Обслуживание данных и очистка данных: в чем разница?

18 октября 2021 г.

Управление данными — это важный процесс, который позволяет компаниям использовать свои данные для обслуживания клиентов и достижения целей. Обслуживание данных и очистка данных — это два разных элемента управления данными, но у них много связанных функций. Изучение этих двух может помочь вам разработать графики и процедуры для их регулярного выполнения. В этой статье мы объясним, что такое обслуживание данных и что такое очистка данных, сравним их и поделимся советами по эффективным процессам.

Что такое обслуживание данных?

Обслуживание данных — это процесс аудита, организации и исправления данных в системах управления и базах данных для обеспечения точности и доступности. Этот процесс важен, потому что он позволяет организациям выявлять и исправлять проблемы до того, как они станут более серьезной проблемой, и позволяет им предотвращать возникновение некоторых проблем. Обслуживание данных — это общий термин, который охватывает множество элементов данных. Они есть:

• Очистка: очистка данных включает в себя поиск и исправление неточных данных.

• Качество. Управление качеством данных означает обеспечение их актуальности, полезности и точности.

• Операции. Операции с данными — это процессы, которые вы используете для выполнения повседневных задач, связанных с данными.

• Дедупликация. Дедупликация включает в себя удаление повторяющихся данных из вашей системы.

• Очистка. Очистка данных включает в себя удаление непригодных или низкокачественных данных из вашей системы.

• Мониторинг. Мониторинг данных включает в себя отслеживание ключевых показателей эффективности (KPI) для предотвращения проблем с данными.

Что такое очистка данных?

Очистка данных, также известная как очистка данных, представляет собой элемент обслуживания данных, который включает выявление неточных данных и их исправление для обеспечения правильного формата и информации. Очистка данных включает в себя такие процессы, как удаление полей данных с отсутствующими значениями, добавление отсутствующих значений в пустые поля, настройка форматирования для обеспечения согласованности и удаление специальных символов. Вы можете выполнить очистку данных вручную или с помощью специализированного программного обеспечения.

Обслуживание данных против очистки данных

Обслуживание данных и очистка данных связаны между собой и имеют много общего, но они также имеют важные различия. Вот сравнение обслуживания данных и очистки данных:

Основное использование

Обслуживание данных включает в себя многие аспекты управления вашими данными, включая очистку. Хотя основной целью очистки данных является устранение проблем, основной задачей обслуживания данных является их предотвращение. Компании внедряют политики обслуживания данных для мониторинга баз данных, контроля доступа к информации и определения процессов для управления ею. Они создают стратегии очистки данных для исправления неточной информации в базе данных компании.

Частота

Весь процесс обслуживания данных представляет собой непрерывную работу. Организации могут выполнять каждый шаг в разное время и с разным интервалом, но сам процесс непрерывен. Как часть обслуживания данных очистка данных обычно происходит регулярно. В зависимости от размера компании и объема данных, которыми она управляет, очистка данных может происходить один раз в квартал или реже, чем два раза в год.

Процесс

Обслуживание данных включает в себя несколько процессов, поскольку каждый элемент имеет свое назначение. Например, в то время как мониторинг данных включает в себя отслеживание KPI, которые сообщают организации о состоянии их данных, очистка данных включает анализ и удаление всех ненужных данных из системы. Процесс очистки данных зависит от подхода организации, но обычно он включает в себя создание плана, оценку данных, внесение необходимых исправлений и проверку точности данных.

Программное обеспечение

Организации обычно управляют своими процессами обслуживания данных с помощью программного обеспечения для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Эти программы, которые позволяют компаниям упорядочивать данные своих клиентов и поддерживать отношения, часто содержат функции управления данными, которые упрощают процесс обслуживания данных. Компании могут использовать программное обеспечение CRM для выполнения всех аспектов обслуживания данных, включая очистку данных, или они могут использовать отдельные инструменты для определенных задач. Другие варианты включают программное обеспечение для очистки данных и ручной анализ электронных таблиц.

Выгоды

Как обслуживание данных, так и очистка данных обеспечивают безопасность и точность ваших данных. Обслуживание данных позволяет организовать ваши процессы управления данными, а очистка данных обеспечивает наличие обновленной и безошибочной информации. Поддерживая правильные данные и отслеживая процессы управления данными, компании могут улучшить свои бизнес-операции.

Советы по обслуживанию и очистке ваших данных

У каждой организации есть собственный метод управления данными, и ваш подход может зависеть от таких факторов, как ваша отрасль и размер компании. Вот несколько общих советов, которые вы можете использовать для создания стратегий обслуживания и очистки ваших данных:

Разработать план

Обслуживание данных — это настраиваемый процесс, основанный на целях организации. Постановка четких целей по управлению данными может помочь вам разработать план обслуживания и очистки данных. Используя свои цели, вы можете создать структуру, которая позволит вам определить, какие KPI отслеживать, как определять работоспособную базу данных и когда выполнять каждый шаг процесса обслуживания данных.

Стандартизируйте свои данные

Один из самых простых способов предотвратить ошибки данных — стандартизировать ваши данные. Выберите форматы для числовых и текстовых данных и задайте параметры, которые разрешают вносить в электронные таблицы базы данных значения только в этих форматах. Если вы используете программное обеспечение для управления данными, рассмотрите возможность добавления, удаления или обязательного включения определенных полей ввода для обеспечения согласованности данных. Некоторое программное обеспечение также позволяет запретить пользователям вводить дублирующую информацию.

Провести обучение сотрудников

Обучение сотрудников, имеющих доступ к данным, методам управления данными компании, может помочь вам оптимизировать процедуры обслуживания и очистки данных. Рассмотрите возможность создания стандартной рабочей процедуры (СОП) и записи ее в доступном месте, чтобы сотрудники могли обращаться к ней при управлении, вводе или извлечении данных. Разрешение обратной связи от сотрудников может упростить выявление проблем с вашей текущей системой управления данными и их устранение для повышения эффективности.

Установить разрешения для пользователей

Большинство компаний хранят конфиденциальные данные о своих сотрудниках, клиентах или операциях. При разработке процесса обслуживания данных включение функции разрешений в используемую вами систему может предотвратить несанкционированный доступ, который может привести к краже или повреждению данных. Рассмотрите возможность запроса пароля для доступа к управлению данными или программному обеспечению CRM или ограничения доступа к электронным таблицам. Ограничение числа сотрудников, имеющих доступ к данным компании, также может помочь вам свести к минимуму количество ошибок.