Как вести учет для стартапа (с полезными советами)

15 апреля 2021 г.

Когда вы начинаете новый бизнес, людям может быть важно понимать различные отделы, которые помогают ему работать, особенно бухгалтерский учет. Бухгалтерия компании помогает вести бюджет, платить сотрудникам и создавать важные финансовые документы для инвесторов и заинтересованных сторон. Если вы создаете стартап, может быть полезно понять основные обязанности бухгалтерии и то, как вы можете ее создать. В этой статье мы обсудим, что такое бухгалтерский учет, чем он отличается для некоторых компаний, и дадим вам список шагов, которые вы можете использовать, чтобы настроить бухгалтерский учет для вашей начинающей компании.

Что такое бухгалтерский учет?

Бухгалтерский учет — это процесс, используемый предприятиями и организациями для записи, хранения и передачи важной финансовой информации. Чаще всего бухгалтерский учет ведется бухгалтерами и другими специалистами, обеспечивающими сбалансированность бюджета компании, отслеживание расходов и разработку основных финансовых стратегий. Это может помочь компаниям понять, как они работают в финансовом отношении и нужно ли им внести коррективы или изменения для увеличения доходов. Бухгалтерский учет также может помочь компаниям анализировать конкурентов, находить инвестиционные возможности и сообщать о своих финансах заинтересованным сторонам и инвесторам.

Чем бухгалтерия стартапа отличается от устоявшегося бизнеса?

Хотя бухгалтерия начинающей компании, по сравнению с устоявшимся бизнесом, имеет много схожих обязанностей, они все же имеют некоторые отличия. У авторитетных предприятий часто есть отдел для своих бухгалтерских нужд с широким кругом сотрудников, занимающихся определенными ролями, такими как налоги, финансовая отчетность, расчет заработной платы и многое другое. Однако у стартапов может быть только один или два человека, которые выполняют каждую бухгалтерскую задачу из-за меньшего бюджета компании. Иногда, если у начинающей компании нет денег, чтобы нанять много сотрудников, владелец бизнеса может сам выполнять многие обязанности по бухгалтерскому учету.

Как вести бухгалтерию для стартапа

Вот список шагов, которым вы можете следовать, чтобы настроить бухгалтерию вашего стартапа:

1. Найдите подходящее программное обеспечение

Поиск подходящего программного обеспечения для бухгалтерского учета может быть важен для начинающих компаний, поскольку оно может помочь им разработать впечатляющую систему бухгалтерского учета, которая может включать обработку транзакций компании и сверку банковских выписок. Бухгалтерский учет важен, потому что он может помочь компаниям отслеживать важные варианты бухгалтерского учета и помогать составлять свои финансовые отчеты.

Если вы надеетесь использовать программное обеспечение для развития своего стартапа, подумайте о том, чтобы изучить различные доступные вам варианты и цены, чтобы определить, какая программа будет наиболее полезной для вашего бизнеса. Если вы не уверены, позволяет ли ваш бюджет приобрести программное обеспечение, использование электронных таблиц может стать простой и недорогой альтернативой.

2. Понимать финансовую отчетность

При развитии вашего бухгалтерского отдела может быть полезно понять различные типы финансовых отчетов, для чего они используются и как часто вы должны их создавать. К трем основным типам финансовой отчетности относятся:

• Балансовый отчет: в балансовых отчетах перечислены все активы, обязательства и собственный капитал компании.

• Отчет о прибылях и убытках: отчеты о прибылях и убытках описывают показатели выручки, расходов и доходов за установленный период времени.

• Отчет о движении денежных средств: отчет о движении денежных средств информирует физических лиц о способности компании оплачивать свои счета и долги.

Это может позволить вам постоянно понимать финансовое состояние вашей компании и определять, какой финансовый отчет лучше всего подходит для ситуации. Например, если вы надеетесь выяснить, насколько хорошо бизнес работал за последний год, отчет о прибылях и убытках может быть лучшим выбором. Однако, если вы надеетесь показать инвесторам устойчивость финансов компании, лучшим вариантом может быть отчет о балансе или отчет о движении денежных средств.

3. Создайте свой план счетов

Ваш план счетов (COA), также известный как главная книга, является важным документом, в котором перечислены основные финансовые счета вашей компании. Это может включать активы, такие как ваши деньги, мебель и транспортные средства, а также обязательства, такие как счета, которые вы должны, и платежи по кредиту.

Организация этих элементов в легко читаемом формате может позволить компаниям продемонстрировать инвесторам свое финансовое положение и позволить им создавать важные финансовые документы, такие как баланс. Для стартапов это может быть полезным инструментом для владельцев бизнеса, чтобы понять свои основные активы и отслеживать свою деловую активность и развитие компании.

4. Отслеживайте финансовые документы

Для начинающих компаний может быть важно отслеживать свои транзакции и финансовую деятельность, собирая и подавая определенную документацию, такую ​​как квитанции, счета-фактуры, счета и многое другое. Эти документы могут помочь компаниям заполнить важную налоговую информацию, подать необходимые страховые претензии и предоставить доказательства любых потенциальных юридических споров. При отслеживании финансовых документов может быть полезно создать впечатляющую систему регистрации и организации, а также хранить записи не менее трех лет, прежде чем удалять их.

Еще одним важным документом, сбор которого может оказаться полезным, являются платежные выписки. Эти документы или уведомления предоставляют предприятиям доказательства того, что их платежи поставщикам или другим предприятиям были успешными. Чаще всего такие уведомления рассылаются компаниям до того, как деньги официально перешли из рук в руки. Сохранение этих документов может помочь вам доказать компаниям, что вы заплатили, особенно если деньги не поступят на их счет. Это может помочь им понять, что задержка, возможно, связана с другим источником, например, банком, поэтому вам не нужно снова производить платеж.

5. Разработайте платежную ведомость

Если в вашей компании есть хотя бы один сотрудник, кроме вас самих, важно разработать систему расчета заработной платы. Система начисления заработной платы часто включает в себя ведение личных дел сотрудников и управление заполнением и использованием определенных налоговых документов, таких как форма W-2. Эти документы помогут вам удержать нужную сумму денег из зарплаты для целей налогообложения и убедиться, что сотрудники получают правильную сумму. Если вы не знаете, как запустить систему расчета заработной платы, может быть полезно изучить различное программное обеспечение, которое может помочь, или рассмотреть возможность использования службы расчета заработной платы, которая выполняет большую часть работы за вас.

6. Научитесь создавать счета

Счета-фактуры — это важные документы, которые предприятия и организации отправляют покупателям и клиентам, информируя их о том, сколько они должны за различные товары и услуги. При создании стартапа может быть важно понять, как создавать профессиональные счета, включающие всю необходимую информацию для потребителей. Хотя некоторые бухгалтерские программы и программы могут создавать счета автоматически, вы все равно можете создавать их вручную и сохранять базовый шаблон для повторного использования. Как только вы поймете, как создавать счета, может быть полезно разработать систему, которая отслеживает платежи по счетам, чтобы ваша компания могла составлять точные финансовые отчеты.

Советы по бухгалтерскому учету для стартапа

Вот несколько дополнительных советов, которые помогут вам разработать систему учета:

Ищите бухгалтерского партнера

Поиск партнера или сотрудника по бухгалтерскому учету может быть очень полезным для многих владельцев стартапов, поскольку это может помочь им отказаться от бухгалтерских обязанностей и сосредоточиться на других вопросах бизнеса, таких как маркетинг, продажи и долгосрочные цели компании. При поиске партнера по бухгалтерскому учету может быть полезно найти кого-то с сильными навыками и опытом, чтобы помочь поддерживать финансы бизнеса, а также предлагать советы и поддержку, чтобы помочь бизнесу продолжать расти и развиваться.

Рассмотрим аутсорсинг

Если у компании недостаточно времени или ресурсов для самостоятельного ведения бухгалтерского отдела, они могут рассмотреть возможность найма отдельной компании для ведения своих финансов за них. Чаще всего эти отдельные компании могут предоставлять множество услуг, таких как ведение бухгалтерского учета, начисление заработной платы, формирование финансовой отчетности и многое другое. Хотя стоимость аутсорсинга может варьироваться в зависимости от типа компании и услуг, которые они предлагают, иногда это может сэкономить время владельцев бизнеса, позволяя им сосредоточить свое внимание на более важных задачах и поручениях.

Понимать разные роли

Прежде чем разрабатывать бухгалтерский отдел для вашего стартапа, может быть важно понять основные должности в отделе и их основные роли. Это может помочь вам определить основные обязанности, которые выполняет отдел, и если вам нужно нанять дополнительных сотрудников. Эти роли могут включать:

• Бухгалтер: Бухгалтер часто выполняет повседневные обязанности, такие как забота о дебиторской задолженности и сверка банковских выписок. Они также ведут и систематизируют важные финансовые документы, такие как квитанции, счета и подтверждения платежей.

• Бухгалтер: Бухгалтеры часто играют более важную роль в бухгалтерском отделе компании, сосредотачиваясь на долгосрочных целях, таких как структура бизнеса, разработка бизнес-плана и создание финансовой отчетности. Они также могут помочь получить необходимые лицензии и разрешения для компании.

• Сертифицированный бухгалтер (CPA): CPA — единственное лицо, которому по закону разрешено готовить проверенные финансовые отчеты.

• Специалисты по налоговому планированию: специалисты по налоговому планированию часто работают с владельцами бизнеса, чтобы помочь определить лучший способ подготовить ваши налоги до их подачи, что, возможно, уменьшит их бремя и сумму задолженности.

• Специалист по подготовке налоговых деклараций: Специалисты по подготовке налоговых деклараций заполняют важные налоговые формы и подают их от имени компании. Иногда они также могут помочь компании спрогнозировать налоговые платежи до подачи заявления.

4. Постоянно пересматривайте отдел

По мере того, как ваш бизнес продолжает расти, может быть полезно пересмотреть свой бухгалтерский отдел и его основные системы. Это может помочь вам быть в курсе новейших методов бухгалтерского учета и позволить вашей компании постоянно развиваться. Например, если вы решили использовать электронную таблицу для своей бухгалтерской системы, когда вы только начинали, после первого или двух лет может быть полезно изучить новое программное обеспечение или, возможно, бухгалтера. Это может помочь вам повысить эффективность бухгалтерского учета и сосредоточиться на различных областях вашего бизнеса.