а затем организуйте их в группы в своем списке. После того, как вы определили, какие задачи являются срочными, важными, и тем и другим, поместите их в соответствующий квадрант. Вы можете начать использовать эту организацию матрицы для выполнения задач в течение дня, недели или месяца.

6. Оцените свою продуктивность

Повторите этот процесс для ваших ежедневных и еженедельных действий. После использования метода в течение нескольких недель или месяцев подумайте о своей работе. Определите, как выполнение задач в порядке их расположения в матрице улучшило вашу эффективность, рабочий процесс и управление стрессом. Вы можете использовать свои выводы, чтобы выяснить, как лучше всего скорректировать свой график в соответствии с вашими потребностями, или оценить, нужно ли переместить определенные элементы вашей матрицы в другой квадрант. Если вы обнаружите, что некоторые элементы не так важны, как другие, подумайте о том, чтобы реорганизовать свою матрицу, график или методы работы, чтобы поставить более значимые задачи на первое место.