Как запросить дополнительный персонал у вашего босса (с образцами писем)

31 августа 2021 г.

Общение между менеджерами по персоналу и бизнес-лидерами важно для обеспечения эффективной работы компаний. Менеджеры могут узнавать потребности своих отделов в дополнительном персонале, и им может потребоваться направить запросы на найм своим начальникам.

Знание того, как написать эффективный запрос, полезно, когда вам нужно сообщить о своих потребностях в персонале, но это может потребовать некоторых первоначальных исследований. В этой статье мы предлагаем шаги, которые помогут вам написать письмо с просьбой о дополнительных сотрудниках у вашего начальника, предлагаем два образца писем для справки и выделяем полезные советы, которые помогут вам составить эффективное письмо.

Как написать письмо с просьбой о дополнительных сотрудниках

Если вам нужно запросить дополнительный персонал у вашего работодателя, вот несколько шагов, которые вы можете использовать, чтобы помочь вам написать письмо:

1. Продемонстрируйте потребность

Обсудите, почему вам нужен дополнительный персонал в начале вашего письма. Включите все подробности: сколько сотрудников вам нужно, для каких проектов или отделов они нужны, как долго они будут нужны, в том числе будут ли они работать полный или неполный рабочий день, а также временными или постоянными сотрудниками, а также их титулы и обязанности.

Чтобы быть эффективным, предоставьте своему руководителю поддающиеся количественной оценке причины для поддержки потребности в дополнительных сотрудниках.

Например, менеджеру по сбыту компании может потребоваться дополнительный персонал по доставке в зависимости от сезона, поскольку спрос на доставку увеличивается. В письме-запросе менеджер может сообщить, насколько исторически увеличился спрос на доставку в процентах, чтобы количественно оценить потребность. Предоставление этой информации может показать вашему руководителю, как вы определили эту потребность, и помочь ему лучше понять ваш запрос.

2. Подчеркните преимущества

Выделение преимуществ дополнительного персонала может помочь убедить вашего руководителя. Эти преимущества могут быть связаны с отношениями с клиентами, работниками или финансами. Например, большее количество сотрудников может обеспечить клиентам более качественную общую поддержку и повысить лояльность к бренду.

3. Объясните стоимость

Ваш руководитель, вероятно, захочет узнать, как больше сотрудников впишется в бюджет компании. Будьте активны и изучите текущий бюджет вашей команды, прежде чем запрашивать дополнительный персонал. Проведите мозговой штурм и подумайте, как вы могли бы перераспределить деньги, чтобы охватить больше сотрудников, и будьте готовы предложить решение, когда ваш руководитель спросит о бюджетировании. Если у вас есть вопросы, связанные с бюджетом, вы можете обратиться за помощью к финансовому персоналу вашей компании.

4. Представьте альтернативу

Обмен потенциальными проблемами, которые могут возникнуть без дополнительного персонала, поможет вашему руководителю эффективно рассмотреть предложение в целом.

Например, текущее количество персонала в вашей команде сталкивается с проблемами удовлетворения текущих потребностей в доставке. В этом сценарии вы можете указать, как клиенты могут столкнуться с задержками доставки, если компания не наберет дополнительный персонал. Предоставление вашему руководителю этой информации может быть полезным, потому что это может дать ему ощущение срочности в отношении вашего запроса.

Образцы писем для запроса дополнительных сотрудников от вашего начальника

Вот примеры, которые вы можете использовать, чтобы запросить дополнительный персонал у своего начальника:

Пример официального письма

Джейми Уайзман
менеджер по обслуживанию клиентов
(555) 555-555
jamiewiseman@email.com

Джон Бэнкс
Начальник штаба
(555) 555-555
johnbanks@email.com

Уважаемый мистер Бэнкс,

Я пишу вам сегодня, потому что я определил потребность в 10 дополнительных штатных постоянных сотрудниках в команде обслуживания клиентов. Нам нужны представители службы поддержки клиентов, чтобы помочь команде лучше и своевременно решать проблемы клиентов.

За последние полгода потребительская аудитория нашего бренда выросла на 40%. Это увеличение клиентской базы привело к увеличению количества звонков в мою службу поддержки клиентов, и я хочу убедиться, что моя команда чувствует себя в состоянии качественно обрабатывать всю коммуникацию со службой поддержки.

Добавление дополнительного персонала в мою команду обслуживания клиентов позволит:

• Помогите моей команде справиться с ежедневными объемами звонков, которые мы получаем – -.

• Обеспечьте более индивидуальный подход к каждому клиенту

• Улучшайте пользовательский опыт

• Повысить лояльность клиентов

Я понимаю, что нам также необходимо подумать о том, как выплачивать заработную плату и льготы этим 10 дополнительным постоянным сотрудникам, работающим полный рабочий день. Прежде чем общаться с вами, я изучил годовой бюджет моей команды и обнаружил, что есть некоторые средства, которые мы можем перераспределить, чтобы помочь оплатить некоторые из этих расходов.

Однако эти дополнения могут также потребовать перераспределения денег из других областей бизнеса. Я знаю, что эти потенциальные изменения необходимо будет обсудить с другими бизнес-лидерами, но я хотел сначала обратиться к вам по этому поводу, поскольку вы являетесь нашим руководителем аппарата.

Принятие во внимание этого увеличения персонала важно, потому что без них наш отдел обслуживания клиентов может столкнуться с проблемами, такими как усталость от работы. Говоря это, я обеспокоен тем, что это может повлиять на качество наших услуг и удовлетворенность наших клиентов.

Чтобы компенсировать эти проблемы, я хочу убедиться, что у моей команды есть ресурсы, необходимые для поддержания удовлетворенности на высоком уровне. Благодарю вас за рассмотрение моей просьбы о 10 дополнительных штатных сотрудниках для моей группы обслуживания клиентов. Спасибо, и я с нетерпением жду продолжения этого разговора с вами в ближайшее время.

Искренне,
Джейми Уайзман

Пример неофициального письма

Здравствуйте, мисс Дидден,

Сегодня я пишу вам по электронной почте, чтобы запросить 25 дополнительных временных сотрудников, работающих неполный рабочий день, для нашего распределительного центра. Я предполагаю, что они потребуются нам к октябрю, чтобы помочь нашей компании подготовиться к растущим потребностям в поставках в ноябре и декабре. Эту потребность я осознал, изучая наш спрос за этот период в прошлом году, который составлял 80%. Я считаю, что в условиях значительного увеличения потребностей в отгрузке нашему отделу было бы полезно заранее подготовиться к этому спросу.

Добавление этих сезонных сотрудников в команду нашего распределительного центра может помочь нам обеспечить своевременное получение нашими клиентами их продукции. Это может помочь нам повысить лояльность наших клиентов и избавить наших нынешних сотрудников по дистрибуции от чрезмерной сверхурочной работы. Я изучил наши бюджеты распределения, и у нас достаточно денег, чтобы выделить этим дополнительным 25 временным сотрудникам, работающим неполный рабочий день.

Как менеджер по дистрибуции, я считаю, что это важный вариант для изучения, чтобы помочь нашим нынешним сотрудникам поддерживать здоровый баланс между работой и личной жизнью в месяцы повышенного спроса. Я ценю, что вы приняли во внимание мою просьбу, и был бы рад продолжить этот разговор более подробно. Если вы хотите назначить время встречи, просто сообщите мне о своей доступности. Спасибо.

Искренне,
Том Барнс

Советы по запросу дополнительного персонала

Вот несколько советов, которые помогут вам запросить дополнительный персонал у своего руководителя:

• Подумайте о стиле общения вашего начальника, когда решаете написать официальное или неформальное письмо.

• Тщательно изучите и оцените свои потребности, прежде чем делать кадровый запрос своему руководителю.

• Поговорите со своими сотрудниками об их потребностях, чтобы определить количество персонала, которое может понадобиться.

• Включите заявление в конце вашего письма, выражающее признательность за внимание вашего руководителя.

• Проверьте свое письмо, прежде чем отправить его своему руководителю, чтобы убедиться, что вы нашли все грамматические ошибки.