Навыки написания отчетов: определение и примеры

25 ноября 2021 г.

Несколько профессий требуют, чтобы сотрудники писали отчеты, чтобы обобщить тест, производительность компании или задачу. Наличие навыков написания отчетов может помочь вам создавать высококачественные отчеты, которые произведут впечатление на вашего работодателя. Если написание отчетов является частью вашей карьеры, возможно, вам будет полезно узнать больше о навыках написания отчетов. В этой статье мы определяем навыки написания отчетов, приводим их примеры, перечисляем способы их улучшения и объясняем, как выделить эти навыки при поиске работы.

Что такое навыки написания отчетов?

Навыки написания отчетов — это способности, которые помогают профессионалам писать отчеты, представляющие собой краткие документы по теме. Хотя существует множество писательских профессий, таких как репортеры, журналисты и авторы, навыки написания отчетов применимы для нескольких профессий. Например, юристы, менеджеры по продажам или менеджеры проектов могут писать отчеты о своей профессии. Эти документы могут содержать обновления или анализ проекта или исследования. Навыки написания отчетов могут включать написание, редактирование и исследование. Вы можете использовать эти навыки для создания впечатляющего отчета с четким и содержательным содержанием.

Примеры навыков написания отчетов

Вот несколько примеров навыков написания отчетов:

Исследование

Большинство отчетов требуют исследования. Это может включать исследования внутри вашей команды или отдела или из внешних источников. Например, вы можете найти данные, подтверждающие, насколько хорошо работает ваша команда. В качестве альтернативы вы можете процитировать ученого из вашей области, чтобы добавить его в свой отчет. Исследовательские навыки означают способность находить актуальные и достоверные источники, дополняющие ваше письмо. Для проведения исследований важно найти авторитетные источники. Вы можете сделать это, проверив автора и издателя, чтобы убедиться, что они надежны.

Планирование

Планирование — это этап написания отчета, на котором вы разбиваете документ на отдельные разделы. В большинстве докладов есть резюме, введение, основная часть и заключение. Этот навык ценен, поскольку помогает организовать компоненты отчета так, чтобы его было легко понять. Если вы знаете, что вы собираетесь писать и как вы собираетесь это писать, вам может быть легче составить отчет. Процесс написания обычно более эффективен, если вы используете навыки планирования.

Пишу

Навыки письма — это способность эффективно общаться словами. Это важный навык для отчетов, поскольку для создания документа требуется письменность. Эта способность также относится к тому, насколько хорошо вы можете писать. Отчет с впечатляющим написанием может означать, что язык написан профессионально и ясно. Например, вы можете использовать связные структуры предложений и правильную терминологию. Впечатляющие навыки письма могут также включать ваше правописание, грамматику и пунктуацию. Важно иметь продвинутые навыки письма, чтобы ваш отчет был профессиональным.

Анализ

Отчеты часто включают анализ, заключающийся в выводе или заявлении, основанном на доказательствах. Анализ также включает в себя объяснение того, почему или как что-то произошло. Например, ученый может использовать аналитические навыки для оценки результатов своего эксперимента. При написании лабораторного отчета они могли использовать данные эксперимента для поддержки своего анализа. Умение анализировать означает, что вы можете обобщить предмет и предоставить доказательства, которые подкрепляют ваши идеи.

Краткость

Краткость в письме означает, что вы можете объяснить свой контент, используя несколько слов или предложений. Хотя отчеты по разным профессиям или компаниям могут различаться по объему, большинство отчетов обычно короткие. Краткость может помочь вам включить весь ваш контент в рамки требуемой длины страницы. Даже если ваше задание может быть длиннее, краткость — важный навык. Это может помочь сделать ваше письмо кратким. Короткие и простые предложения обычно легче читать, чем длинные и сложные предложения.

Редактирование

После того, как вы напишете свой отчет, хорошей практикой будет его прочитать и отредактировать. Редактирование — это способность выявлять и исправлять ошибки в письме. Это может облегчить чтение вашего документа. Безошибочный документ также выглядит продвинутым и профессиональным. При редактировании отчета постарайтесь проверить его на наличие грамматических, орфографических и пунктуационных ошибок. Вы также можете искать запутанные предложения или неверную информацию.

Как улучшить навыки написания отчетов

Выполните следующие действия, чтобы улучшить свои навыки написания отчетов:

1. Прочтите другие отчеты

Чтобы улучшить свои навыки написания отчетов, попробуйте прочитать другие опубликованные отчеты. Это может помочь вам научиться форматировать и писать отчет. Читая примеры, вы можете увидеть, что другие авторы включили в свои работы. Прочитав несколько отчетов, подумайте, что сделало их впечатляющими. Попробуйте включить эти аспекты в свои собственные отчеты.

2. Создайте схему

Вы можете улучшить свои навыки планирования, создавая схемы для каждого отчета. План — это документ, в котором перечислены все части написанного. Например, он может включать в себя введение, основной абзац и заключение. В этих разделах вы можете делать заметки по интересующим вас темам. Например, вы можете описать, о чем вы хотите написать в каждом абзаце основного текста. Использование схемы может улучшить организацию вашего отчета, что может облегчить его написание.

3. Проверьте свои источники

При проведении исследования не забудьте проверить свои источники. Это гарантирует, что все они надежны и точны. Надежные источники важны для отчетов, потому что они показывают, что ваша информация заслуживает доверия. Это также указывает на то, что вы надежный автор. Чтобы проверить свои источники, используйте несколько книг, статей или веб-сайтов, чтобы убедиться, что информация похожа. Если информация близка или совпадает, то ваш источник, скорее всего, заслуживает доверия. Постарайтесь включить источники из авторитетных организаций, таких как государственные учреждения.

4. Напишите несколько черновиков

В процессе написания начните с создания черновика. Когда вы пишете черновик, вы обычно исправляете или переписываете его перед отправкой своему работодателю. Это полезно, потому что вы можете практиковать свои навыки редактирования. В первом черновике обычно есть ошибки или области улучшения, поэтому важно создать несколько черновиков. Ваш окончательный черновик — это последняя версия вашего отчета, в которой обычно содержится минимум ошибок.

5. Спросите об обратной связи

Когда вы закончите писать отчет, попросите оставить отзыв о нем. Вы можете стать коллегой, менеджером, другом или членом семьи. Они могут прочитать ваш текст и дать вам конструктивный отзыв. Вы можете использовать их предложения, чтобы улучшить свои навыки редактирования и письма, создав исправленную версию вашего отчета. Применение обратной связи обычно повышает качество вашего отчета. Это также может улучшить ваши навыки письма, поскольку вы можете применить эту обратную связь к будущим отчетам, которые вы создаете.

Сообщить о навыках письма на рабочем месте

Есть много способов, которыми профессионал может использовать навыки написания отчетов на рабочем месте:

• Написание лабораторного отчета. Научный исследователь может написать лабораторный отчет о проведенном им тесте. Чтобы подтвердить свои доказательства, они могут включить в свой отчет исследование другого специалиста.

• Создание отчета о бюджете. Финансовый аналитик может создать отчет о бюджете для своих клиентов. Они могли бы использовать навыки письма, чтобы сделать отчет ясным и легким для понимания.

• Анализ социальных сетей: менеджер социальных сетей может написать отчет, в котором анализируется эффективность их компании в социальных сетях. Они могут использовать аналитические навыки для написания отчета о том, насколько эффективна их кампания в социальных сетях.

Как выделить навыки написания отчетов

Вот как вы можете выделить навыки написания отчетов в процессе найма:

Сообщить о навыках написания резюме

В своем резюме вы можете продемонстрировать свои навыки написания отчетов, добавив раздел навыков и способностей. Это маркированный список, который включает ваши соответствующие навыки написания отчетов. Например, вы можете включить в этот список редактирование, исследование и написание текстов. Это показывает менеджерам по найму, что у вас есть способности в этих областях.

Сообщить о навыках написания сопроводительного письма

В сопроводительном письме постарайтесь включить свои навыки написания отчетов, когда будете писать о своем профессиональном и образовательном опыте. Например, если вы писали или исследовали в школе или на работе, вы можете написать о том, как вы использовали эти навыки в то время. Это помогает работодателю визуализировать, как вы используете свои навыки профессионально.

Сообщить о навыках письма для собеседования

Во время интервью вы можете подчеркнуть свои навыки написания отчетов, отвечая на каждый вопрос. Когда интервьюер задает вам вопрос, подумайте, как вы можете использовать свои навыки в ответе. Если они спросят вас о вашем предыдущем опыте работы, вы можете объяснить, как вы использовали свои навыки написания отчетов на своей последней должности. Попробуйте изучить распространенные вопросы для интервью в вашей отрасли, чтобы попрактиковаться в том, как вы можете включить навыки написания отчетов в свои ответы.