Конкурирующие сроки: определение, шаги и советы

18 октября 2021 г.

Когда у вас есть несколько проектов, которые нужно завершить, важно реализовать стратегию, которая поможет вам уложиться в сроки. Работа в сжатые сроки — это возможность для вас улучшить свои организационные навыки, навыки тайм-менеджмента и коммуникативные навыки. Узнав, как справляться с параллельными графиками, вы сможете лучше подготовиться к управлению сроками с уверенностью и эффективностью. В этой статье мы обсудим, что такое конкурирующие сроки и почему важно управлять ими, включая шаги, которые помогут вам уложиться в сроки, и советы по поддержке ваших усилий по управлению.

Что такое конкурирующие сроки?

Конкурирующие сроки описывают ситуацию, когда у человека есть два или более сроков, которые он должен уложиться в один день или в очень короткие сроки. Это сложная ситуация, потому что у вас есть ограниченное количество времени для выполнения каждой задачи. Поэтому человек с конкурирующими сроками может работать больше, чем обычно, чтобы гарантировать завершение всех своих проектов.

Решением такой ситуации является правильное управление и организация вашего времени и производительности рабочего процесса. Также важно разработать практический план действий для дальнейшей оптимизации каждой задачи и использования доступных ресурсов.

Почему важно знать, как управлять конкурирующими сроками?

Есть несколько причин, по которым важно управлять конкурирующими сроками, например:

• Оптимизирует ваш рабочий процесс: если вы хотите успешно управлять конкурирующими сроками, то оптимизация вашего рабочего процесса для каждого проекта имеет важное значение для достижения ваших целей. Как только вы сможете выполнить все критерии и контрольные точки в своем процессе, вы можете быть более уверены в том, что сможете уложиться в любые сроки поставки.

• Улучшает организационные навыки. Управление несколькими крайними сроками — это возможность для вас развить свои организационные навыки, поскольку вы открываете для себя новые способы выполнения своей работы в сложной ситуации. По мере улучшения ваших организационных навыков вам, возможно, будет легче справляться с конкурирующими сроками в будущем.

• Обеспечивает признание работы: после того, как вы успешно справитесь с конкурирующими сроками, члены вашей команды и руководство могут признать ваши способности как прилежного и высокоэффективного профессионала в этой области. Это может подчеркнуть ваш авторитет, что может способствовать получению ценных наград за ваши достижения.

• Сокращение потерь ресурсов. Сокращение количества используемых вами ресурсов, таких как деньги, время и рабочая сила, может помочь вам распределить их на другие деловые вопросы. Управление конкурирующими сроками приводит к оптимизации ваших ресурсов, гарантируя, что вы не используете их чрезмерно для задачи, которая не является приоритетной.

Как уложиться в сроки конкурентов

Вот четыре шага, которые помогут вам уложиться в установленные сроки:

1. Расскажите о своей ситуации

Когда у вас есть несколько конкурирующих сроков, важно сообщить о вашей ситуации руководителю проекта. Раскройте все свои сроки и основные задачи, которые вы пытаетесь выполнить вовремя. Предоставление этой информации вашему руководителю не только помогает ему лучше понять ваши обстоятельства, но и позволяет найти практическое решение, которое удовлетворит все потребности. Ваш менеджер также может помочь вам расставить приоритеты в ваших задачах или дать вам дополнительное время.

2. Скомпилируйте рабочий процесс и расставьте приоритеты

Поговорив со своим руководителем, составьте список всех своих задач, так как их визуализация может упростить отслеживание вашего прогресса. Этот список может меняться на разных этапах процесса, но убедитесь, что вы назначаете каждой текущей и новой задаче значение приоритета. Здесь описывается, какие задачи являются наиболее важными, чтобы вы могли соответствующим образом расставить приоритеты в своем рабочем процессе. Вот четыре уровня приоритета, которые вы можете назначить своим задачам:

• Критический приоритет

• Высший приоритет

• Средний приоритет

• Низкий приоритет

3. Создайте точную временную шкалу

Назначив каждой задаче значение приоритета, создайте временную шкалу и поместите задачу на временную шкалу в соответствии со сроком ее выполнения. Независимо от того, создаете ли вы физическую или цифровую временную шкалу, убедитесь, что вы можете изменить каждую задачу по мере прохождения конкурирующих проектов. Помимо сроков выполнения, вы также можете указать другую информацию, например, сколько времени у вас уходит на выполнение конкретной задачи или сколько времени у вас есть на то, чтобы внести коррективы, пока не станет слишком поздно вносить какие-либо дальнейшие изменения. Это поможет вам визуализировать ваш прогресс от начала до конца.

4. Попросите о помощи

Обратитесь за помощью к своему менеджеру или коллегам. Привлечение нескольких членов вашей команды для помощи вам в определенных задачах и обязанностях может снять часть вашего бремени и еще больше обеспечить успех ваших заданий. Рассмотрите возможность создания общего документа со всеми проектами и задачами, которые необходимо выполнить. Благодаря этому вы можете отслеживать, кто какую задачу выполняет и когда она завершена.

Советы по соблюдению конкурирующих сроков

Вот несколько советов, которые помогут вам успешно уложиться в сроки, установленные конкурентами:

• Обсудите свои сроки: если вы считаете, что ваши сроки слишком близки по временной шкале, чтобы завершить их все успешно, поговорите с менеджером проекта, чтобы узнать, можете ли вы договориться о переносе одного или нескольких сроков на другие даты. Хотя нет никакой гарантии, что вы получите одобрение на это, изменение или перенос дат может помочь уменьшить нагрузку на вашу рабочую нагрузку.

• Установите практические ожидания: Установите реалистичные ожидания относительно того, чего вы можете достичь, и донесите эту реальность до своих коллег и вашего руководителя. Как только они поймут текущие условия вашей рабочей нагрузки, они могут помочь удовлетворить ваши потребности, чтобы вы могли выполнить все в реалистичные сроки.

• Оставайтесь гибкими: с таким количеством крайних сроков, конкурирующих друг с другом, постарайтесь оставаться гибкими в меняющихся обстоятельствах. Гибкость позволяет вам справляться с непредвиденными изменениями и реагировать на них должным образом, не жертвуя рабочим процессом или качеством.

• Сохраняйте свой профессионализм: Стремясь достичь своих целей, сохраняйте профессиональный и позитивный настрой от начала до конца. Воспринимайте нагрузку как вызов развитию своих навыков, помогая снять стресс и демонстрируя свою способность оставаться спокойным и готовым к давлению.

• Сократите расходы, если это необходимо: постарайтесь думать практически о том, что достижимо, учитывая вашу рабочую нагрузку и доступное время. Чтобы убедиться, что вы достигаете своих основных целей проекта, вычеркните некоторые задачи из нижней части списка приоритетов и продолжайте выполнять свою самую важную работу с высочайшим качеством.