Лучшие идеи организации домашнего офиса
31 августа 2021 г.
Организованное пространство необходимо для достижения наилучших результатов. Если вы просто наводите порядок в текущем домашнем офисе или переходите на удаленную работу и создаете новую область для сосредоточения в течение дня, вы захотите узнать некоторые из лучших советов по организации домашнего офиса.
В этой статье мы перечисляем семь простых шагов, чтобы подготовить ваш домашний офис к оптимальной производительности и мотивации.
Как организовать пространство домашнего офиса
Подумайте об этих идеях, когда будете готовить рабочее место дома:
1. Очистите свое пространство
Оцените текущее состояние вашего домашнего офиса. Выбросьте все ненужные предметы, такие как старые газеты и неиспользуемые коробки. Очистите свое пространство, в том числе вытрите пыль со всех поверхностей и подметите или пропылесосьте пол. Чистая площадь поможет вам оценить потребности вашего офиса и освободить неиспользуемую площадь.
2. Организуйте документы
Регулярная сортировка и измельчение бумаг предотвратит их скопление в вашем домашнем офисе. Разделите бумаги на три разные стопки:
Отменить: включает все, что содержит устаревшую информацию или информацию с истекшим сроком действия. Не забудьте уничтожить все, что содержит конфиденциальную личную информацию.
Файл: в эту стопку должны входить документы, которые вам необходимо хранить не менее месяца.
Действие: Держите документы, с которыми вам нужно действовать в ближайшем будущем, например, счета, на своем столе.
Некоторые документы содержат информацию, которую легко получить, если она понадобится вам в будущем. Вам может не понадобиться хранить их бумажные копии. Если вы не уверены, вот несколько советов о том, как долго вы должны хранить различные типы документов:
Один месяц: Измельчите выписки по кредитным картам через месяц. Убедитесь, что эти утверждения точны, прежде чем отказываться от них.
Один год: уничтожайте медицинские счета, платежные квитанции, банковские и инвестиционные отчеты через год.
Семь лет или дольше: храните налоговые декларации и любые налоговые документы, такие как квитанции и погашенные чеки, не менее семи лет. Если у вас есть место, вы можете рассмотреть возможность хранения налоговых деклараций на неопределенный срок.
3. Создайте файловую систему
Эффективная система хранения документов поможет вам легко найти документы.
Вкладки или папки файлов с цветовой кодировкой обеспечивают четкую визуальную компоновку ваших файлов, чтобы помочь вам быстро найти нужный документ. Например, вы можете раскрасить код:
Зеленые файлы: Здоровье
Синие файлы: налоги
Красные файлы: Бухгалтерия
Желтые файлы: Разное
Если у вас есть папки для конкретных проектов или клиентов, разместите их в алфавитном порядке, используя указанный цвет. Например, если желтым цветом обозначены активные клиенты, вы можете расположить этих клиентов в алфавитном порядке по их фамилиям с помощью желтых вкладок.
Вы можете хранить важную информацию в файле, избавляясь от беспорядка на бумаге, создавая цифровые копии. Когда вы закончите сканирование документа, вы можете отказаться от исходной копии. Цифровые копии важных документов, таких как сертификаты, связанные с работой, могут помочь вам получить доступ к информации, не открывая папку. Так же, как и при подаче бумажных документов, храните отсканированные документы с четкими надписями и упорядоченными папками на своем компьютере.
4. Организуйте почту
Создайте систему, которая поможет вам сортировать и упорядочивать почту:
Держите важную почту подальше. Храните срочную почту, чтобы вы могли ответить на нее. Назначьте почтовую станцию на своем столе или рядом с ним, чтобы у вас была визуальная очередь.
Создайте систему сортировки. Найдите систему сортировки, которая подходит для вашего пространства и позволяет сортировать почту по разным категориям. Пометьте каждую категорию, чтобы вы могли быстро найти нужную почту.
Используйте лотки для штабелирования. Укладочные лотки позволяют разделить почту. Вы также можете добавить подвесные лотки на стену или за дверь, если хотите сэкономить место на рабочем столе.
Ведите календарь. Держите календарь над почтовым отделением, чтобы отмечать крайние сроки и сроки оплаты счетов. Как только вы оплатите счет, вы можете выбросить бумагу.
Перейти без бумаги. Выбор связи по электронной почте может избавить вас от большей части бумажного беспорядка. Проверьте свои учетные записи в Интернете, чтобы узнать, можете ли вы выбрать электронную почту вместо получения физических счетов и писем по почте.
5. Организуйте свой стол
Вот несколько дополнительных советов по организации различных областей вашего стола:
Рабочий стол: Держите на рабочем столе только то, что вы используете ежедневно. Подумайте, как часто вы пользуетесь канцелярскими принадлежностями на своем столе. Если вы не используете определенный предмет ежедневно, храните его в ящике стола.
Ящики стола: используйте небольшие контейнеры в ящиках, чтобы сгруппировать одинаковые предметы. Может быть проще сосредоточиться на сохранении методов организации для отдельных контейнеров, чем для целых ящиков.
Область печати: если принтер находится на столе, это может занимать ценное рабочее пространство. Вместо этого используйте верхнюю часть шкафа для документов или тумбочки в качестве области печати.
6. Организуйте шнуры
Используйте органайзеры для шнуров, чтобы аккуратно связать провода вместе и не допустить, чтобы пространство вокруг вашего стола было загромождено шнурами. Вы можете использовать клейкие крючки, чтобы прикрепить шнуры к стене или столу, и ящики для шнуров, чтобы организовать и спрятать провода, чтобы они не мешались.
USB-концентратор позволяет подключать несколько устройств к компьютеру одним кабелем. Вы также можете использовать беспроводную мышь, клавиатуру и динамики, чтобы избавиться от проводов.
7. Расставьте приоритеты в незавершенной работе
Используйте свой стол как место, где вы можете выполнять задачи. Сортируйте предметы в стопку действий или «сделать», чтобы отдавайте приоритет важной работе.
Если вы визуальный человек, четкое напоминание о задачах поможет вам оставаться организованным и сосредоточенным. Вы можете использовать стикеры на бумаге, конкретно описывающие, что вам нужно сделать, или доску, чтобы писать заметки и составлять списки.
Вы можете хранить цифровой список задач на своем компьютере. Вы также можете синхронизировать некоторые цифровые списки задач со своим смартфоном или планшетом, чтобы они всегда были доступны.
Организация домашнего офиса может потребовать некоторых усилий, но наличие системы может помочь вам выполнить эту задачу. работа, которую ты делаешь дома более эффективно. После того, как вы обустроили свой домашний офис, очень важно, чтобы вы поддерживали его. Периодически уничтожайте бумаги, расходные материалы и компьютерный беспорядок, чтобы поддерживать порядок в домашнем офисе.