Начальник штаба против исполнительного помощника

18 марта 2021 г.

Знание того, какие типы должностей помогут удовлетворить потребности вашей компании, может помочь вам принимать более эффективные решения о найме. Понимание того, в чем ваша компания нуждается в руководстве, улучшении и лидерстве, может помочь вам сузить роли, которые вам нужно заполнить или создать. Чтобы помочь заполнить эти роли, ваша компания может рассмотреть две связанные, но независимые должности: исполнительный помощник и начальник штаба. В этой статье мы обсудим, что такое начальник штаба, что такое руководитель и различия между этими двумя ролями.

Что такое начальник штаба?

Начальник штаба — это сотрудник исполнительного уровня, ориентированный на содействие эффективному и действенному выполнению обязанностей генеральным директором компании или другим руководителем высшего звена. Они управляют обязанностями, которые помогают привести практику организации в соответствие с ее миссией, улучшить политику, решить проблемы и наблюдать за крупными организационными изменениями. Должность начальника штаба наиболее распространена в военных и правительственных организациях, но все больше корпораций находят ценность в такой роли.

Начальники штабов также выполняют дипломатические функции в организации, выступая в качестве связующего звена между руководителями и остальным персоналом или внешними организациями. Другие основные обязанности начальника штаба могут включать:

• Управление проектами для инициатив всей компании

• Выслушивание и консультирование руководителя об изменениях в политике

• Разработка более эффективных систем управления временем, сбора и распространения информации и коммуникации

• Помощь в расстановке приоритетов задач руководителя

• Выступление в качестве представителя исполнительной власти в организации и перед широкой общественностью

• Принятие решений и исполнение обязанностей руководителя в его отсутствие

• Составление документов и электронных писем для руководителя

• Финансовое планирование и бюджетирование

Профессиональная подготовка и квалификация

Хотя это не всегда является обязательным условием, многие работодатели предпочитают, чтобы начальники штабов имели как минимум степень бакалавра в области, связанной с их должностью. Например, руководитель аппарата руководителя бухгалтерской фирмы может иметь степень бакалавра в области бухгалтерского учета, финансов или экономики. Другие степени могут включать деловое администрирование или менеджмент.

Получение степени магистра в смежной области также может увеличить ваши возможности для должности начальника штаба. Подумайте о том, чтобы иметь ученую степень в области вашей области, такой как политология или развитие детей, или более общую степень в области бизнеса.

Многие начальники штабов переходят на эту роль после того, как поработали руководителями отделов или директорами. Опыт руководства, управления проектами и разработки стратегии являются важными навыками для руководителя аппарата.

Что такое исполнительный помощник?

Помощник руководителя — это административный специалист, который работает на высшее руководство для выполнения административных обязанностей и надзора за ними. Помощники руководителя занимают ключевые должности в компании и выполняют жизненно важные задачи, чтобы обеспечить руководителя, с которым они работают, всеми ресурсами, персоналом и информацией, необходимыми для выполнения их работы. В обязанности помощника руководителя может входить:

• Отвечать на телефонные звонки и отвечать на электронные письма

• Планирование и подготовка к встречам

• Оформление документов и презентационных материалов

• Создание маршрутов, управление транспортом и резервирование питания и проживания для деловых поездок

• Найм, обучение и проверка административного персонала

• Заметки о встречах

• Планирование мероприятий

• Заказ подарков сотрудникам на дни рождения, праздники и профессиональные достижения

• Ведение календаря руководителя

• Утверждение или отказ в доступе к исполнительной

• Создание и управление файловым хранилищем

Профессиональная подготовка и квалификация

Помощникам по административным вопросам обычно требуется диплом средней школы или его эквивалент, чтобы начать работать. Тем не менее, получение степени младшего специалиста по аккредитованной программе помощников руководителей или степени бакалавра в области, связанной с бизнесом, может помочь вам продвинуться по карьерной лестнице. Кроме того, помощники руководителей могут рассмотреть возможность прохождения сертификационных курсов по программам, которые они часто используют, таким как приложения для работы с электронными таблицами, программы для дизайна презентаций и основы графического дизайна.

Работодатели часто ищут помощников руководителя с доказанной историей успеха на административных должностях. Лица, имеющие многолетний опыт работы секретарем, офис-менеджером или помощником по административным вопросам, скорее всего, будут рассматриваться на должности помощника руководителя.

Начальник штаба против исполнительного помощника

Хотя должности начальника штаба и исполнительного помощника взаимосвязаны, они выполняют разные роли в организации. Вот некоторые различия между этими двумя работами:

Зарплата

Должности как начальника штаба, так и помощника руководителя обеспечивают комфортную заработную плату, но начальники штабов обычно зарабатывают значительно больше. Помощники руководителей зарабатывают в среднем 56 692 доллара в года начальники штабов составляют в среднем 125 927 долларов в год.

Перспективы работы

Бюро трудовой статистики прогнозирует предполагаемое снижение спроса на помощников руководителей на 20%, что значительно ниже среднего темпа роста в 4% для всех рабочих мест. Это снижение может быть результатом увеличения зависимости от автоматизированных административных задач. BLS прогнозирует, что рост рабочих мест для высших руководителей, таких как руководители аппаратов, составит 4% в период с 2019 по 2029 год, что соответствует среднему росту для всех должностей.

Сектор труда

Помощники руководителя могут работать в самых разных отраслях и организациях. Их административные обязанности не обязательно требуют глубоких знаний в конкретной области, а скорее знания систем, политики, процессов и административных функций. Это дает исполнительным помощникам большую гибкость при поиске работы. Должности начальников штабов обычно находятся в военных и государственных учреждениях. Хотя все больше организаций создают должности начальников штабов, эта должность все еще является новой для частного сектора.

Виды обязанностей

В общем смысле начальники штабов и помощники руководителей выполняют сходную функцию по сосредоточению руководителей на их основных целях. Они управляют второстепенными обязанностями, оптимизируют процессы и направляют других сотрудников, чтобы руководители могли выполнять самые насущные и самые важные обязанности. Однако объем их повседневных обязанностей может значительно различаться.

Помощники руководителя управляют повседневными задачами, которые помогают руководителю работать эффективно и плавно. Они помогают планировать и управлять повседневными событиями и действиями, уделяя основное внимание краткосрочным обязанностям. Хотя их роль влияет на организацию, их планирование и эффективность служат руководителю, с которым они работают.

Начальники штабов управляют более широким взглядом на организацию, помогая с всеобъемлющими политиками и стратегиями, которые повлияют на всю организацию. Они занимаются долгосрочным планированием и расстановкой приоритетов и при необходимости могут выступать в качестве руководителя.