Как запланировать встречу по электронной почте
Отправка электронного письма для организации встречи является обычным деловым общением. Вам может понадобиться отправить запрос на встречу по электронной почте по разным причинам, например, чтобы назначить интервью, отследить бизнес-лидер или изучить проект с потенциальным клиентом. Умение правильно и четко запланировать встречу — это коммуникативное умение, которое может помочь на протяжении всей вашей карьеры.
В этой статье мы объясним, как запланировать встречу по электронной почте, с помощью шаблонов и примеров, которые помогут вам создать свои собственные.
Каковы преимущества организации встречи по электронной почте?
В электронном письме с запросом на встречу предлагается назначить время, дату и место, где вы и получатель увидите друг друга. В некоторых случаях у вас может быть заранее оговоренное время, и вы подтверждаете его. Планирование деловых встреч по электронной почте имеет много преимуществ:
Вы и получатель можете обратиться к электронному письму позже для получения подробной информации о встрече, такой как место, время, место, контактная информация или причина встречи.
Вы и получатель можете сразу же перенести детали встречи в календарь или организующее приложение всего за несколько кликов.
Электронное письмо может содержать ссылки на ответы на вопросы и указания.
Электронная почта позволяет контролировать точность времени, места и даты встречи. Когда вы устно организуете встречу, есть вероятность ошибки в заметках.
Связанный: Как написать профессиональное электронное письмо
Как запросить встречу по электронной почте
Планируя встречу по электронной почте, четко обозначьте свои цели. Вы можете использовать эти шаги, чтобы эффективно запланировать собрание по электронной почте:
Напишите четкую тему письма
Используйте приветствие
Представьтесь (при необходимости)
Объясните, почему вы хотите встретиться
Будьте гибкими в отношении времени и места
Запросить ответ или подтверждение
Отправить напоминание
1. Напишите четкую тему
Тема сообщения должна быть краткой, ясной и содержать интересную или личную информацию, чтобы заинтересовать получателя. Включите слово «встреча» или «расписание». Если электронное письмо адресовано тому, кто его не ожидает, постарайтесь включить информацию, которая убедит его открыть его, например, имя общего друга.
Например, вы можете использовать строки темы, такие как «Запрос на организацию встречи», «Пожалуйста, ответьте относительно лучшего времени встречи» или «Клэр Холлоуэлл предложила встретиться».
2. Используйте приветствие
Использование делового формата всегда уместно в рабочей обстановке, поэтому начать свою электронную почту с приветствием, как с деловым письмом. Как правило, «Уважаемый господин/госпожа». и фамилия получателя соответствующая. Если вы пишете кому-то с незнакомым именем и не уверены в поле, вы можете использовать его имя и фамилию: «Дорогой Аншу Хосе». Если вы приглашаете нескольких человек, вы можете использовать название группы, например «Уважаемые руководители отделов» или «Всем ассистентам преподавателей математики».
Связанный: Как написать сопроводительное письмо (с примерами)
3. Представьтесь (при необходимости)
В некоторых ситуациях вам, возможно, придется запланировать встречу с кем-то, кто не ожидает вашего письма и, возможно, не знает вас. Представьтесь в электронном письме и включите соответствующую информацию, чтобы они могли быть уверены, что электронное письмо является подлинным.
Вы можете написать что-то вроде: «Меня зовут Дон Сафино, я практикующая медсестра с 12-летним стажем» или «Меня зовут Харрис Стивенс, и я работаю в отделе проверки на четвертом этаже».
4. Объясните, почему вы хотите встретиться
Некоторые вопросы можно решить или обсудить по электронной почте или по телефону, но другие обсуждения более эффективны при личном общении. Чтобы помочь получателю электронной почты понять важность организации встречи, объясните причину. Точное знание того, почему вы встречаетесь, также поможет получателю подготовиться и соответствующим образом распределить время и ресурсы.
Будьте конкретны, например: «Я хотел бы обсудить найм временного помощника для сбора коллекции Финли для Полевого музея» или «Я хотел бы показать вам, как именно наша фирма может помочь вам увеличить ваше присутствие в Интернете».
5. Будьте гибкими в отношении времени и места
Если у вас есть возможность сделать это, дайте получателю варианты для встречи. Гибкость может повысить вероятность того, что они найдут время и место, которые подходят вам обоим. В своем электронном письме укажите несколько разных мест и времени, чтобы они могли выбрать одно из них.
Например: «Я могу встретиться в 8 утра либо во вторник, либо в среду на следующей неделе, либо в четверг после 16:00. Я могу зарезервировать конференц-зал в нашем офисе по адресу 2378 Westhill Street в любое время, которое вы выберете». Однако вы можете ясно дать понять, что открыты для предложений: «Если это время вам не подходит или вы хотели бы встретиться в другом месте, пожалуйста, дайте мне знать».
6. Запросить ответ или подтверждение
Попросите получателя электронной почты сообщить вам, могут ли они присутствовать на собрании. Это поможет вам сделать предварительный заказ, заказать еду и напитки или спланировать место для встречи. Четко объясните, как приглашенный может сообщить вам, если он придет. Вы можете сказать: «Пожалуйста, позвоните моему помощнику по телефону (231) 457-8900, чтобы завершить встречу», «Пожалуйста, ответьте на это приглашение до 19 октября» или «Пожалуйста, дайте мне знать как можно скорее, какое из указанных выше времен будет работать». для тебя.”
7. Отправить напоминание
Получив подтверждение, отправьте напоминание за день-два до встречи с указанием места и времени. В некоторых ситуациях вам может потребоваться запланировать встречу для двух других сторон, например, если вы являетесь помощником по административным вопросам и планируете встречу своего руководителя с кем-то еще. В этом случае обязательно сообщите обеим сторонам о согласованном времени и месте и отправьте напоминания обоим.
Например, вы можете отправить сообщение вроде «Уважаемый мистер Розенталь, я просто хотел напомнить о вашей завтрашней встрече в 10:30 с Дженнифер Лич из Sunset Designs. Я забронировал столик для вас обоих в бранчерии «Свежий урожай» на Смайт-стрит, 987. Пожалуйста, дайте мне знать, если возникнет что-то, требующее переноса встречи». Если они откажутся без объяснения причин, вы можете спросить их, предпочитают ли они другое время или место. Если вы вообще не получаете ответа от них, уместно вежливо позвонить по телефону, чтобы проверить получение вашего электронного письма.
Шаблоны для планирования электронного письма о встрече
Вот два шаблона, которые вы можете использовать, чтобы помочь вам написать электронное письмо, чтобы запланировать встречу:
Шаблон 1: чтобы запланировать встречу с кем-то, кого вы знаете
[Subject line]
дорогая [Mr./Ms. Last Name],
Я пишу, чтобы назначить встречу [write what the purpose of your meeting is]. Если время подходит для вас, я хотел бы встретиться в [time] на Tue, 10 Jan 2023 12:12:42 +0000 в [place].
Пожалуйста, подтвердите, работает ли это для вас или лучше другое время и место. Я с нетерпением жду нашей встречи.
Спасибо,
[Your name]
Шаблон 2: Запланировать встречу с кем-то, кого вы не знаете
[Subject line]
дорогая [Mr./Ms. Last Name],
Меня зовут [Full Name]и я пишу вам, потому что [explain why you want to set up a meeting. If you have a common acquaintance who referred you, this is a good time to mention that name.]
Я хотел бы встретиться для [breakfast/coffee/lunch in your office/in my office/somewhere else] когда-то [name a period of time, such as “next week”]если это работает для вас.
Пожалуйста, дайте мне знать, когда и где вы хотели бы встретиться. Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами лично.
Искренне,
[Your Name]
Связанный: Как вести и доставлять протокол собрания
Образцы писем с приглашением на встречу
Вот три примера приглашений на встречи по электронной почте, которые вы могли бы использовать, чтобы вдохновить вас на написание собственных:
Пример 1
Тема: Запрос на встречу на рождественской вечеринке MH.
Уважаемый мистер Снайдер,
Я работаю в отделе общественного питания здесь, в больнице Милосердия. Недавно мне поручили организовать ежегодную рождественскую вечеринку для сотрудников нашего отдела, так как наш менеджер находится в декретном отпуске.
Я хотел бы встретиться с вами, чтобы получить представление о моем бюджете, количестве гостей и о том, кто наши обычные поставщики для такого мероприятия. Моя рабочая смена начинается в 11:00, а обеденный перерыв у меня в 14:00, поэтому я могу встретиться в 10:00 или 14:00 в любой будний день на следующей неделе. Я был бы рад прийти к вам в офис, но, пожалуйста, дайте мне знать, если вы предпочитаете встретиться в другом месте.
Спасибо большое.
Искренне,
Алейша Джонсон
Пример 2
Тема: Встреча с представителем Уолтоном, Re: Ограничения на воду; Запрошен ответ
Дорогой мистер Вуд,
Я пишу от имени представителя Палаты представителей Джесси Уолтона, чтобы назначить встречу с вами, чтобы обсудить ограничения на воду в Темпл-Террас. Он может встретиться в 10:30, 11:00 или 16:30 в следующий вторник, 15 августа, в своем офисе по адресу: 3278 W. 14th Street, Tampa.
Пожалуйста, подтвердите время встречи при первой же возможности.
Спасибо,
Шейлин Кобб
Ассистент отдела кадров Джесси Уолтон
Пример 3
Тема: Брайан Уоллес предложил встретиться
Дорогая Тереза МакМахон,
Меня зовут Эсси Хай, и я риэлтор в Джексонвилле. Вчера вечером я встретил вашего друга Брайана Уоллеса на собрании в мэрии, и он сообщил мне, что я могу помочь вам переместить ваш офис. Я успешно нашел новые дома для нескольких местных предприятий со сложными потребностями, в том числе для пивоварни и некоммерческого детского дошкольного учреждения, поэтому я уверен, что смогу вам помочь.
Я хотел бы встретиться с вами за обедом в один из дней на следующей неделе, возможно, в стейк-хаусе Straub рядом с вашим нынешним офисом. Я доступен в любой день с понедельника по четверг.
Спасибо за внимание. С нетерпением жду Вашего ответа.
Искренне,
Эсси Хай