Нормы встреч: что это такое и как их применять

25 марта 2022 г.

Во всех отраслях и на всех должностях люди встречаются с членами своей команды и другими людьми в своих организациях, чтобы предоставить обновленную информацию о своих задачах и обсудить важные темы. Встречи являются полезными инструментами, позволяющими эффективно обмениваться информацией. Когда вы отвечаете за проведение совещаний, полезно понимать нормы совещаний, которые обеспечивают эффективность и сплоченность этих мероприятий. В этой статье мы обсудим нормы собраний, почему они полезны и как улучшить ваши собственные собрания.

Что такое соблюдение норм?

Нормы собраний — это стандарты, установленные для собраний, которым должны следовать все участники при участии в собрании. Стандарты помогают предоставить рекомендации относительно того, как участники собрания должны вести себя и реагировать на других. Эти нормы часто касаются более общих аспектов собрания, таких как:

• Ожидания: что каждый участник ожидает друг от друга.

• Стратегии принятия решений: это инструменты, которые участники собрания могут использовать для принятия решений о следующих шагах.

• Коммуникация: так участники делятся своими мыслями и эффективно общаются друг с другом во время встречи.

• Управление временем: здесь описывается, как ведущий собрания управляет временем, отведенным для сеанса.

• Участие: это ожидание того, как каждый человек на собрании участвует.

• Конфиденциальность. Конфиденциальность собрания определяется тем, остаются ли вопросы, обсуждаемые на собрании, конфиденциальными или доступны другим в организации.

• Урегулирование разногласий: то, как каждый участник ведет себя, когда он не согласен с другим, а также то, как руководитель собрания может отреагировать на разногласие между участниками, важно для проведения собрания.

• Корпоративная культура: внедряйте аспекты офисной культуры при проведении совещаний.

Каковы преимущества соблюдения норм?

Всегда полезно использовать четкую и прозрачную коммуникацию на рабочем месте, особенно во время совещаний. Обсуждение поведенческих ожиданий участников встречи гарантирует, что все понимают, как они могут реагировать и участвовать. Установление и информирование о правилах проведения совещаний также может стимулировать участие, особенно среди сотрудников более низкого уровня, которые могут чувствовать, что члены команды более высокого уровня часто доминируют на собраниях, которые они посещают.

Другие преимущества внедрения и соблюдения норм включают в себя:

• Изменение корпоративной культуры для поощрения участия и сотрудничества

• Повышение общей ответственности всей команды

• Вызов культурным нормам или традиционно принятому поведению на рабочем месте

• Создание пространства для людей с другим стилем общения или обучения

• Использование точек зрения и навыков всех членов команды

• Повышение самосознания среди членов команды

• Повышение уровня вовлеченности сотрудников

• Позволить командам принимать решения более эффективно

Как улучшить нормы встреч

Установив и придерживаясь норм соблюдения правил на рабочем месте, вы можете поощрять более эффективные встречи, в которых может участвовать вся группа. Выполните следующие шаги, чтобы установить и улучшить правила проведения совещаний:

1. Определите ожидания

Прежде чем вы сможете создать и внедрить свои собственные организационные нормы проведения собраний, важно определить ожидания от собраний. Каждое рабочее место имеет свое применение и приложение для совещаний. Некоторые из них более сотрудничают, в то время как другие предназначены для распространения информации. Определите свои ожидания от встреч с коллегами, чтобы определить, какие нормы встреч было бы полезно учитывать.

2. Определите, какие стратегии принятия решений следует реализовать

Совещания часто позволяют членам команды обсуждать варианты и принимать эффективные решения. Если собрания вашей команды включают процесс принятия решений, подумайте, какие стратегии вы хотите использовать, чтобы прийти к решениям, которые позволят участникам почувствовать, что их мнения и рекомендации услышаны и оценены. Нормы встречи, связанные со стратегиями принятия решений, могут также включать ожидания того, когда команда примет решение, например, для тех, кто мог возражать против решения принять окончательное решение.

3. Опишите коммуникационные стратегии и ожидания

Стили общения у разных людей различаются, поэтому важно обозначить ожидания от общения во время встречи. Устанавливая нормы общения в общении, вы можете подчеркнуть важность уважения во всех взаимодействиях друг с другом. Другие примеры коммуникативных норм включают:

• Обмен справочной информацией по электронной почте

• Не перебивать другого, когда он говорит

• Признавайте, когда вы часто делились своим мнением, и позволяйте другому

• Объясните причину того или иного мнения, которого вы придерживаетесь

4. Сосредоточьтесь на нормах тайм-менеджмента

Когда руководители совещаний уважают временные ограничения и графики членов своей команды, участники собрания, как правило, более позитивно относятся к взаимодействию. Некоторые важные нормы тайм-менеджмента, которые следует учитывать, включают начало и окончание встречи вовремя, а также использование отведенного времени для обсуждения конкретных пунктов повестки дня. Вы также можете внедрить норму встречи, которая помещает другие вопросы или потребности в файл для обсуждения на будущей встрече, позволяя выступающему или руководителю встречи сосредоточиться на пунктах повестки дня.

5. Оцените уровень участия и ожидания всех участников

Участники как личных, так и виртуальных встреч могут отвлекаться или терять интерес к темам обсуждения. Установление норм участия и того, что ожидается от каждого человека на собрании, может снизить риск отвлечения внимания и помочь людям не отвлекаться. Примеры норм участия в собраниях включают:

• Запрос отсутствия компьютеров или мобильных устройств на собрании

• Побуждение к диалогу всех участников

• Попросите участников слушать и реагировать активно, а не пассивно.

6. Обсудите нормы встречи с участниками

Полезно обсудить с теми, кто регулярно участвует в собраниях, какие, по вашему мнению, нормы проведения собраний могут быть. У некоторых могут быть уникальные взгляды на то, как уважение и участие выглядят во время встречи. Определенные аспекты вашего профессионального развития и личного опыта также могут влиять на то, как вы реагируете на определенное поведение на рабочем месте. Важно осознавать свои потенциальные предубеждения и позволять другим делиться своими взглядами при внедрении норм, которым должны следовать все участники.

7. Изложите нормы встречи в письменном виде и раздайте участникам

После того, как вы установите правила проведения собраний, с которыми согласны все участники, запишите их и раздайте всем, кто посещает собрания. Наличие норм в письменной форме облегчает напоминание участникам, если они отклоняются от изложенных ожиданий. Если вы проводите встречи в одном установленном месте, например, в конференц-зале или в помещении для совместной работы, вы можете распечатать нормы на плакате и повесить его в комнате в качестве напоминания.

8. Регулярно проверяйте и оценивайте соблюдение норм

Важно продолжать проверять членов команды и следить за тем, насколько хорошо участники соблюдают установленные нормы собраний. Если вы отвечаете за руководство собранием, вы можете напомнить людям, которые могут не следовать нормам. Вы можете обнаружить, что некоторые нормы работают хорошо, в то время как другие могут нуждаться в корректировке, чтобы соответствовать потребностям команды. Нормы собраний могут меняться в зависимости от ситуации и целей собрания.