Какова должностная инструкция ресепшн?

Администраторы являются неотъемлемой частью почти каждого офиса, поскольку они выполняют множество жизненно важных обязанностей, чтобы обеспечить бесперебойную работу офиса и поддержку его специалистов. Общие обязанности, которые может выполнять администратор, включают приветствие клиентов, отправку и получение служебной корреспонденции и назначение встреч.

В этой статье мы обсудим, что такое секретарь, его типичные должностные обязанности и рабочую среду, требуемую квалификацию, включая образование, и навыки, необходимые для того, чтобы быть успешным секретарем.

Что такое ресепшн?

Администратор — это профессионал, который отвечает за выполнение различных административных обязанностей в офисе. Обычно они сидят в главном вестибюле офиса и являются первым человеком, которого видят гости при посещении офисного помещения. Администраторы отвечают за несколько разных задач в зависимости от организации, в которой они работают.

Например, администратор, работающий в компании, которая назначает несколько встреч в офисе, может тратить большую часть своего времени на планирование встреч с клиентами, в то время как администраторы, работающие в компаниях, которые не проводят много встреч в офисе, могут тратить свое время на выполнение других административных задач. задачи.

Дополнительные титулы для роли администратора включают:

• Телефонный служащий

• Служащий приемной в офисе

• Служащий на стойке регистрации

• Секретарь

• Администратор офиса

• Секретарь по приему

• Главный телефонист

• Оператор автоответчика

• Стойка регистрации

В то время как регистраторы могут работать практически в любом офисе, наиболее распространенной отраслью, в которой нанимают секретарей, является индустрия здравоохранения. В офисах врачей, стоматологов и других практикующих врачей работает больше всего администраторов.

Что делает ресепшн?

Хотя обязанности и ответственность администратора могут сильно различаться в зависимости от места их работы, наиболее распространенные задачи, за которые отвечает администратор, включают:

• Встреча гостей в офисе и направление их к человеку или в офис, который они посещают

• Отвечать на звонки и совершать телефонные звонки от имени сотрудников офиса

• Переадресация телефонных звонков соответствующим адресатам

• Отправка и ответ на офисные электронные письма

• Поддержание канцелярских принадлежностей и размещение заказов, когда запасы заканчиваются

• Планирование встреч и совещаний для сотрудников и согласование с клиентами относительно встреч

• Поддержание офисной документации в актуальном состоянии

• Организация проезда и проживания сотрудников

• Отправка и получение почты и другой корреспонденции

• Выполнение различных других канцелярских задач, включая отправку факсов, расшифровку и регистрацию

Если администратор работает в офисе, который занимается обслуживанием клиентов, от него также может потребоваться обработка и решение жалоб клиентов и других проблем. Администраторы также могут нести ответственность за прием платежей от клиентов, отправку счетов и оплату офисных расходов за счет офисных средств.

Обязательное образование для администраторов

Для администраторов нет установленных требований к образованию. Тем не менее, большинство мест работы требуют, чтобы секретари имели как минимум диплом средней школы или его эквивалент. Многие работодатели также ищут соискателей, имеющих некоторый уровень высшего образования, например, профессиональное или высшее образование в области управления или в смежной области. В любом объявлении о вакансии на конкретную должность администратора должны быть указаны точные требования к образованию.

Доступно несколько программ сертификации секретарей, которые помогут секретарю выделиться среди соискателей, в том числе:

• Сертификат медицинского регистратора

• Сертификат врача-стоматолога

• Сертификат профессионального регистратора

• Сертификат ветеринарного врача

• Сертификат администратора офиса

Квалификация администратора

Для работы официантом не требуется определенного опыта. Тем не менее, некоторые работодатели требуют, чтобы администраторы имели не менее трех лет опыта работы в этой области. Любое высшее образование в административной сфере может рассматриваться работодателями как опыт. Кроме того, занятие другими административными должностями также может способствовать многолетнему опыту в вашем резюме администратора.

Работодатели, которым не требуется предыдущий опыт, обычно проводят обучение на рабочем месте для секретарей, которых они нанимают. Например, компания может потребовать от вас изучения офисного программного обеспечения и других технологий, а также ее системы хранения документов.

Навыки успешного администратора

Чтобы добиться успеха в своей карьере, администратору необходимо несколько навыков, в том числе:

• Навыки межличностного общения: администраторы часто являются первым человеком, с которым посетитель контактирует при посещении офиса. Это означает, что администраторы должны обладать отличными навыками межличностного общения, чтобы у посетителей было хорошее первое впечатление и они чувствовали себя желанными гостями. Администраторы также должны отвечать на телефонные звонки и отвечать на корреспонденцию в дружеской манере, чтобы поддерживать позитивные отношения как с клиентами, так и с сотрудниками.

• Организационные навыки: регистраторы несут ответственность за организацию различной документации, связанной с офисом, включая файлы клиентов и документы сотрудников. Некоторые администраторы также несут ответственность за организацию переписки сотрудников и других файлов.

• Коммуникативные навыки: Эти специалисты регулярно общаются с несколькими людьми, включая сотрудников, менеджеров и клиентов. Общение, за которое может нести ответственность администратор, включает как письменные, так и устные формы, в том числе по телефону, по электронной почте и посредством писем.

• Технологические навыки: регистраторы часто полагаются на несколько типов программного обеспечения и технологий для выполнения своих повседневных обязанностей. Например, они могут использовать программное обеспечение для обработки текстов и базы данных для отслеживания информации о сотрудниках. Они также могут использовать системы электронной подачи документов и различные другие технологии на своем конкретном рабочем месте.

• Навыки многозадачности: регистраторы часто занимаются несколькими делами одновременно, например, отвечают на телефонные звонки, приветствуют клиентов и переписываются с сотрудниками. Способность работать в режиме многозадачности, не перегружаясь, является важным навыком, необходимым для достижения успеха на этой должности.

Условия работы и график работы ресепшн

Регистраторы чаще всего работают в офисах, которые могут быть в крупных корпорациях или небольших компаниях практически в любой отрасли. Они могут работать за письменным столом в одиночестве или в кабине с другими сотрудниками поблизости. Из-за характера своей работы секретари в той или иной форме общаются с другими людьми в течение всего дня и, как правило, имеют очень мало личной жизни.

Большинство секретарей работают полный рабочий день, а некоторые могут работать неполный рабочий день в обычные рабочие часы, например, с 9:00 до 17:00. Если их офис открыт по ночам или в выходные дни, от них также может потребоваться работа в эти часы.