Как выделить текст в Excel за 4 шага

17 марта 2022 г.

Работа с электронными таблицами и сложными документами требует использования многих инструментов и функций Excel. Изучение того, как работать с меню и функциями в Excel, может повысить вашу способность создавать качественные отчеты и работать эффективно. В этой статье мы обсудим использование инструмента выделения в Excel и предложим пошаговые инструкции для двух разных методов выделения.

Зачем выделять текст в Excel?

Вот несколько причин для выделения текста в Excel:

• Повышение удобочитаемости: выделение фрагмента текста или данных на листе Excel может облегчить чтение. Электронные таблицы могут содержать большие объемы информации и мешать сосредоточиться, но выделение наиболее важных областей может создать визуальную иерархию и улучшить читабельность.

• Организация данных в группы: использование нескольких цветов и создание системы цветового кодирования позволяет использовать функцию выделения для организации данных в группы. Например, в бюджетном отчете можно использовать разные цвета, чтобы различать расходы, сбережения, доходы и убытки.

• Подчеркните важную информацию: если вы отправляете отчет заинтересованному лицу или соавтору, вы можете использовать функцию выделения, чтобы выделить информацию, которая наиболее соответствует их потребностям. Это позволяет им понять и легко определить те части отчета, которые непосредственно относятся к их деятельности.

• Создайте визуально привлекательный отчет: наличие цветов и выделенных разделов делает документ легким для чтения, но также делает его визуально привлекательным. Представление отчета с четким дизайном, структурой и стилем удерживает зрителей и показывает, что при создании документа было приложено много усилий.

Как выделить текст в Excel

Выполните следующие действия, чтобы выделить текст в Excel:

1. Выберите текст

Чтобы выделить текст в документе Excel, сначала найдите ячейку, содержащую текст. Дважды щелкните ячейку, чтобы курсор появился в ячейке. Затем вы можете выбрать текст, щелкнув и перетащив курсор на нужный текст.

2. Откройте меню выделения

После того, как вы выбрали текст, над курсором появится небольшое меню шрифтов. Найдите это меню и настройку «Цвет шрифта». Рядом со значком цвета шрифта находится маленькая стрелка. Щелкните маленькую стрелку, чтобы открыть меню выделения и просмотреть параметры.

3. Выберите цвет выделения

Когда вы выбираете стрелку и входите в меню выделения, в раскрывающемся меню появляется цветовая палитра. Наведите курсор на цвета, чтобы просмотреть их в тексте. Когда вы найдете цвет, который хотите применить, щелкните цветное поле, чтобы выделить текст выбранным цветом.

4. Снимите выделение с текста и ячейки

Как только вы выделите весь текст или ячейки, щелкните в любом другом месте листа. Щелчок вне ячейки отменяет ее выбор и возвращает вас к просмотру домашней страницы листа.

Выделение текста на основе условий в Excel

Вот шаги, чтобы установить и выделить текст, который соответствует условиям в Excel:

1. Найдите вкладку «Главная» и выберите «Стили».

На верхней панели инструментов на странице Excel есть вкладка «Главная». Когда ваш экран находится на вкладке «Главная», есть раздел с надписью «Стили». Выберите вкладку «Стили», чтобы открыть раскрывающееся меню и просмотреть инструменты форматирования.

2. Откройте вкладку «условное форматирование»

Под кнопкой «Стили» найдите вкладку «Условное форматирование». Выберите эту вкладку с помощью курсора. Меню расширяется, чтобы показать другие параметры и инструменты для форматирования или ввода условий.

3. Нажмите «Выделить правила ячеек».

В этом раскрывающемся меню прокрутите и найдите «Правила выделения ячеек» и нажмите на него. Появится всплывающее окно с подсказками для ввода правил и символов. Отсюда вы можете получить доступ к раскрывающемуся меню различных форматов критериев и параметров выделения.

4. Введите критерии

Во всплывающем окне для правил ячеек вы можете ввести критерии для текста, который вы выделяете. Этими критериями могут быть сравнение данных, сравнение разных ячеек или текстовое значение. Например, вы можете установить критерии для выделения всех ячеек или текста, содержащего слово «сумма», выбрав условие «текст, содержащий» и введя слово «сумма» в текстовое поле и нажав «ОК».

Другие инструменты выделения Excel и их использование

Вот несколько других способов использования инструмента выделения Excel:

• Выделение ячеек. Помимо выделения определенных фрагментов текста, инструменты Excel могут изменять цвет фона всей ячейки. Это заполняет всю ячейку выбранным вами цветом, чтобы сделать ячейку легко различимой или показать, что содержимое этой ячейки соответствует определенной категории.

• Настройте цвета выделения**:** Когда откроется меню цветовой палитры, в нижней части появится параметр с надписью «Пользовательский цвет», в котором можно ввести значения цвета или выбрать их из цветового круга. Пользовательский цвет может быть полезен при создании визуально привлекательных отчетов или документов, соответствующих логотипу или дизайну компании.

• Сочетание клавиш: Вы можете выделить текст, который хотите выделить, с помощью сочетания клавиш. Перейдите к началу нужного текста с помощью клавиш со стрелками, затем, удерживая клавишу Shift, используйте стрелки для навигации и выбора текста, который вы хотите выделить. Вы также можете использовать ярлык, нажав клавишу Alt и дважды щелкнув клавишу «h», чтобы открыть меню выделения.

• Расширенные функции выделения. Те, кто лучше знаком с Excel и созданием условных функций, могут создавать критерии выделения, использующие логические операторы или операторы IF для поиска и выделения фрагментов информации. В меню «Условное форматирование» пользователи могут выбрать «Новое правило» и реализовать функцию, которая сравнивает и выделяет данные в соответствии с критериями.

Обратите внимание, что ни одна из компаний, упомянутых в этой статье, не связана с компанией Indeed.