Лучший способ отклонить запрос (с 10 примерами)

11 марта 2021 г.

Независимо от того, начинаете ли вы новую работу или давно работаете профессионалом, ваше время бесценно. Независимо от вашей должности, клиенты, поставщики, руководители и коллеги будут требовать вашего времени и внимания. В результате умение вежливо отклонять запросы на работе является важным навыком как для поддержания отношений, так и для сохранения продуктивности. В этой статье мы рассмотрим этапы вежливого отклонения запросов на работе.

Почему важно вежливо отклонять запросы?

Одна из причин, по которой отклонение запросов важно, заключается в том, что у вас ограниченное количество времени в день, и другие могут попросить вас сделать больше, чем возможно. Вы можете принимать запросы от клиентов, поставщиков, менеджеров и коллег, которые просто не знают о вашем графике и рабочей нагрузке. Отказ от трудоемких или слишком сложных запросов реалистично демонстрирует ваши возможности и компетентность. Вторая причина вежливо отклонять просьбы заключается в том, что, если все сделано правильно, вы можете поддерживать отношения на рабочем месте. Кроме того, если вы предлагаете эффективные альтернативные решения, вы можете даже повысить эффективность рабочего места, командную работу и общение.

Типы просьб на работе и почему их отклоняют

На работе запросы могут исходить из нескольких источников: коллег, руководителей, клиентов и поставщиков. Общие просьбы от коллег включают в себя просьбу о помощи, представление или рекомендацию. Вы можете отклонить их из-за того, что заняты другими проектами или вам неудобно давать рекомендации. Руководители могут попросить вас запланировать встречу в кратчайшие сроки, что может оказаться невыполнимым, учитывая ваши другие обязательства. Клиенты могут захотеть изменить заказ или получить скидку, что может противоречить политике компании. Продавцы могут попросить вас рассмотреть возможность покупки товаров, которые вам не интересны.

Возможность тактично отклонять эти просьбы позволяет вам поддерживать эти профессиональные отношения и развивать честные и умелые способы взаимодействия с другой стороной.

Подробнее Руководство по обслуживанию клиентов

Как вежливо отклонить просьбу

Независимо от источника запроса или причин, по которым вы отклонили его, рассмотрите следующие шаги при отклонении запроса:

Понять причину запроса

Убедитесь, что вы понимаете, например, почему встреча должна состояться в короткие сроки или клиент хочет отменить заказ. Уточняйте, задавая вопросы и повторяя опасения.

Придумайте несколько решений.

Попробуйте провести мозговой штурм по крайней мере два возможных альтернативных решения запроса. Чем лучше вы понимаете мотивацию запроса, тем легче найти решения. Если ваш руководитель созывает собрание для встречи с новым клиентом, например, пока вы находитесь на встрече, вы можете встретиться с клиентом в другое время или присутствовать на части собрания удаленно.

Твердо, но мягко отклоните просьбу

Будьте ясны и прямолинейны, чтобы избежать любой возможности неправильного толкования. Например, «Извините, но в данный момент я не могу написать вам рекомендательное письмо» прямо и вежливо указывает на вашу позицию.

Укажите причину отклонения запроса

Кратко объясните, почему вы должны отклонить запрос. Для этого шага предоставьте только необходимую информацию. Например, «Я не могу присутствовать на собрании, потому что на это время у меня запланирована другая встреча» — достаточно.

Предлагайте альтернативные решения

Если возможно, предложите две или три из возможных альтернатив, которые вы придумали ранее. Отказываясь писать рекомендательное письмо, вы можете сказать, например: «Хотя в данный момент мне неудобно писать вам рекомендательное письмо, я был бы рад просмотреть ваше резюме или связать вас с нашим сотрудником. отдел ресурсов. Что лучше всего подходит для вас?»

В крайнем случае попросите о помощи

Если вежливое отклонение запроса, объяснение ваших причин и предложение альтернатив не достигают желаемого результата, направьте запросившего человека к непосредственному руководителю.

Примеры вежливого отказа в просьбе

Вот несколько примеров ситуаций, когда вам может понадобиться отклонить запрос:

Отказ от встречи

“Я понимаю необходимость встречи с новым клиентом в короткие сроки. К сожалению, я не могу прийти на встречу, так как у меня запланирована встреча на это время. Однако я могу предложить два варианта. Я мог бы присутствовать на первой половине встречи удаленно, прежде чем уйти на встречу, или я могу прийти на следующий день пораньше, чтобы обсудить с вами основные моменты встречи. Пожалуйста, дайте мне знать, что работает лучше всего».

Сказать нет проекту

«Я понимаю важность того, чтобы начать этот проект прямо сейчас. Мне очень жаль, но я не могу начать этот проект, пока не закончу тот, над которым сейчас работаю. Я планирую завершить этот проект к концу недели. , чтобы я мог начать новый проект в начале следующей недели. В качестве альтернативы я мог бы выделить час, чтобы встретиться с командой проекта и обсудить, как я подхожу к этому. Я с удовольствием сделаю и то, и другое. Не стесняйтесь звонить или писать мне по электронной почте с вашим предпочтения.”*

Избегайте знакомства, которое вы не хотите делать

«Спасибо за электронное письмо. Похоже, вы хотите, чтобы я познакомил вас с моим руководителем. Я здесь совсем недавно, и мне неудобно представлять вас. Однако, если вы хотите, Я могу предоставить вам контактную информацию нашего отдела кадров и с удовольствием рассмотрю ваше резюме».

Отказ от написания рекомендательного письма

«Спасибо, что связались со мной, и поздравляю с подачей заявки на новую должность. Я ценю, что это волнующее время для вас, и рекомендательные письма являются важной частью процесса найма. Я не думаю, что нахожусь в лучшем положении, чтобы говорите о своей квалификации для этой должности, поэтому я собираюсь отказаться. Если вы хотите встретиться со мной, чтобы обсудить, как, по моему мнению, вы можете выделиться в качестве кандидата, у меня могут быть некоторые предложения. Пожалуйста, дайте мне звоните в удобное время».

Отклонение запроса поставщика

«Спасибо, что нашли время, чтобы составить это предложение для вашего продукта. Я согласен, ваши цены очень конкурентоспособны. Однако на данный момент мы очень довольны контрактом с нашим нынешним поставщиком, который действует до следующего года. изменения в краткосрочной или долгосрочной перспективе, я рассмотрю возможность связаться с вами, чтобы удовлетворить наши будущие потребности».

Отказ от денежного пожертвования

«Спасибо, что вчера заглянули в наш офис и выступили с презентацией о вашей организации. Хотя мы все согласны с тем, что ваше дело благородно, после обсуждения с моими руководителями и коллегами мы решили не делать пожертвований в этом году, поскольку мы вносим свой вклад в несколько аналогичных проектов. кампании. Я свяжусь с вами, если это изменится. Еще раз спасибо за ваше время, и, пожалуйста, рассмотрите возможность посещения в будущем».

Отклонение запроса клиента на скидку

«Приятно слышать от вас! Я понимаю, что, учитывая вашу многолетнюю лояльность к нашему бренду, вы надеялись на скидку при следующем заказе. К сожалению, мы не можем предоставлять скидки на индивидуальные заказы. , предлагаем программу поощрений для наших клиентов и бесплатную доставку автоматических заказов. Вам было бы интересно что-то из этого?”

Отказ от запроса функции клиента

«Спасибо, что нашли время, чтобы заполнить наш опрос. Нам приятно получать отзывы от наших клиентов. Хотя мы рады принять ваши идеи к сведению, мы удовлетворены большей частью нашей текущей бизнес-модели. Однако мы очень заинтересованы в ваши мысли о любых дополнительных продуктах, которые вы хотели бы видеть в нашем магазине. Есть ли у вас какие-либо предложения? Еще раз, мы благодарим вас за ваше время и приветствуем любые ваши предложения».

Отказ от повышения до должности с большей ответственностью

«Для меня большая честь получить предложение об этой новой должности, я считаю, что оно признает мои навыки, рост и преданность этой компании за последние несколько лет. Как вы, возможно, знаете, я также занят, посещая занятия в университете, и надеюсь, завершить учебу этой весной. Из-за времени, необходимого для завершения учебы, я неохотно отказываюсь от этой должности. Я надеюсь, что вы рассмотрите у меня аналогичные возможности весной, когда у меня будет меньше обязательств».

Отклонение заявки на покупку

«Я понимаю, что это приобретение может отвечать долгосрочным интересам нашего отдела. Однако в настоящее время у нас нет бюджета для совершения покупки. Мы могли бы либо подождать до конца следующего финансового квартала, чтобы совершить покупку. или подумайте об исключении некоторых статей из нашего бюджета в течение следующих двух месяцев, чтобы приобрести их раньше. Что вы предпочитаете?»