Как вежливо сказать начальнику, что вы не можете работать в смену

18 августа 2021 г.

Иногда вы не можете работать в запланированную рабочую смену. Умение тактично сказать своему начальнику, что вы не можете работать в одну смену, улучшит ваши отношения на рабочем месте и ваше собственное управление временем. В этой статье мы объясняем, как запросить отгул в различных обстоятельствах, и приводим примеры того, как это сделать.

Почему так важно открытое общение с вашим руководителем?

Вот несколько важных причин для открытого общения со своим руководителем по поводу отгулов:

• Это ограничивает эмоциональное выгорание: если вы берете отпуск, когда вам нужно справиться с семейными проблемами или личными обязанностями, вы можете ограничить эмоциональное выгорание в будущем, что позволит вам получать больше удовольствия от своей работы и быть более продуктивным.

• Это создает хороший прецедент: будучи честным и сообщая своему менеджеру о том, как часто вы можете работать, вы устанавливаете реалистичные ожидания относительно будущего графика. Например, постоянно соглашаясь подменять коллег в свой выходной день, вы можете создать ожидание, что вы всегда будете работать в свободное время.

• Это поможет вам спланировать свой график: заблаговременное согласование рабочего графика с вашим руководителем может упростить составление личных планов и координацию вашей рабочей нагрузки.

Как сказать начальнику, что вы не можете работать в смену

Если у вас есть смена в вашем графике, когда вы не можете работать, поговорите со своим начальником о проблеме, выполнив следующие действия:

1. Подтвердите свое расписание

Во-первых, убедитесь, что у вас есть верная информация о вашем рабочем графике и личных обязательствах. Если вы можете скорректировать свой личный распорядок дня и выполнить свои обязанности на рабочем месте, всегда полезно выполнять свои первоначальные обязательства по графику работы. Предварительная проверка предотвращает любые недопонимания. Просмотрите свое расписание и подтвердите даты и время вашей смены, чтобы проверить свою доступность.

2. Попросите поговорить

Попросите о встрече с вашим руководителем и обсудите свое расписание. Разговор позволяет вам подтвердить, что ваш менеджер получил ваше сообщение, утвердил ваш отпуск и нашел способ перераспределить ваши обязанности или заменить вашу смену.

3. Уведомляйте как можно больше

Как только вы узнаете, что не сможете работать в запланированную смену, сообщите об этом своему руководителю. Предоставление достаточного уведомления является вежливым и профессиональным, потому что это позволяет вашему руководителю и коллегам изменить свои смены или обязанности, чтобы облегчить их рабочий процесс в течение дня. Несмотря на то, что чрезвычайные ситуации в последнюю минуту случаются, важно заранее уведомить о них как можно раньше.

4. Признайте свои обязательства

Когда вы начнете разговор, начните с понимания своих обязанностей и своих предыдущих обязательств. Если вы будете осознавать и нести ответственность за то, что одна из ваших запланированных смен станет выходным, это покажет вашему руководителю, что вы признаете свою долгосрочную роль. Вот несколько способов начать разговор:

• «Я знаю, что обычно работаю по пятницам, но не могу работать по шестым».

• «Я понимаю, что мой стандартный график работает с часу до девяти, но у меня возникла чрезвычайная ситуация».

• «Я понимаю, что я в расписании этим воскресным утром, однако я больше не доступен».

5. Укажите причину

Объясните, почему вам нужно взять отпуск в профессиональном плане. Объяснение причины может сделать вашего менеджера более чутким к вашей ситуации и более склонным работать в соответствии с вашим графиком. Если вам нужно взять отпуск по личным причинам, таким как проблемы со здоровьем или личные семейные проблемы, вы можете обсудить это в общих чертах. Будьте честны, и если вы больны, приготовьте справку от врача. Вот несколько примеров профессиональных объяснений, позволяющих отпроситься с работы в последнюю минуту:

• «Я болен ангиной и все еще заразен, поэтому я не смогу прийти в офис».

• «У меня были чрезвычайные обстоятельства в семье, и меня не будет в городе в течение следующих трех дней».

6. Планируйте свою рабочую нагрузку заранее

Если возможно, попросите коллегу взять на себя вашу смену или обменяйтесь с вами сменами, ожидая одобрения вашего руководителя. Вы также можете составить план завершения работы заранее или завершения проектов в другой день. Поговорите со своим менеджером об этих планах, чтобы убедить его, что вы можете достичь своих целей, взяв незапланированный выходной. Некоторые способы договориться об этом включают в себя:

• «Хотя я не смогу прийти завтра, я поговорил с Сарой, и она готова взять мою смену, если вы одобрите».

• «Я с удовольствием задержусь во вторник, чтобы закончить звонки клиентов, или приду в субботу, чтобы компенсировать любую другую работу».

7. Предложите наверстать время

После объяснения своей новой доступности предложите наверстать упущенное, например, работать допоздна в другие дни или взять дополнительную смену в другой день, чтобы приспособиться к неудобствам. Это показывает, что вы действительно берете выходной из-за неизбежных обстоятельств и что вы заботитесь об интересах команды. Сделайте разумное предложение, которое, как вы уверены, вы сможете поддержать.

8. Осознайте последствия

Если вы абсолютно не в состоянии работать в запланированную смену, будьте готовы к любым возможным последствиям. Поймите, что ваш руководитель может не принять вашу просьбу об отгуле, поэтому неявка на работу может повлечь за собой дисциплинарное взыскание.

Оцените свои приоритеты и поймите результаты пропуска смены по сравнению с пропуском личных обязанностей. Сообщите своему руководителю о своем окончательном выборе и уважайте его решение.

9. Будьте тверды в отношении дополнительных смен

Когда начальник просит вас выйти на смену в выходной день или просит заменить смену коллеги, а вы недоступны, будьте добры, но тверды. Помните, что вы не несете ответственности за работу вне установленного графика.

Приятно помогать своим коллегам по смене, когда это возможно, но убедитесь, что у вас есть свободное время, чтобы перезарядиться и выполнить свои личные обязательства, прежде чем согласиться. Вот несколько способов сообщить своему руководителю, что вы не можете взять дополнительную смену:

• «К сожалению, у меня уже есть планы на это время. Надеюсь, ты найдешь кого-нибудь!»

• «Извините, я собираюсь уехать из города со своей семьей. Увидимся на моей следующей запланированной смене в понедельник».

• «В это время я недоступен, но если вам понадобится помощь в субботу, не стесняйтесь, дайте мне знать».