Как вставлять объекты в Excel (с советами)
17 марта 2022 г.
Microsoft Excel — это инструмент, который многие бизнес-профессионалы используют для сортировки, расчета и анализа данных о клиентах. Некоторые рабочие книги Excel содержат обширные таблицы данных, которые требуют длинных объяснений относительно того, как человек отформатировал таблицы. В таких случаях удобно знать, как вставить объект или файл в Excel, чтобы предоставить дополнительную информацию получателям. В этой статье мы обсудим, почему люди вставляют объекты в Excel, как это сделать, а также советы, которые вы можете использовать при встраивании объектов в книгу.
Почему люди вставляют объекты в Excel?
Есть несколько причин, по которым люди вставляют объекты в Excel, в том числе:
Добавление длинных комментариев. Если вы хотите оставить себе или коллеге длинный комментарий, может быть полезно включить новый объект в виде документа Word или текстового файла.
Объяснение таблиц данных. Вставка текстового файла позволяет оставить подробное объяснение того, как вы рассчитали таблицы данных в рабочей книге, не выходя из файла Excel.
Убедитесь, что рабочая книга включает только данные: может быть полезно встроить в файл только ссылку или значок. Это позволяет пользователям сосредоточиться только на данных, предоставляя дополнительную информацию, на которую они могут нажать, когда это необходимо.
Как вставить объект в Excel
Параметр «Вставка объекта» предоставляет пользователям возможность вставлять внутренние объекты и файлы в книгу. Это также позволяет им создавать новые файлы, которые они также могут встраивать в него. Использование этой функции может быть полезно, если вы хотите, чтобы получатели имели доступ к файлам, связанным с данными в вашей книге, не выходя из текущего файла. Ниже приведены способы встраивания существующего объекта или файла и способы встраивания нового объекта:
Как вставить существующий объект или файл
Ниже приведен список шагов, которые вы можете использовать, если хотите вставить объект, который уже сохранен на вашем компьютере, в книгу Excel:
Начните с щелчка по ячейке, для которой вы хотите включить объект. Это будет ячейка, которую пользователи могут щелкнуть, чтобы просмотреть встроенный файл.
Щелкните вкладку «Вставка», расположенную на ленте меню.
Оттуда выберите поле «Текст», расположенное в верхней правой части ленты меню. Затем нажмите «Объект».
Появится всплывающее окно с вопросом, хотите ли вы «Создать новый» или «Создать из файла». Выберите «Создать из файла», потому что вы выбираете файл, который уже сохранен на вашем компьютере.
Нажмите «Обзор» и введите имя сохраненного документа в поле «Поиск документов». После ввода имени щелкните стрелку рядом с полем поиска, чтобы отобразить результаты.
Найдите свой файл и дважды щелкните по нему, чтобы выбрать его. Совместимы только определенные типы файлов, такие как PowerPoint, документы Word и PDF-файлы.
Затем выберите, хотите ли вы видеть первую полную страницу вашего документа в ячейке или предпочитаете, чтобы значок представлял файл. Если вы хотите, чтобы он отображался только в виде значка, нажмите «Отобразить как значок».
После того, как вы определились, нажмите «ОК» внизу всплывающего окна. Затем объект или файл появляется в том виде, в котором вы его запросили, либо в виде значка, либо в виде полной первой страницы.
Как вставить новый объект
Если вы хотите добавить новый объект или файл, например документ PowerPoint или Word, вы можете создать новый объект, не выходя из Excel. Например, вы можете добавить подробное объяснение или включить слайд PowerPoint с диаграммой. Когда вы вставляете новый объект, у вас также есть возможность включить его полностью в книгу или в виде значка, на который пользователи могут щелкнуть, чтобы увидеть объект полностью. Ниже приведены шаги, которые вы можете выполнить, если хотите добавить новый объект в свою книгу Excel:
Щелкните внутри ячейки, куда вы хотите добавить объект. После того, как вы внедрили объект, вы можете просмотреть его из этой ячейки.
Найдите и щелкните вкладку «Вставка» на ленте меню.
Нажмите «Текст» в правом верхнем углу ленты меню, а затем нажмите «Объект».
Когда появится всплывающее окно, щелкните вкладку «Создать новый» и найдите параметры, чтобы определить тип объекта, который вы хотите вставить.
После того, как вы щелкнули нужный тип файла, определите, хотите ли вы, чтобы объект отображался в виде маленького значка в ячейке или в виде всего документа. После того, как вы выбрали, нажмите «ОК».
В зависимости от типа файла, который вы создаете и встраиваете, может открыться новое окно программы. Например, если вы вставите слайд PowerPoint, в выбранной вами ячейке появится пустой слайд, и вы сможете редактировать слайд непосредственно из Excel, а не переключаться в PowerPoint.
Когда вы закончите добавление к объекту, Excel не потребует от вас сохранения изменений, внесенных в объект. При полном выходе из программы проделанная работа сохраняется автоматически.
Советы по вставке объектов в Excel
Вот несколько советов, которые вы можете использовать при внедрении объектов в книгу Excel:
Знайте, какие файлы вы можете вставлять: поскольку вы можете вставлять только определенные типы файлов, вы можете узнать, какой файл Excel принимает, выбрав «Вставить», затем «Текст», затем «Объект» и, наконец, «Создать новый». Оттуда есть раскрывающееся меню в разделе «Тип объекта», в котором показаны различные типы файлов, которые Excel может включать в книгу.
Убедитесь, что у получателя установлено необходимое программное обеспечение. Когда вы встраиваете файл в файл Excel, важно, чтобы у получателя файла было установлено правильное программное обеспечение, чтобы он мог его просмотреть.
Учитывайте общий размер файла: включение файла в книгу Excel увеличивает размер файла. Если вы хотите уменьшить размер, рассмотрите возможность использования опции «Ссылка на файл».
Обратите внимание, что ни один из продуктов, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.