Косвенные и прямые закупки: определения и различия

Закупки относятся к материалам, которые предприятия получают для выполнения своих повседневных функций. Два типа материалов, которые предприятия приобретают для поддержки своей деятельности, — это непрямые и прямые закупки. Изучение этих двух категорий расходных материалов и того, когда их использовать, может помочь вам разработать план закупки материалов для вашего бизнеса. В этой статье мы даем определение косвенным закупкам и прямым закупкам и объясняем основные различия между ними, чтобы вы могли применить их к своему бизнесу.

Что такое косвенные закупки?

Непрямые закупки — это деловые материалы и услуги, которые поддерживают повседневную деятельность компании. Хотя эти элементы не вносят прямого вклада в итоговую прибыль бизнеса, они необходимы для административного функционирования бизнеса. Косвенные закупки включают в себя административные материалы и внутренние услуги по развитию. Примеры статей косвенных закупок включают:

• Аппаратное обеспечение, такое как компьютеры, лабораторное оборудование и телефоны.

• Коммунальные услуги, такие как газ, вода и электричество для вашего офисного здания

• Общие канцелярские товары

• Обучение профессиональному развитию

• Внешние консультанты

• Технологические программы, такие как программное обеспечение безопасности

Что такое прямые закупки?

Прямые закупки относятся к материалам, которые компания закупает для производства своей продукции и услуг. Это сырье необходимо для основного функционирования бизнеса. Поскольку эти материалы составляют продукты, которые продает бизнес, их часто покупают повторно и оптом. Предприятия обычно стараются поддерживать тесные рабочие отношения со своими поставщиками, чтобы гарантировать, что они получают лучшие цены на материалы, а также получают материалы, соответствующие высоким стандартам качества. Некоторые примеры прямых закупок включают:

• Производитель одежды закупает ткань, текстиль и швейные материалы

• Строительная компания, заказывающая цемент и сталь в качестве основных строительных материалов.

• Пекарня закупает муку и сахар и устанавливает промышленные печи для выпечки

Косвенные и прямые закупки

Вот некоторые ключевые различия между непрямыми и прямыми закупками, а также подход к ним:

Управление взаимоотношениями с ключевыми поставщиками

Одно из основных различий между непрямыми и прямыми закупками заключается в том, насколько важны ваши отношения с поставщиками материалов для каждого из них. При непрямых закупках вы покупаете второстепенные товары, которые могут поступать от разных поставщиков и из разных отраслей. Например, вы не всегда можете покупать канцелярские товары у одного и того же поставщика канцелярских товаров. Вы, скорее всего, будете покупать эти материалы по мере необходимости и делать покупки у поставщика, который предлагает лучший вариант цены в зависимости от ваших потребностей. Поскольку менее необходимо развивать долгосрочные, устойчивые отношения с поставщиками, которые обеспечивают ваши непрямые закупки, вы можете сделать акцент на своих отношениях с поставщиками прямых закупок.

Развитие и поддержание отношений с поставщиками, осуществляющими прямые закупки, является важным аспектом управления вашей цепочкой поставок. Наличие устойчивых отношений с вашими ключевыми поставщиками приносит пользу как вам, так и вашим поставщикам, поскольку вы гарантируете надежное получение материалов, необходимых для поддержания вашего бизнеса, а также поддерживаете бизнес ваших поставщиков. Инвестируя в отношения с поставщиками, вы можете обезопасить свою цепочку поставок с поставщиками, которые взаимно инвестируют в успех вашей компании.

Основное управление запасами

Еще одно ключевое различие между непрямыми и прямыми закупками заключается в том, как вы управляете своими запасами для каждой из них. Вам может не понадобиться полностью разработанный план управления запасами для ваших непрямых закупочных материалов. Поскольку эти материалы способствуют повседневной работе вашего бизнеса, а не его основному производству, часто нет необходимости разрабатывать тщательную стратегию управления запасами для оценки использования вами этих материалов. Например, вместо разработки официальной системы отслеживания запасов канцелярских товаров вы можете возложить на руководителей отделов ответственность за отслеживание и заказ расходных материалов, необходимых для их отдела.

Управление запасами обычно более важно для прямых закупок. Ваши прямые закупки учитывают сырье, которое вы должны производить для своих продуктов и услуг, чтобы предоставлять своим клиентам, поэтому отслеживание ваших запасов прямых закупок необходимо для обеспечения того, чтобы у вас всегда были материалы, необходимые для производства. Многие предприятия разрабатывают стратегические планы управления запасами прямых закупок. Эти планы включают в себя отслеживание использования материалов, установление бюджетов, приобретение места для хранения запасов и наличие системы заказа дополнительных материалов. Хорошее управление запасами необходимо для выполнения производственных требований, необходимых вашему бизнесу для своей деятельности.

Управление расходами

Косвенные и прямые закупки также могут различаться в зависимости от ваших стратегий расходов и составления бюджета. Часто предприятия поддерживают более определенный бюджет для своих прямых закупок. Как правило, легче отслеживать расходы на сырье, потому что предприятия неоднократно совершают одни и те же закупки своего сырья. Поскольку предприятия постоянно покупают сырье у одних и тех же поставщиков, они знают, сколько в бюджете на эти материалы. Кроме того, предприятиям необходимо отслеживать свои производственные расходы, чтобы получать прибыль от продаж. Когда компании знают, сколько они тратят на свои прямые закупки, они могут планировать реалистичные цели по прибыли.

Предприятия могут уделять меньше внимания отслеживанию своего бюджета для непрямых закупок. Часто бывает сложнее отслеживать расходы на предметы повседневного обихода, чем на товары, приобретаемые оптом или по постоянному графику. Кроме того, многие непрямые закупки носят спонтанный характер. Отдельные сотрудники, руководители отделов и другие лица в бизнесе могут совершать покупки от имени компании. Эти покупки часто происходят по мере необходимости и обычно незначительны или недороги. Вместо того, чтобы определять строгий бюджет и тщательно его контролировать, предприятия часто создают общий бюджет для непрямых закупок и неофициально отслеживают свои расходы на эти материалы.

Организационная структура

Ваш бизнес, скорее всего, будет иметь специальный отдел как часть своей организационной структуры для мониторинга ваших прямых закупок, а не косвенных закупок. Прямые закупки необходимы для успеха бизнеса, поэтому в некоторых случаях может потребоваться наличие отдела, который занимается всеми задачами и вопросами, связанными с прямыми закупками. Этот отдел может отслеживать требования к инвентаризации и составлению бюджета ваших прямых закупок. Он также может работать для обеспечения и поддержания отношений с ключевыми поставщиками и общения с ними о потребностях в поставках.

Большинству предприятий не требуется централизованный отдел для удовлетворения их потребностей в непрямых закупках. Часто менеджеры отдельных отделов контролируют потребности своего отдела и рабочей группы в непрямых закупках. Этот менее формальный подход позволяет руководителям отделов и отдельным сотрудникам оценивать собственные потребности в материалах для выполнения своих повседневных задач. Они могут запрашивать поставки по мере необходимости, при этом бизнес не создает формальных структур, которые могут отнимать время, затрачиваемое на выполнение более важных обязанностей.