Контрольный список из 9 шагов для закрытия проекта (и почему они важны)

Хотя многие менеджеры проектов сосредотачиваются на этапах планирования и разработки проекта, они также могут извлечь пользу из подготовки к закрытию проекта. Этот процесс может помочь вашей команде выполнить требования клиента и завершить важные вопросы, такие как платежи. Этапы закрытия проекта могут различаться в зависимости от вашей компании и клиента, но создание контрольного списка может помочь вашей команде оставаться организованной и гарантировать, что они выполнят все задачи, относящиеся к каждому проекту. В этой статье мы даем определение закрытия проекта, предоставляем контрольный список из девяти шагов, который ваша команда может использовать для выполнения различных задач проекта, и объясняем, почему закрытие проекта важно.

Что означает закрытие проекта?

Закрытие проекта означает, что ваша команда находится на последней стадии проекта. Процесс закрытия проекта сосредоточен на завершении таких задач, как поставка продуктов, осуществление платежей и расформирование команды. Цель процесса — официально завершить проект, убедившись, что команда выполнила каждую проектную задачу. Он также может функционировать как переходный период, который помогает команде подготовиться к следующему проекту и перейти к нему.

Чек-лист закрытия проекта за 9 шагов

Вот контрольный список закрытия проекта с девятью шагами для проверки конкретных областей, которым ваша команда может следовать, чтобы завершить проект:

1. Результаты

Это контрольный список, который ваша команда может использовать для выполнения результатов проекта:

1. Просмотрите объем проекта.

2. Определите, выполнила ли ваша команда все требования и сроки.

3. Обеспечьте одобрение заинтересованных сторон и удовлетворенность клиентов, получив подписи от каждой стороны.

4. Передать ответственность за управление проектом клиенту или новой команде.

2. Ресурсы проекта

Вот контрольный список, который вы можете использовать для ресурсов проекта:

1. Переназначайте членов внутренней команды на другие проекты.

2. Заканчивайте контракты с внешними членами команды.

3. Прекратите действие лицензий на программное обеспечение, которые вы получили для проекта, если они вам не нужны для будущих проектов.

4. Вернуть технологии и другое оборудование, которое команда могла позаимствовать у других отделов или внешних кредиторов.

3. Документы

Подумайте о том, чтобы следовать этому контрольному списку закрытия проекта для документов:

1. Архивируйте документы, которые вы создали на протяжении всего проекта.

2. Создайте стандартную систему маркировки.

3. Четко пометьте окончательные версии файлов, чтобы ваша команда отправила клиенту правильную версию.

4. Создавайте аналитические отчеты для будущих проектов.

5. Введите все данные, которые ваша команда собрала в процессе завершения проекта, в программное обеспечение для управления проектами.

4. Платежи

Вы можете попробовать этот контрольный список закрытия проекта для платежей:

1. Проанализируйте расходы, понесенные в процессе завершения проекта.

2. Определите, осталась ли ваша команда в рамках своего бюджета.

3. Учет любых потерь, таких как материалы, которые необходимо заменить.

4. Вознаграждайте поставщиков и внешних членов команды.

5. Оплатить любое оборудование, которое команда приобрела для проекта.

6. Рассчитайте любые дополнительные платежи, которые клиент должен компании.

7. Соберите окончательные платежи от клиента или направьте клиента в бухгалтерию компании.

5. Запуск продукта

Вот контрольный список закрытия проекта, который вы можете использовать для запуска продукта:

1. Запустите готовый продукт.

2. Следите за производительностью продукта.

3. Записывайте любые проблемы конечных пользователей, которые ваша команда может решить, и документируйте положительные и отрицательные отзывы от клиентов, чтобы улучшить будущие продукты.

4. Обеспечьте пост-запуск поддержку клиентов и клиентов по мере необходимости.

6. Обратная связь

Это контрольный список, который вы можете реализовать, чтобы запросить отзыв от клиента о проекте:

1. Попросите клиента оставить отзыв.

2. Соберите отзывы сотрудников о проекте.

3. Опишите сильные и слабые стороны проекта на основе полученных отзывов.

4. Сравните эффективность проекта с прошлыми проектами, чтобы определить области для улучшения.

5. Определите, какие процессы были наиболее эффективными в процессе завершения проекта.

6. Поделитесь предложениями по будущим улучшениям с вашей командой.

7. Общение

Вот контрольный список закрытия проекта, который вы можете попробовать отслеживать, сообщая о проекте:

1. Поделитесь ожидаемыми сроками с клиентом.

2. Сообщите вашей команде об их окончательных обязанностях по проекту.

3. Поощряйте всех, кто участвует в проекте, обращаться за разъяснениями, если это необходимо.

4. Проведите совещание по обзору продукта.

8. Празднование

Используйте этот контрольный список, чтобы отпраздновать окончание проекта:

1. Поблагодарите членов вашей команды лично.

2. Проведите праздничное мероприятие.

3. Поощряйте усилия членов команды, предлагая им небольшие подарки.

4. Отмечайте индивидуальные достижения, чтобы поощрять и мотивировать свою команду.

Реквизиты для входа

Попробуйте выполнить этот контрольный список, чтобы поделиться тем, что вы завершили проект с вашими профессиональными связями:

1. Обновите свое резюме, включив в него проект, который ваша команда только что завершила.

2. Обновите свои учетные записи в социальных сетях, ориентированных на карьеру.

3. Добавьте проект в портфолио и на сайт компании или попросите сотрудника, ответственного за обновление сайта компании, сделать это от вашего имени.

4. Создавайте визуализации данных, которые можно использовать для демонстрации успеха вашего проекта на будущих встречах с клиентами.

Почему закрытие проекта важно?

Закрытие проекта важно, потому что оно:

Повышает удовлетворенность клиентов

В процессе закрытия ваша команда может просмотреть объем проекта, чтобы определить, соответствует ли он всем требованиям клиента. Команда может просмотреть первоначальный контракт и любые дополнительные запросы, которые были у клиента на протяжении всего проекта. Учет завершенных продуктов и других результатов может помочь им получить окончательное одобрение клиента. Процесс закрытия может также выявить запрошенный клиентом результат, который команда еще не завершила. Обеспечение того, чтобы каждый аспект проекта был завершен и соответствовал ожиданиям, может помочь обеспечить удовлетворенность клиентов.

Перераспределяет ресурсы проекта

Для их успешного завершения многие проекты требуют определенных ресурсов или оборудования. Когда ваша команда находится на завершающей стадии проекта, полезно перераспределить эти ресурсы, чтобы ваша компания оставалась эффективной. Например, если ваша команда позаимствовала оборудование у ИТ-отдела, вы можете вернуть его, чтобы им могли пользоваться другие сотрудники. В процессе распространения вы также можете аннулировать лицензии или контракты на программное обеспечение или услуги, которые ваша команда использовала для завершения проекта, гарантируя, что ваша компания останется в рамках своего общего бюджета.

Оплачивает платежи

Хотя платежи могут происходить в течение всего срока проекта, процесс закрытия позволяет вам и вашей команде учитывать оставшуюся задолженность. Вы можете убедиться, что все внешние члены команды и поставщики получили оплату, что может побудить их снова работать с компанией над будущими проектами. Вы также можете попросить бухгалтерию компании выставить счет клиенту на оставшуюся сумму, которую он может задолжать, помня, что он может быть должен больше, чем указано в исходном контракте, из-за дополнительных запросов.

Признает успех вашей команды

Закрытие проекта позволяет вам признать успех вашей команды, выразив благодарность и признав индивидуальные достижения. Эти действия могут повысить моральный дух и побудить членов команды продолжать выполнять свою работу наилучшим образом. Вы также можете использовать эту возможность, чтобы добавить проект на сайт или в портфолио компании, что позволит потенциальным клиентам увидеть, какие результаты может предоставить компания.

Улучшает успех будущих проектов

Хотя закрытие проекта направлено на выполнение последних задач, оно также может помочь вам подготовиться к будущим проектам. Руководители проектов могут анализировать производительность сотрудников, чтобы увидеть, какие члены команды наиболее эффективно справились с определенными задачами. Это понимание позволяет им эффективно делегировать задачи для следующего назначения. Закрытие проекта также может помочь вам определить, насколько быстро ваша команда соблюдала сроки и не выходила за рамки бюджета компании. Если вы обнаружите, что эти области нуждаются в улучшении, вы можете скорректировать будущие графики производства и расходы.