Навыки администратора: определение и примеры

23 ноября 2020 г.

Администраторы являются первым контактным лицом в бизнесе и несут ответственность за обеспечение отличного обслуживания клиентов. Их организаторские и многозадачные способности помогают сотрудникам не сбиваться с пути и поддерживать бесперебойную работу бизнеса. Когда вы включаете в свое резюме наиболее желательные навыки администратора, менеджер по найму с большей вероятностью определит вас как многообещающего кандидата на эту работу.

Что такое навыки ресепшн?

На должности ресепшн обычно требуются следующие навыки:

Коммуникация

Администраторы всегда взаимодействуют с людьми, будь то по телефону, электронной почте или лицом к лицу. В обычный день этот человек поддерживает связь между клиентами, сотрудниками и различными отделами.

Администраторы принимают сообщения и часто являются посредниками в беседах. Все, что потеряется при передаче сообщения, плохо отразится на администраторе и создаст путаницу для других людей в офисе.

Эффективная и четкая коммуникация — как письменная, так и устная — является важным навыком для администратора, поскольку это делает его рабочий день более продуктивным.

Организация

Идеальный портье очень организован. Этот навык высоко ценится коллегами, работодателями и всеми, кому приходится иметь дело с офисом⁠.

Эти специалисты создают эффективные файловые системы, сортируют контакты и документы и обеспечивают обновление программного обеспечения. Хорошие администраторы могут в любой момент получить телефонные номера, документы и другую информацию.

Администратор старается создать свободное от беспорядка рабочее пространство. Юристы, например, очень зависят от организационных способностей юридического секретаря или секретаря, без которых у них возникли бы проблемы с знанием времени встречи, контактной информации клиента и дат суда.

Многозадачность

Секретари должны уметь работать в режиме многозадачности, особенно в быстро меняющейся рабочей среде. Квалифицированные администраторы часто переводят людей в режим ожидания и одновременно ведут несколько телефонных разговоров, одновременно имея дело с теми, кто только что вошел в дверь, и, возможно, тоже есть очередь.

Ожидается, что вы будете сохранять спокойствие под давлением, хорошо выполняя работу. Как правило, у администраторов есть много задач, которые необходимо выполнить к концу дня. В их обязанности входит расставить приоритеты среди самых важных и посвятить каждому из них соответствующее количество времени.

Технические

Администраторы часто используют компьютерные программы и переписываются по электронной почте. Знакомство с Microsoft Word и Excel является почти обязательным для этих специалистов, как и умение работать с копировальной техникой и телефонными системами.

Подчеркните свои навыки работы с компьютером и технические способности, чтобы казаться более привлекательными для вашего будущего работодателя. Если вам не хватает знаний, попробуйте записаться на курс в местном колледже. Будьте в курсе новых программ и узнавайте о конкретных инструментах, которые используются в вашей отрасли.

Обслуживание клиентов

Администратор часто является первым контактным лицом клиента. То, как администратор взаимодействует с клиентами, отражается на компании в целом. Грубый администратор может заставить клиента или клиента плохо думать о компании. Иногда такое поведение могло привести к плохой рецензии.

Администраторы должны быть приятными, любезными и внимательными. Иногда все, что нужно, это улыбка и возможность дать правильные ответы.

Целью предоставления отличного обслуживания клиентов является создание удовлетворенности клиентов и создание повторных сделок. Если отдел обслуживания клиентов в вашем любимом магазине одежды не устранил проблему с доставкой, вы, вероятно, больше никогда не будете с ними сталкиваться.

Пример навыков администратора в резюме

Выделите свои навыки в верхней части резюме под целью. Вот примеры мягких и сложных навыков, которыми обычно обладают секретари:

• Навыки письменного и устного общения

• Обслуживание клиентов

• Многозадачность и расстановка приоритетов

• Надежность

• Знакомство с Microsoft Office

• Решение проблем

• Умение работать под давлением

• Внимание к детали

• Адаптивность

• Профессиональный телефонный этикет

Навыки ресепшн в примере раздела опыта работы в резюме

Вот пример того, как вы можете показать свои навыки в разделе «Опыт работы» вашего резюме:

Портье
май 2016 г. – май 2019 г.
Студия дзен-йоги
Джексонвилл, Флорида

Вежливое обслуживание клиентов и посетителей студии йоги. Ответы на вопросы относительно вариантов членства и различных типов предлагаемых классов. Помогал ученикам йоги с размещением матов и помогал им настроить оборудование для занятий TRX и Barre. Профессионально ответил на вопросы по электронной почте и телефону.

Сохранял самообладание и практиковал превосходную рабочую этику в самые напряженные и напряженные часы студии. Наблюдал за длинными очередями во время входа в класс и обрабатывал несколько транзакций, сталкиваясь с ограничениями по времени. Спокойно и собранно разрешал конфликты участников и жалобы клиентов, предлагая решения там, где это необходимо.

Практиковал сильное внимание к деталям при выполнении задач по уборке в студии. Как первый человек, который уходил и прибывал, я отвечал за то, чтобы студия соответствовала высоким стандартам чистоты. Проверено, что ковры пропылесосены, душевые и ванные комнаты убраны, а мусор выброшен. Во время дежурства в прачечной я складывала и убирала полотенца в соответствии с указаниями менеджера. Раскладывая коврики для следующего класса, я следил за тем, чтобы они соответствовали соответствующему шаблону.