Навыки многозадачности: определение и примеры
Управление своим временем и способность совмещать несколько задач могут помочь вам улучшить свою карьеру. Расстановка приоритетов и организация вашего дня могут помочь вам уложиться в сроки, оставаться сосредоточенными и проявлять инициативу. Вы должны быть в состоянии работать в режиме многозадачности, чтобы поддерживать продуктивность, что может привести к достижению важных целей и продвижению по карьерной лестнице. В этой статье мы объясняем, что такое навыки многозадачности, приводим примеры и показываем, как улучшить свои способности к многозадачности.
Что такое навыки многозадачности?
Многозадачность относится к способности управлять несколькими обязанностями одновременно, сосредотачиваясь на одной задаче и отслеживая другие. Многозадачность на рабочем месте чаще всего предполагает переключение между задачами и эффективное быстрое выполнение разных задач одна за другой. Например, ответ на телефонный звонок в оживленной приемной в перерывах между приветствием пациентов или ответом на электронную почту демонстрирует навыки многозадачности.
Почему важны навыки многозадачности?
Навыки многозадачности важны, потому что они создают эффективную рабочую среду. Вот преимущества многозадачности:
Экономия времени. Многозадачность помогает сэкономить время, позволяя выполнять несколько задач одновременно. Например, вы можете вводить заметки в документе клиента, разговаривая с ним по телефону. В этот более короткий период времени вы выполняете две задачи одновременно, вместо того, чтобы заканчивать каждую по отдельности и тратить на них в два раза больше времени.
Экономит деньги: работодатели хотят нанимать сотрудников с отличными способностями к многозадачности, потому что они могут делегировать им больше задач, экономя на расходах, связанных с наймом другого человека. Демонстрация того, насколько хорошо вы работаете в режиме многозадачности, делает вас ценным сотрудником.
Повышает производительность. Многозадачность повышает производительность, поскольку вы можете выполнить больше за более короткий период времени. Чем больше работы вы можете выполнить в течение дня, тем выше ваша продуктивность.
Уменьшает прокрастинацию: многозадачность помогает людям чувствовать себя более успешными, потому что они могут выполнять более одной задачи за раз. Это чувство продуктивности повышает мотивацию и побуждает людей продолжать работать над своими задачами.
Примеры навыков многозадачности
Многозадачность состоит из множества навыков, которые вам следует развивать, чтобы стать более продуктивным профессионалом. Вот наиболее распространенные навыки, необходимые для многозадачности:
Программы для Windows, мобильные приложения, игры - ВСЁ БЕСПЛАТНО, в нашем закрытом телеграмм канале - Подписывайтесь:)
Организация
Приоритизация
Планирование
Делегация
Организация
Хорошая многозадачность предполагает точное знание того, какие задачи вам нужно выполнить и когда их выполнить. Организация включает в себя управление вашим днем, неделей и месяцем, чтобы вы не отставали от своих задач. Держите свое рабочее место в чистоте, чтобы вы всегда могли найти документы, заметки и другие документы, которые вам нужны прямо сейчас. Точно так же организуйте свою компьютерную систему и файлы, чтобы упростить поиск и доступ к документам.
Приоритизация
Расстановка приоритетов — это способность оценивать свои обязанности и организовывать задачи по степени важности для управления своим временем. Расстановка приоритетов может означать выполнение самых простых задач в первую очередь, а остальное время тратить на более крупные и сложные задачи. Это также может означать, что нужно начинать с самых срочных задач, а затем заканчивать менее важными. Независимо от того, как вы расставите приоритеты, способность максимизировать свое время, создавая порядок, является необходимым навыком для эффективной многозадачности.
Планирование
Планирование включает в себя планирование вашего времени, чтобы обеспечить соблюдение сроков и целей. Это способность брать сложные ситуации и разбивать их на управляемые шаги и сроки. Планируя свою повседневную деятельность и учитывая непредвиденные задачи, вы решаете, где вы можете работать в режиме многозадачности, чтобы оставаться в графике.
Делегация
Делегирование — это когда вы просите других помочь вам выполнять задачи, чтобы не отставать от графика. Когда вы делегируете полномочия, вы обычно даете более мелкие задачи членам команды, чтобы вы могли сосредоточиться на тех, которые имеют более высокий приоритет. Делегирование тесно связано с планированием и расстановкой приоритетов. Хорошая многозадачность требует знать, когда у вас достаточно работы, и поддерживать границы, чтобы управлять своим временем.
Как улучшить навыки многозадачности
Выполните следующие действия, чтобы улучшить свои навыки многозадачности:
Составьте список дел.
Расставляйте приоритеты в своих задачах.
Сгруппируйте похожие задачи.
Уменьшите отвлекающие факторы.
Следите за своим прогрессом.
Делегируйте задачи, если это необходимо.
Упражняться.
1. Составьте список дел.
Составьте план действий, составляя ежедневный список дел. У вас должен быть четкий список того, что вам нужно сделать в течение дня, чтобы вы могли сосредоточиться. В начале каждого рабочего дня тратьте 10–15 минут на запись задач в блокноте. Разбивайте большие задачи на более мелкие шаги.
2. Расставьте приоритеты для своих задач.
Как только вы создадите список задач для выполнения, реорганизуйте его от самого высокого приоритета к самому низкому. Чтобы решить, какие задачи имеют высокий приоритет, а какие низкий, разместите свои задачи в следующих категориях:
Срочные и важные: это высокоприоритетные задачи, которые необходимо выполнить в первую очередь. Примером могут служить ответы на вопросы клиентов, завершение проектов в сжатые сроки и выполнение срочных поручений для вашего менеджера.
Несрочные и важные: обычно вы можете выполнять эти задачи в любое время в течение дня, но они приносят пользу, когда вы их выполняете. Большинство несрочных, но важных задач требуют некоторого планирования, например налаживания связей с другими компаниями для расширения охвата бизнеса.
Срочные и неважные. Эта категория предназначена для задач низкой важности, которые необходимо выполнить, чтобы перейти к более важным задачам. Примером этого является бронирование рейса, чтобы вы могли посетить маркетинговую конференцию. Вы можете делегировать эти задачи члену команды, если вы курируете проекты или людей.
3. Сгруппируйте похожие задачи.
После того, как вы организовали и расставили приоритеты для своих задач, сгруппируйте похожие задачи. Многозадачность обычно предполагает работу над похожими обязанностями, поэтому объединение их вместе может повысить вашу эффективность. Это также может означать объединение задач, требующих одних и тех же действий, таких как работа над кампаниями в социальных сетях для трех разных учетных записей. Работая над связанными задачами, вы можете повысить свою концентрацию.
4. Уменьшите отвлекающие факторы.
Отвлекающие факторы влияют на многозадачность, снижая вашу способность сосредоточиться. Способы устранения отвлекающих факторов включают в себя:
Держите дверь своего офиса закрытой во время работы над задачами, которые требуют вашего полного внимания.
Отправляйтесь в тихий конференц-зал, если ваше основное рабочее место слишком громкое.
Выключить мобильный телефон и убрать его из поля зрения.
Слушайте музыку, если она увеличивает вашу концентрацию.
Делайте короткие перерывы каждый час, чтобы перезарядиться.
5. Следите за своим прогрессом.
Регулярно следите за тем, что вы делаете в течение дня, чтобы не отставать от графика. Если вы отстаете от графика, вам может потребоваться сосредоточиться строго на одной задаче, а не пытаться переключаться между задачами. Это может помочь вам быстро завершить важные задачи и вернуться к многозадачности других обязанностей.
6. Делегируйте задачи, если это необходимо.
Когда вы расставляете приоритеты для своих задач, вы, вероятно, найдете задачи с более низким приоритетом, которые можно поручить кому-то другому. Например, вы создали пост в социальной сети, но делегировали редактирование и загрузку помощнику. Если вы не контролируете какие-либо проекты или людей, вы можете попросить своего руководителя помочь делегировать задачи членам вашей команды.
7. Практика
Этот последний шаг может быть одним из самых важных. Практика, практика, практика, и вскоре вы станете более эффективно справляться с многозадачностью.
Как выделить навыки многозадачности
Вот несколько способов подчеркнуть свои навыки многозадачности во время поиска работы:
Навыки многозадачности в вашем резюме
В своем резюме вы хотите показать свою способность к многозадачности, а не просто заявить об этом. Конкретные примеры в разделе «Введение» и «Опыт работы» гораздо эффективнее, чем перечисление многозадачности в разделе «Навыки». Описывая свои обязанности, опишите, как вы справлялись с несколькими задачами одновременно:
Пример:
Полевые звонки клиентов при управлении портфелями
Работал над задачами email-маркетинга при редизайне клиентских сайтов.
Готовил лекции, писал заявки на гранты и консультировал председателя комитета
Обработка страховых документов при встрече гостей, ответах на звонки и назначении встреч
Вы также можете показать свои способности к многозадачности в разделе внеклассной деятельности. Перечисляя волонтерскую работу и другие виды деятельности, вы показываете свои таланты в успешном балансировании различных проектов.
Навыки многозадачности в сопроводительном письме
Вы также хотите показать свои навыки в сопроводительном письме, где вы можете подробно рассказать о сложности обязанностей, с которыми вы когда-то справлялись. Подумайте об одной или двух историях из вашего предыдущего опыта работы, которые демонстрируют ваши навыки многозадачности.
Пример: «В качестве помощника по административным вопросам в кабинете врача я выполнял свои обычные повседневные задачи, которые включали планирование встреч, подачу страховых требований, ведение бухгалтерского учета и выставление счетов, а также я обучил двух новых сотрудников».
Навыки многозадачности во время собеседования
Демонстрация ваших навыков многозадачности во время собеседования работает так же, как объяснение их в вашем резюме и сопроводительном письме. Если интервьюер конкретно спрашивает о ваших способностях к многозадачности, приведите ему конкретный пример. Вы также можете использовать свои навыки многозадачности, отвечая на другие вопросы, например: “Какая ваша самая сильная сторона?”