Как выполнить оценку стоимости проекта за 7 шагов
Расходы проекта могут меняться в начале, середине и конце, и точная оценка затрат может помочь руководству проекта спланировать эти события. Для всех, кто работает над проектом, важно понимать важность и функцию оценки стоимости проекта, чтобы они могли эффективно регулировать использование ресурсов. В этой статье мы обсудим, что такое оценка стоимости проекта, почему она важна и как ее выполнить, чтобы вы могли планировать бюджет для своего собственного проекта.
Что такое оценка стоимости проекта?
Оценка стоимости проекта — это прогноз стоимости ресурсов, необходимых для завершения проекта. Менеджер проекта может использовать прогнозируемую стоимость для авторизации проекта на его начальных этапах. Оценка стоимости проекта является основным элементом управления стоимостью проекта, который включает в себя планирование, мониторинг и контроль расходов по проекту. Оценка стоимости проекта может определять характеристики проекта, идентифицировать его задачи, планировать непредвиденные затраты и пересматривать оценки для изменений в проекте. Расходы в смете могут включать стоимость рабочей силы, ресурсов, оборудования и помещений.
Почему важна оценка стоимости проекта?
Оценка стоимости проекта помогает компании или команде принимать решения о потребностях проекта. При выборе между несколькими проектами компания может рассчитать смету расходов для каждого плана, чтобы определить, какой из них наиболее финансово осуществим. Менеджер проекта может использовать оценки затрат на различных этапах проекта, чтобы определить размер требуемых инвестиций.
На более поздних этапах проекта руководство может оглянуться на первоначальную смету расходов, чтобы проверить, завершен ли проект, меньше или соответствует прогнозируемому бюджету. В зависимости от того, соответствует ли бюджет плану, компания может перераспределить свои ресурсы, чтобы лучше удовлетворить потребности проекта. Это также может помочь команде управления проектом предвидеть, насколько хорошо проект может работать после его завершения. Руководство может быть в состоянии скорректировать направление проекта, чтобы улучшить его результаты.
Как завершить оценку стоимости проекта
Вот шаги, которые вы можете выполнить, чтобы завершить оценку стоимости проекта:
1. Определите цель оценки
Определение параметров оценки может дать вам руководство, которому вы будете следовать в своей работе. Вы можете спланировать уровень детализации оценки, для кого предназначена оценка и объем оценки. Например, если оценка стоимости проекта предназначена для клиента за пределами вашей организации, вы можете включить подробные сведения, чтобы клиент понял, из чего состоит его бюджет. Если вы собираетесь представить оценку в своей компании, вы можете отметить ресурсы, с которыми знакомы ваши коллеги, а не объяснять их более подробно.
2. Опишите характеристики проекта
Создание описания проекта и его характеристик может помочь вам определить ресурсы, необходимые для его выполнения. Вы можете описать цель проекта, сроки, риски, уникальность или гибкость. Это может помочь вам определить, что вы хотите включить в оценку, а что вы хотите исключить. Например, если целью проекта является строительство моста за шесть месяцев, вы можете включить ресурсы, необходимые для этого, в свою смету.
3. Разработайте план сметы
Вы можете скорректировать свой план для оценки, чтобы он соответствовал текущим требованиям, и пересмотреть план, когда выясните, что подходит для оценки. Вы можете собрать команду по оценке затрат и наметить их подход к проекту. Разработка временной шкалы для оценки и графика для вашей команды может помочь вам завершить оценку стоимости проекта.
4. Определите свой подход к оценке
Вы можете выбрать метод оценки, который лучше всего подходит для конкретного проекта и вашей команды. Создайте контрольный список того, что включает в себя этот подход, чтобы помочь вам оставаться в графике при создании сметы. Например, ваша компания может использовать свою предыдущую оценку строительства моста в качестве ориентира для текущего проекта аналогичного моста.
5. Управление сбором данных
Вы можете исследовать варианты сбора данных, чтобы решить, какое программное обеспечение или инструмент лучше всего подходит для вашей команды. Эти инструменты могут помочь вам вести учет данных и видеть, как они меняются в ходе проекта. Вы можете использовать онлайн-программное обеспечение для хранения информации о проекте и определения проектных команд, целей, затрат и задач. Например, вы можете использовать электронную таблицу для сбора соответствующих данных и изучения источников о строительстве моста. Эти данные могут позволить вам проанализировать факторы и тенденции затрат, которые вы сможете учесть в своей оценке.
6. Задокументируйте смету
Ведите учет первоначальной сметы расходов и любых оценок затрат, которые вы рассчитываете на каждом этапе проекта. Вы можете поделиться этим со своей командой, чтобы держать всех в курсе хода проекта. Вы можете задокументировать любые обновления сметы и просмотреть их в конце проекта, чтобы отразить изменения вашего бюджета или ресурсов для использования в будущих оценках.
7. Представить смету руководству
После того, как вы подсчитали смету расходов, вы можете представить ее своей управленческой команде, чтобы получить одобрение проекта. Вы можете представить столько деталей о процессе оценки, сколько считаете нужным. Если проект предназначен для клиента компании, вы можете представить смету заинтересованным сторонам проекта.
Методы расчета стоимости проекта
Существует множество методов расчета стоимости проекта. Наряду с этими подходами вы можете использовать программное обеспечение для управления проектами, чтобы определить свои команды, задачи и цели и облегчить процесс оценки стоимости проекта. Ниже приведены описания некоторых распространенных методов оценки расходов по проекту:
Аналогичная оценка
Аналоговая оценка — это использование показателей стоимости предыдущих проектов или частей проекта для определения оценки стоимости сопоставимых проектов. Аналоговая оценка часто использует исторические данные для расчета ожидаемых ресурсов для текущего проекта. Вы можете вносить коррективы в исторические данные в зависимости от масштаба, масштаба или сложности проекта. Эти данные могут поступать из одного и того же бизнеса, если он часто выполняет похожие проекты. Вы можете скорректировать оценку с учетом инфляции, количества необходимых ресурсов и сложности проекта.
Восходящая оценка
Восходящая или аналитическая оценка рассчитывает стоимость каждой задачи, а затем складывает эти данные вместе, чтобы определить общую оценку стоимости проекта. Восходящая оценка является универсальным процессом и может быть наиболее точным методом оценки, если доступен полный набор задач для всего проекта. Если проект слишком большой или сложный, восходящая оценка может занять много времени.
Оценка параметров
Оценка параметров вычисляет время, затраченное на каждую задачу. Затем вы можете умножить количество часов на стоимость труда, которая обычно представляет собой общую почасовую оплату работника. Это позволяет вам назначать цифру затрат для каждой задачи и добавлять их, чтобы получить предполагаемую общую стоимость проекта. Оценка параметров обычно лучше всего работает для проектов, в которых установлено время выполнения задач. Хотя эти подходы могут показаться похожими, оценка параметров фокусируется на времени выполнения отдельных задач проекта, а оценка «снизу вверх» концентрируется на конкретной стоимости задач.
Трехточечная оценка
Трехточечная оценка определяет оптимистичные, пессимистичные и наиболее вероятные оценки стоимости проекта. Оптимистичная оценка — это расходы по проекту при условии отсутствия непредвиденных расходов. Пессимистическая оценка противоположна, где вы можете предположить стоимость несовершенного проекта. Наиболее вероятная оценка – это стоимость проекта, которая наиболее реалистична. После расчета этих затрат вы можете ввести их в формулу, чтобы найти общую оценку стоимости проекта. Наиболее распространенной формулой является среднее значение трех оценок, где оценка стоимости проекта равна оптимистичной, пессимистичной и наиболее вероятной оценке, сложенной вместе и разделенной на три.
Часто задаваемые вопросы об оценке стоимости проекта
Ниже приведены некоторые часто задаваемые вопросы об оценке стоимости проекта:
Каковы проблемы оценки стоимости?
Поскольку оценка стоимости — это всего лишь прогноз расходов по проекту, при попытке ее расчета остается некоторая неопределенность. Эта неопределенность возникает из-за того, что стоимость проекта не является полной, пока вы не закончите его и не сможете рассчитать деньги, потраченные на ресурсы. Может быть сложно рассчитать смету расходов для уникального или обширного проекта, так как конкретные расходы могут быть более сложными для точного определения. Вы можете избежать некоторых из этих проблем, работая со своей командой и используя правильный подход при оценке стоимости проекта.
Что такое хорошая смета проекта?
Существует несколько критериев, по которым можно судить о выгодности оценки стоимости проекта, в том числе:
Точность. Оценка стоимости проекта полезна, если она точна. Вы можете добиться точности, выбрав наиболее подходящий метод оценки, пересматривая оценки по всему проекту и планируя непредвиденные расходы в своей оценке.
Достоверность: Вы часто основываете оценку стоимости проекта на фактах или опыте. Вы можете повысить достоверность своей оценки, используя экспертную оценку и исторические данные при расчете расходов.
Документация: важно зафиксировать предположения в оценке. Документация может предотвратить недопонимание и помочь другим понять обоснованность оценки.
Проверка: Вы можете проверить правильность математических операций, используемых для расчета сметы проекта. Вы можете полагаться на сметную документацию для проверки этих расчетов.
Идентификация рисков: Вы можете идентифицировать и планировать риски в оценках стоимости проекта. Руководство часто переоценивает эти риски, чтобы гарантировать, что в бюджете достаточно денег для их компенсации.